¿Quién es un Gerente de limpieza?

Quién es, qué hace y por qué es importante el Gerente de limpieza?

Estimados WuBookers, si a pesar de sus esfuerzos, están luchando por tener un establecimiento impecable y acogedor, tal vez haya un problema de limpieza y lo que necesita es un Gerente de Limpieza.
Saber más sobre este rol, qué hace y qué herramientas utiliza, puede ser crucial para garantizar que las habitaciones y las áreas comunes estén siempre en condiciones óptimas y cumplan con las expectativas de los huéspedes: he aquí por qué.

¿Quién es el Gerente de Limpieza y qué hace?

El Housekeeping Manager es la persona que gestiona el mantenimiento del hotel, o alojamiento, coordinando a todo el personal de limpieza.
En realidades más estructuradas, el Gerente de Housekeeping reporta a su vez al Housekeeping Ejecutivo, pero para simplificar aquí trataremos los dos roles como equivalentes.
Por tanto, podemos definir al Housekeeping Manager como la persona responsable del decoro y la limpieza de nuestras instalaciones: un rol que, como puedes imaginar, se divide en varias tareas.

Lo que hace un gerente de limpieza

El departamento de limpieza es responsable de todas las tareas relacionadas con la presentación de las habitaciones, áreas comunes y personal.
Por lo tanto, un Housekeeping Manager supervisa el trabajo de limpieza en las habitaciones (como higienización, cambio de sábanas, re-abastecimiento del minibar y el set de cortesía, ahora en el centro de una revisión de propuesta por parte de la Comisión Europea), la recepción, la sala de espera, el restaurante o la zona de desayunos, así como las escaleras y todas las zonas de personal.
Controla que la ropa blanca de los huéspedes esté siempre en óptimas condiciones, así como el mobiliario y la ingeniería de planta; supervisa el servicio de lavandería y guardarropa, y se asegura de que los uniformes del personal estén siempre impecables.

Como gerente, define turnos de servicio y coordina proveedores externos, administra la cartera de compras y la gestión de operaciones ordinarias y extraordinarias, incluyendo solicitudes adicionales de clientes, imprevistos y fallas estructurales.

En general, el Housekeeping Manager ayuda a identificar y cumplir con los requisitos de cuidado y estética del inmueble en el que trabaja, regulando la disposición de las habitaciones y el trato a los huéspedes, de acuerdo a lo que considera el mejor estándar de acogida.

¿Qué habilidades debe tener el Housekeeping Manager?

Para convertirse en uno, un Housekeeping Manager ha recibido una capacitación dedicada o ha adquirido el rol en la empresa.Se trata, por tanto, de competencias específicas, que implican una planificación amplia, la organización de actividades en el día a día y a largo plazo, y la gestión y administración de los recursos humanos y materiales implicados. En definitiva, se trata de un perfil técnico especializado con competencias transversales.

Además de las profesionales, las cualidades personales (también conocidas como ‘habilidades blandas’)también cuentan mucho, que sin duda incluyen:excelentes habilidades interpersonales. El Housekeeping Manager tendrá que tratar con diferentes personas: limpiadores, superiores, proveedores y, en algunos casos, incluso con los propios clientes. Por lo tanto, debe ser capaz de ejercer el liderazgo con seriedad, paciencia y cortesía;aptitud para la resolución de problemas. No todos los huéspedes son iguales y siempre pueden ocurrir accidentes, incluso más de uno a la vez. Cuando esto sucede, es fundamental que el Housekeeping Manager utilice todo su estado de alerta, autocontrol y flexibilidad para encontrar soluciones rápidas y eficaces;

atención a los detalles. Supervisar el trabajo de los demás también significa detenerse en lo que los demás, a primera vista, no notan: puede ser una funda de almohada arrugada, una mancha en un uniforme o una superficie que no ha sido perfectamente desempolvada. Un excelente sentido de la estética completa el cuadro al garantizar que los huéspedes tengan un ambiente limpio y armonioso.

¿Cuáles son las ventajas de tener un Housekeeping Manager?

Las ventajas de un Housekeeping Manager son numerosas, pero antes de profundizar en ellas, es importante hacer una aclaración: el servicio de housekeeping puede ser interno, es decir, gestionado por personal contratado por el hotel, o externo, subcontratado.

 Optar por una u otra solución depende sobre todo del tipo de establecimiento, su organización y los fondos disponibles. En ambos, sin embargo, es fundamental contar con personal altamente calificado y capacitado.

A su vez, un buen Housekeeping Manager será sinónimo de perfecta organización, optimización de gastos y retorno de imagen y facturación.

Organización y puntualidad

Pecar de desorganizado es exponerse al riesgo de tener que improvisar, con todo lo que ello conlleva: retrasos en la recepción de huéspedes, falta de orden en las habitaciones, insatisfacción de los clientes y del propio personal. Un escenario definitivamente a evitar.
El Housekeeping Manager se asegura de que esto no suceda, ya que se asegura de que todo se haga siempre de la mejor manera posible y en el momento adecuado.
  ¿Un cliente ha solicitado una salida tardía y la habitación no se puede ordenar antes de una hora determinada? El Housekeeping Manager organizará el trabajo en consecuencia, sin molestar al cliente ni interrumpir el horario.
Lo mismo se aplica, por supuesto, a los horarios de check-in y, de manera más general, a las cortesías para los huéspedes durante su estadía.

Optimización de gastos

Por supuesto, usted lo sabe muy bien: entre las partidas de gasto de un establecimiento de alojamiento también se encuentran las relacionadas con los productos de limpieza. Verificar el consumo y gestionar su reposición es parte de las tareas del Housekeeping Manager, quien también puede intervenir para corregir cualquier comportamiento no óptimo del personal, limitando el desperdicio de productos que ya están en uso.

Además de hacer un inventario de lo que ya existe, el Housekeeping Manager también puede evaluar nuevas compras o proveedores, manteniendo bajo control el presupuesto a corto y largo plazo.

Esto también afecta al personal orgánico del hotel y la necesidad de nuevas contrataciones, a las que el Housekeeping Manager también deberá apoyar administrativamente.

Retorno de imagen (e inversión)

Es una investigación de hace algunos años, pero todavía muy citada, de P&G Professional sobre la importancia de la limpieza del hotel para la satisfacción de los huéspedes. Según este estudio, para el 78% de los huéspedes la limpieza es el criterio número uno para elegir alojamiento. Entre las principales causas que pueden llevar a una salida prematura se encuentran las sábanas sucias (71% de los casos), baño en mal estado (69%), habitación maloliente (65%).

No solo eso: el último informe de Expedia Group sobre las preferencias de los viajeros confirma que, tras la pandemia, los clientes prestan mucha más atención a la higiene, especialmente los menores de 40 años.

Poder contar con un Housekeeping Manager de confianza repercute positivamente en la opinión de los huéspedes y, en consecuencia, en su facturación directa (a través de reservas) e indirecta (a través de servicios complementarios adicionales). De hecho, un cliente que está satisfecho con la limpieza de su habitación tenderá a valorar positivamente todo el hotel y se inclinará más por reservar un tratamiento en el SPA o una comida en el restaurante de la casa, o lo que decidas proponerle. de acuerdo a tu estrategia de upselling y cross-selling.

Qué herramientas pueden facilitar las tareas del Housekeeping Manager

Si bien el lápiz y el papel siguen siendo herramientas atemporales y en cierto modo efectivas, existen alternativas digitales que facilitan enormemente la tarea del Housekeeping Manager, sus superiores y los limpiadores.
Por ejemplo, en WuBook hemos desarrollado un módulo totalmente dedicado a la limpieza y la gestión automática del personal de limpieza.

A través del planner multifuncional Zview incluido en Zak Essential, el Housekeeping Manager puede:

asignar tareas diarias de limpieza de la habitación a cada camarera
El panel permite definir el tipo de limpieza a realizar según tres niveles distintos: intensivo, normal y rápido (en función de los días de entrada, salida y estancia o habitación vacía); el cambio de sábanas y toallas; la configuración de las camas (camas twin o literas, por ejemplo) y la persona que debe encargarse de esa habitación.
Cuando el trabajo esté terminado, se puede marcar como completado y el cronograma se actualizará en consecuencia;

controlar el estado de limpieza de un vistazo
También desde Zview, es posible acceder a un informe específico que muestra las tareas programadas para cada día elegido del calendario. El sistema de iconos, diferenciados por tipo de limpieza, agiliza aún más la consulta;

mostrar un informe personalizado
Nuestro PMS ZAK es capaz de generar un informe con diferentes filtros, dependiendo de la información que se quiera mostrar, como por ejemplo: alojamiento, tipo de limpieza, configuración de camas, habitación ocupada o no, etc. Esto permite comprobar rápidamente la tipo de limpieza que hay que hacer cada día, los cambios que hay que hacer y la configuración de camas prevista para una habitación específica y para una o más semanas;

actualizar la reorganización en tiempo real
Zview le permite editar el informe de limpieza y re-ordenación de la habitación: el plan de trabajo de la persona de limpieza cambiará en tiempo real y la recepcionista podrá comunicarse en tiempo real cuando los huéspedes se retiren de una habitación determinada (confirmando la tarea de limpieza en zView), para alertar a las camareras de planta que la habitación está libre y se puede limpiar.

Y no acaba ahí, porque nuestro software también permite operaciones ‘extra’, como:

la funcionalidad de ‘lost&found‘: durante el turno, el Housekeeping Manager tiene la posibilidad de ingresar cualquier artículo encontrado o perdido. A su vez, el Housekeeping Manager puede ver y editar esta sección en cualquier momento;

el Informe de mantenimiento: el Housekeeping Manager puede agregar o ver cualquier mantenimiento extraordinario que deba realizarse en la habitación (por ejemplo, ‘grifo defectuoso’);

notificaciones por correo electrónico: el Housekeeping Manager puede optar por recibir una notificación por correo electrónico cuando las personas a su cargo marquen una tarea como completada, cuando agreguen tareas de mantenimiento y cuando informen artículos encontrados o perdidos.
En la versión móvil de Zview, el Housekeeping Manager solo puede enviar el enlace para acceder a la hoja de limpieza una sola vez, al inicio, cuando haya establecido turnos y tareas.
Dependiendo de las tareas o cambios que realice, el enlace se actualizará automáticamente, sin ocupar espacio de memoria en los dispositivos de los limpiadores (¡no es una aplicación, solo un enlace!).

Housekeeping Manager y software WuBook: síntesis de una buena gestión
Pudiendo contar con una figura especializada en la coordinación de los medios de limpieza, como hemos visto hasta ahora, asegurando una gestión operativa fluida y un control administrativo detallado. A través de una cuidadosa organización y supervisión, también reduce el riesgo de insatisfacción del cliente y mejora la calidad percibida.

Aunque un calendario de limpieza en papel puede ser una solución para algunas instalaciones, equipar al Housekeeping Manager con una versión digital aumenta la productividad de todo el personal, evitando malentendidos e imprevistos.
Entre las principales ventajas de un software de limpieza como el nuestro se encuentran: la posibilidad de comprobar el estado de las habitaciones en tiempo real, ahorrar tiempo en el paso de información interna, informar rápidamente de averías u otros problemas y planificar el trabajo en el momento adecuado y de la manera correcta, incluso con semanas de antelación y de acuerdo a la disponibilidad de cada empleado.

Vale la pena pensarlo, ¿no?