Zak: nueva sección para el control de caja CashFlow

Hola a tod@s

Finalmente hemos publicado una sección totalmente nueva que se refiere exclusivamente a pagos, cierres de cajas y resúmenes de cierres. Esta nueva sección se llamará CashFlow y sirve a controlar lo que entra y lo que sale de la caja.

Esta funcionalidad entonces será una herramienta que podrán usar receptionistas y managers o dueños para cuadrar cuentas y tener bajo control el negocio. De momento solo se pueden cuadrar las cajas en metálico (en efectivo) pero en futuro pensamos será posible añadir otros cierres de caja.

Sabemos que cada uno de vosotros tiene su personal manera de gestionar fianzas y depósitos pero creo que hemos logrado una forma sencilla y al mismo tiempo flexible para poder manejar varias situaciones con agilidad. De todas formas cualquier sugerencia será útil..

Antes de dar con los detalles, os recuerdo que la idea es de tener totales de facturado en archivo/facturas, totales de cobrados en CashFlow y finalmente, estadísticas de producción en Stats. A breve retocaremos también esa sección.

Bueno, por fin lo que hemos publicado aparecerá de esta forma:

Hay 5 carpetas (o sub-secciones) con diferentes temas y funcionalidades:

• Cierre de Caja (o Balance Closing)
• Retirada (o Withdrawal)
• Cashier’s Report (o informe de caja)
• Listado de Cierres de Caja (o Balance Closing List)
• Listado de Pagos (o Payment List)

Cierre de Caja no es nada más que una operación de recuento del metálico que se hace cada cierto tiempo (normalmente cada cambio de turno en recepción) y que permite hacer un control del importe del efectivo (al menos por ahora solo de esto) cobrado desde inicio hasta fin de turno. Cuando se ha de hacer un cierre (Balance Closing) el sistema ofrece un importe que deberá de corresponder con lo que realmente hay en la caja en ese momento.

Obviamente será posible también imprimir una hoja con el documento del cierre y se podrá marcar eventuales diferencias (si las hay) para que los dos recepcionistas firmen la hoja. Así es como aparecerá:

Hemos tenido que añadir una sección de Retirada de dinero (en efectivo) para que las cuentas cuadren. Este tipo de retirada es lo que normalmente hace un manager o el dueño del hotel.

De momento no será posible añadir otros tipos de «salidas» de dinero de la caja pero en futuro pensamos, si lo queréis, añadir los gastos del alojamiento, para poder gestionar todo los movimientos..?

Cashier’s report (informe de caja) es un reporte que normalmente se hace a finales del día, para quien se ocupa de cierres de día y de controlar los cobros. Por esta razón este documento no tiene en cuenta las retirada de dinero y funciona contabilizando diariamente y mensualmente. Diariamente es decir desde las 00.01 del día corriente y mensualmente es decir del 1 al día corriente de ese mismo mes.

Además, hay un detalle que hemos considerado importante añadir en este informe. Se trata de cobros relacionados con producciones futuros (reservas a futuro).

Este último campo (pagos para producciones futuras) significa básicamente 2 cosas:
– Depósitos
– Fianzas

Los Depósitos son todos los pagos cobrados que tengan emitido un documento fiscal asociado (una factura o un recibo fiscal) y que se refieran a producciones futuras (reservas que harán el check-in en el futuro) mientras que las Fianzas son todos esos pagos que no necesitan y no tienen asociado ningún documento fiscal pero siguen siendo relacionadas con producciones futuras.

Este es un simple ejemplo de como aparece este informe en Zak:

Listas de Cierres de Caja y Listas de Pagos son simplemente listados de acciones relevantes que se pueden mostrar a través de filtros como pueden ser fechas de cobros, fechas de producción, tipo de pago, usuario, etc. Se pueden producir resultados interesantes y muy personalizados que se verán como en las tomas de aquí abajo:

Y las listas de pagos:

Creo que esta nueva sección puede aportar una herramienta útil e importante para vuestro trabajo diario. Estoy convencido que se puede mejorar y esperamos vuestras sugerencias para hacerlo.

Saludos cordiales