La importancia del PMS en la estrategia de marketing de un alojamiento

Los sistemas de gestión hotelera (PMS del inglés Property Managemet System) tradicionalmente estuvieron enfocados a agilizar la labor de check in, check out o la facturación en la recepción de los hoteles. Sin embargo, esta tecnología ha evolucionado mucho. Ha pasado de contar con funcionalidades de gestión interna a integrar herramientas que facilitan aspectos cómo la distribución, la atención al cliente o el Revenue Management.

En los últimos años, la evolución de los PMS ha sido enorme, especialmente con la irrupción del big data en los alojamientos turísticos y la capacidad de recepción de datos que tiene este software de gestión. Viviendo en la era de la información, donde todos los datos están relacionados y disponibles para los consumidores, las decisiones estratégicas dentro de cualquier modelo de alojamiento, deben de estar fundamentadas en datos. La automatización e integración que ofrecen los PMS permite recopilar estos datos de manera dinámica a medida que se producen. Posteriormente, estos datos, nos permitirán a través de herramientas de Business Intelligence (BI) la generación de informes para la toma de decisiones.

El PMS cómo eje central de una estrategia de  marketing hotelero

El PMS se convierte en una herramienta donde almacenar la información y el conocimiento de la estructura del alojamiento. Sintetizar y procesar todo esta información interna y externa (smart data) nos servirá para mejorar cada uno de los procesos que desarrollamos.

Es en este análisis de datos del alojamiento el que encontraremos las claves de nuestra estrategia de marketing y con las que podremos aportar valor al viajero.

Centralizar esta gestión de marketing sobre el PMS y distribuir roles sobre la operativa, nos ayudará a tener una gestión más organizada. Al mismo tiempo, contamos con una herramienta viva de procesamiento de datos, que nos ayudará a entender qué es lo que ocurre en el alojamiento, tanto de forma interna como a nivel de mercado.

Para aprovechar estas grandes ventajas, es interesante que analicemos la tecnología del alojamiento como un conjunto de funcionalidades que pueden convivir perfectamente a nivel de integración.

Herramientas a tener en cuenta en los PMS para cubrir las necesidades del marketing actual:

Desde Asiri Marketing y cómo agencia especializada en asesoramiento de alojamientos turísticos, identificamos determinadas necesidades que los PMS deben de cubrir. 

Aquí lanzamos un listado de herramientas para poder desarrollar una correcta estrategia de marketing de un alojamiento turístico:

1. Gestión de la web

Es imprescindible tener una gestión rápida y dinámica de la web. A su vez, la publicación de contenidos, tanto a nivel ofertas como de incluso, artículos del blog debe llevar consigo una asignación de roles sobre las funcionalidades asociadas. La web es el eje central de nuestra presencia online y su optimización debe ser permanente. De esta forma integrar la gestión de la web con el PMS puede ser una opción bastante interesante.

2. CRM integrado en el PMS

El alojamiento ha de tener un conocimiento del viajero en todo el proceso del viaje (antes, durante y después). Para ello, es importante extraer informes sobre los viajeros que llegarán al alojamiento, que están en el hotel o que estuvieron alojados en nuestros apartamentos. De esta manera podremos incidir sobre su situación y ser más relevantes para comunicar con el timing adecuado.

3. Funcionalidad de motor de reservas

Optimizar el proceso de ventas es determinante para potenciar la conversión de las reservas directas. Trabajar en mejorar continuamente este proceso a través de nuevas ofertas, mayor usabilidad en el sistema, optimización móvil,  mejora de contenidos… es una labor continua y de aprendizaje que debe gestionarse de forma centralizada.

4. Gestión de acciones de email marketing

A través de herramientas como el Email Marketing se podrán trabajar correos transaccionales sobre acciones tan habituales cómo el checking online o incluso el formulario de opinión. Disponer del conocimiento que aporta el PMS para segmentar campañas, es básico para mejorar los ratios de apertura y de conversión.

5. Gestión de estrategia de Revenue Management

El PMS es una herramienta que bien nutrida de información puede ser determinante en la estrategia de precios de cualquier alojamiento. Cruzar datos de información interna con datos de la situación del mercado, es interesante para encontrar puntos en común sobre como evaluar las posibilidades del alojamiento.

La triangulación entre PMS, RMS (Revenue Management System) y Channel manager es óptima para una gestión más inteligente de nuestra distribución hotelera. Aquí existe la posibilidad de desarrollarla internamente o integrar con soluciones de RMS que existen en el mercado.

6. Gestión de reputación online

La tediosa labor de gestionar la reputación online hace necesario contar con tecnología que simplifique este proceso. La tecnología asociada a este factor tan determinante en la reserva, nos permitirá conocer, de forma continua y gratuita, la opinión de nuestros clientes a través de los diferentes canales.

Diariamente aparecen nuevas herramientas y funcionalidades que necesitan interactuar tanto con el mercado cómo con la gestión del alojamiento a través del PMS. Chatbots, generador de llaves, TPVs, recuperadores de reserva…, así como nuevos canales que se deben integrar a nuestros Channels Managers.

Los PMS deben estar atentos a todos los movimientos del sector para ser cada vez más flexibles y dinámicos, de manera que aprovechen su adecuación a las necesidades del mercado, y así optimizar al máximo todos los recursos.