Actualización del sistema de facturación de Zak PMS

¡Buenos días a tod@s!

Hemos de anunciar una reforma importante en la gestión de pagos/facturas de nuestro sistema de gestión hotelero Zak (el hermanito de Wubook). El chavalito crece y con el estirón que ha dado ya no anda como debería sino como un adolescente con las piernas más largas de lo normal..por eso ya era hora de meter mano al sistema de facturación y pagos que no cumplían con todas las exigencias del trabajo diario. Hemos decidido hacerlo desde cero y claro, las novedades son muchas e interesantes. Intentaré explicar aquí seguido los detalles.

Primero de todo, publicaremos la novedad la próxima semana y a partir de ese momento, tendréis las dos formas de emitir facturas en paralelo, la vieja (la que tenéis actualmente) y la nueva. Son compatibles y por alrededor de 1 mes mantendremos las dos formas conjuntamente. En este tiempo os invitamos a usar el nuevo sistema para ponerlo a prueba al 100%, manteniendo el viejo para eventuales (esperemos no haya) fallos. Cuidado: no recomendamos facturar parciales con diferentes sistemas de facturación. Si decidimos facturar una reserva con el sistema nuevo, facturar la totalidad de la reserva con este sistema. Si se decide seguir usando el viejo, facturar toda la reserva con el viejo.

Una vez que haya pasado el periodo de convivencia pues, eliminaremos la forma antigua de facturar y dejaremos solo la nueva. Con la vieja forma desaparecerán los pagos tal y como los conocemos. El enlace para añadir un pago, no será visible porque no será posible añadir un pago sin haber emitido un documento fiscal asociado. De esta forma queremos evitar cualquier descuadre en fase de producción de estadísticas y datos de negocio.

Entonces los pagos serán emitidos siempre desde dentro de las facturas y serán parte integrante de ella. La nota interesante es que ahora los pagos, podrán ser pospuestos de manera que se puedan emitir facturas con pagos a futuro (30/60 días). Además, será posible elegir el tipo de pago y la cuenta de destino de ese pago. Esto es muy importante porque estamos poniendo las primeras piedras para hacer el camino hacia la gestión de las cajas (diferentes cajas) y el pago y facturación a agencias (facturas acumulativas y reconciliaciones a agencias online/offline).

Los documentos que se podrán emitir son de 4 tipologías:

•  Factura
•  Recibo
•  Nota de crédito
•  Ofertas/Pro-Forma

Las particularidades son que los recibos pueden ser numerados o no numerados. Los recibos no numerados se pueden convertir en cualquier momento en facturas o en recibos numerados (y tener por esto un serial de referencia) pero no lo contrario. Una vez que un recibo se convierte en recibo numerado ya no podrá volver a ser recibo sin numeración. Todos estos documentos tienen asociados unos pagos que siempre tienen que corresponder con los valores que presenta el documento. Si se añaden extras, regímenes o se aumentan los valores de los conceptos a facturar, entonces se han de modificar los totales de los pagos, para que cuadren siempre.

Las ofertas o facturas pro-formas no tienen incluidos los pagos, porque son presupuestos y no se indican fechas ni formas de pagos. No tienen ningún valor fiscal y sirven solo cuando se quiere hacer una oferta en firme al cliente, acompañada por una documentación. Se genera una reserva con todo detalle, se genera la oferta y se ofrece al cliente. Incluye una fecha de validez que limita la propuesta en el tiempo.

Las notas de crédito son documentos que siempre hacen referencias a otros documentos emitidos, precisamente a las facturas. Son rectificaciones por lo tanto, la referencia a los conceptos de la factura original es clara. Los pagos de las notas de crédito son siempre negativos porque son devoluciones. También los importes de los pagos/devoluciones tienen que cuadrar con los importes detallados en el documento.

Otra novedad interesante es la posibilidad de emitir facturas «desligadas» del alojamiento. Esto puede ser útil para quienes de  vosotros tengan un bar/restaurante al lado del alojamiento o en el mismo alojamiento y tengan necesidad de tener un único sistema de facturación, con un único serial. Hemos añadido un icono en la barra de iconos arriba para que siempre sea posible acceder a la sección de facturación. También será posible acceder a la emisión de facturas de reservas desde ese enlace, añadiendo el código de la reserva interesada.

Por último, ¿que vendrá y que hay que esperarse? ¿Que falta todavía?

En cuanto a facturación estamos trabajando en la creación de reportes potenciando lo que ahora mismo se puede ver en Archivos/Facturas. Queremos añadir filtros para que la búsqueda sea más perfilada (facturas cobradas, facturas pendientes de cobro, producciones por día, facturaciones por día, etc.) y dedicar particular atención al «trend» del negocio. Es necesario que quien dirige y opera en el sistema tenga siempre a vista los números, los niveles de negocio del alojamiento.

La posibilidad de personalizar la estética de la facturas no ha sido nunca una prioridad pero si una posibilidad. Esto queremos que se pueda hacer en breve. De momento seguimos con el patrón actual para no complicar el cambio que ya es bastante grande pero tenemos ya planeado esta mejora.

En el artículo que sigue, os daremos más detalles a nivel operacional, incluyendo una breve guía de como emitir facturas con el nuevo sistema de facturación.

Un saludo y hasta pronto