Zak: Broom Paper, Nota de Crédito y algo más

Hola a todos.

Después de tanto tiempo sin decir nada estoy muy contento de publicar un artículo sobre Zak, nuestro querido PMS. Es verdad que hemos tardado un poco más de la cuenta pero hemos podido analizar con calma todos los aspectos relevantes tanto desde un punto de vista de gestión de un alojamiento como desde un punto de vista técnico. Hemos hecho reuniones aquí, en Barcelona, entre técnicos, account manager y comerciales. Hemos dicutido bastante, nos hemos cabreado, nos hemos reído y nos hemos abrazado. Parecíamos unos locos (y en parte lo somos) pero estoy convencido que podemos todavía hacer mucho y mejorar un montón.

En este artículo quiero describir los primeros dos cambios/actualizaciones que hemos publicado y, al final, pondré una idea general de lo que os podéis esperar para el futuro. Solo un mapa genérico de “buenas intenciones” para cumplir con las muchas peticiones interesantes que han salido del foro y de todas las veces que hemos hablado al teléfono en estos meses.

Sabemos claramente que todavía tenemos muchas cosa que no hacemos, o peor, que hacemos mal. Vamos a corregirlo todo… 😛

Por empezar entonces, las primeras correcciones/novedades tiene que ver con el Broom Paper (o Plugin de limpieza). Muchos de vosotros usáis este plugin pero no para todos se puede usar al 100% de sus potencial. Sabemos que no es fácil dar una herramienta tan flexible que haga que todos estén contentos, pero creo que estas primeras modificaciones (llegaremos más adelante con otras) podrán ayudaros a usarlo con más funcionalidades. De hecho, la idea de este plugin es poder imprimir una hoja y darla a la gobernanta que se encarga de la limpieza y disposición de las camas en las habitaciones.

Nos os esperéis una revolución (tenemos pensado añadir informaciones en la DashBoard) sino de momento solo una mejora gráfica:

BroomPaper1

 

Hasta la fecha de hoy no era posible personalizar los iconos y los colores que le dan significado a las acciones que hacer (tipos de limpieza/disposición) y con esta actualización se puede personalizar tanto iconos como colores. Así, en el momento de imprimir la hoja de limpieza (o parte de limpieza) no se pierde claridad en la información.

BroomPaper2

 

Por último, si algunos de estos servicios no son ofrecidos (no todos usan la misma frecuencia de limpieza o ciertas secciones del plugin) es posible reducir los campos a configurar, personalizando de manera definitiva la hoja a imprimir.

Pronto, muchas de las informaciones que vosotros habéis pedido serán publicadas pero no tanto en esta sección, que repito, solo sirve para poder imprimir una hoja para entregar a la gobernanta del hotel. Las informaciones diarias que queremos publicar en la sección DashBoard son muy muy simples y al mismo tiempo útil. Pensamos que podrían ser estas:

  • Check-in (habitación y cliente)
  • Check-out (habitación y cliente)
  • Alojados (habitación y cliente)
  • Desayunos (habitación y cliente)
  • Comidas (habitación y cliente)
  • % ocupación (calculado en habitaciones)
  • % ocupación (calculado en clientes)

Ya podéis encontrar algunos de estos datos en la sección “Daily Section” del Broom paper, pero pensamos que no se deberían de ofrecer allí, sino en la DashBoard, que es donde se debería de tener bajo control la tendencia del negocio.

La segunda novedad (bastante requerida y al mismo tiempo importante) es la introducción de la Nota de Crédito. Este documento es muy útil si pensamos que muchos de vosotros usáis las tarifas No Reembolsable o soléis cobrar un deposito para garantizar la reserva antes de la fecha de check-in.

De hecho, cada vez que autorizamos y realizamos un cobro deberíamos de emitir un documento fiscal, pero, ¿qué pasa si luego tenemos que devolver ese importe y anular ese pago? ¿Qué pasa si hemos ya presentado declaración trimestral a Hacienda?

La respuesta es la Nota de Crédito, que sirve para incrementar o decrementar legalmente el importe de facturas ya fiscalmente cerradas. De hecho, al emitir una Nota de Crédito, debe hacerse siempre una referencia a la factura emitida (su numeración) y al campo (o concepto) a devolver. Desde hoy se puede emitir la nota de crédito desde dentro de los detalles de la reserva:

Nota_de_Credito

O bien se puede emitir desde la sección “Archivo/Facturas” entrando como Administrador de la cuenta.

El resultado será del todo igual al de una factura clásica (como de reglamento).

Nota_de_Credito_2

Para resumir entonces, os recuerdo que estamos trabajando a un nuevo sistema de facturación y pago, para poder insertar aquellas funcionalidades que todavía no tenemos (sobretodo la posibilidad de facturas acumulativas). He visto el trabajo hecho hasta ahora y me parece muy interesante aunque falta tiempo para hacer tests.

Ah, casi me olvido. Con esta publicación hemos añadido también 2 funcionalidades importantes:

  • posibilidad de emitir documentos a importe 0.0€ (útil cuando emitimos el 100% a una agencia offline y queremos de todas formas emitir un resguardo fiscal a cero a nombre del cliente)
  • la posibilidad (siempre y solo como admin) de cambiar el numero de las facturas emitidas desde Archivo/facturas

Esto es lo que hemos publicado ahora.

De cara al futuro, os anticipo una parte de lo que os podéis esperar. Por lo menos la idea general de lo que queremos hacer en Zak. ya veréis que hay muchas cosas..

Queremos trabajar en paralelo en:

  • corregir algunos errores del sistema actual (sección pending, facturación y pagos, gestión Extras y proveedores, control de los precios de WuBook, etc.)
  • desarrollar nuevas funcionalidades (webcheck-in, marketing y messaging para poder comunicar con los clientes, creación de Zym, integración con CRM externos, etc.)

En la primera fase estas dos vías paralelas tendrán el mismo valor para nosotros, pero una vez resueltos los problemas más importantes, podremos volver a privilegiar el desarrollo de las novedades. Algo que nosotros siempre hemos querido hacer y siempre ha tenido prioridad en nuestra estructura y manera de trabajar.

Históricamente ha sido nuestro caballo de batalla y os podéis esperar de Zak muchas cosas bonitas e interesantes que esperamos puedan dejaros la libertad de dedicaros a vuestro negocio. Somos conscientes que necesitamos implementar una sección de estadística e informes más útil y más orientada a business intelligence. Pero por otra parte, antes tenemos que calcular algunas cosas. Sin estos pasos intermedios (que no son visuales sino solo computacionales e internos) no podremos avanzar. No os pedimos paciencia, sino sólo os pedimos confianza en nuestro trabajo!  🙂

Hasta pronto. Como siempre estaremos atento a vuestro comentarios.

Un saludo

 

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