Emitir una factura con Zak PMS

Hola de nuevo a tod@s.

Como anunciado en un mensaje previo, publicamos la nueva facturación o mejor dicho el nuevo sistema de facturación de nuestro sistema de gestión hotelero Zak. En este artículo os quiero explicar como funciona y como se ha de hacer para emitir un documento que sea una factura fiscal, un recibo (numerado o no numerado), una nota de crédito o una oferta/pro-forma. La primera consideración que tenemos que hacer es que hay 2 formas de emitir una factura:

• desde la barra de los menús principales pinchando en un icono nuevo que hemos insertado con la actualización
• desde los detalles de la reserva pinchando en «nuevo sistema de facturación» poco arriba del sistema clásico

El icono en la barra de menú sirve para poder emitir un documento desde cualquier sección de forma rápida, sencilla y sobretodo, permite emitir facturas o recibos para cualquier tipo de servicio.

Como podéis ver, al pinchar en el icono, la vista previa de la factura está «vacía» (no tiene campos rellenados) porque tanto el cliente como el concepto no están asociado a ninguna reserva.. Esto servirá a emitir facturas para otros servicios a parte (pensamos en bares, restaurantes, cafeterías, etc.) que pertenecen al alojamiento mismo, pero también atienden a clientes que no están alojados. Esto permite entonces no tener que emitir documentos fiscales con otro software (o manualmente) a parte de Zak. Es un primer pasito para que podáis (los de vosotros que lo necesiten) emitir facturas sin tener que tener otro software para estos servicios.

Ojo: lo que se facture con este sistema, es decir, lo que se facture sin poner una reserva como concepto de facturación, no estará contabilizado en nuestras estadísticas. En futuro posiblemente, después de otra actualización, añadiremos también los extras facturados separándolos por tipo de negocio.

Emitiendo un documento desde los detalles de la reserva y pinchando en «emitir factura con el nuevo sistema de facturación» entonces se podrá emitir una factura, un recibo, una nota de crédito o una oferta/proForma que tenga relación con los conceptos consumidos en la reserva.

Tal y como funcionaba hasta ahora, se producirá un documento que justificará el cobro de habitación o eventuales extras (y eventuales costes como tasas turísticas, etc.). Las novedades respecto a la facturación previa son varias y las voy detallando aquí lo más claro posible..

Como se puede apreciar en la imagen los detalles importantes a tener en cuenta son:

1. elegir que tipo de documento queremos emitir. Si queremos emitir una factura fiscal, será numerada y seguirá el serial como predeterminado
2. el cliente será añadido por defecto según los clientes que tenemos designados en la reserva pero este cliente se podrá editar también. *
3. siempre tiene la referencia al numero de reserva

* la edición del cliente es algo importante que quiero que veamos. El cliente puede ser un huésped o puede ser una agencia o una empresa que ha hecho la reserva. La facturación a las agencias vendrán modificadas a breve para permitir reconciliaciones con los portales y facturas acumulativas con agencias offline y tour operadores. Si modifico el cliente puedo elegir editar el cliente (estaré modificando la base de datos del cliente en Zak) o editar los campos que aparecen en este documento y tan solo en él. O sea que se puede modificar los datos del cliente solo para un documento o para todos los documentos futuros hacia este cliente/empresa/agencia.

Algo más:

Esto es el detalle de los conceptos a facturar y el resumen de los importes que cada concepto (incluyendo base imponible, IVA y descuentos) aporta.

1. el concepto de alojamiento (habitación más estancia) saldrá obviamente por defecto pero se podrá editar como guste. En la misma linea aparecerá el coste por unidad como base imponible, eventuales porcentajes de descuentos que le queramos añadir a posteriori, la base imponible total, el porcentaje de IVA correspondiente (editable) y el PVP
2. podemos añadir una linea de concepto (o varias lineas de concepto). Si lo hacemos será añadido un gasto extra en la reserva de forma retroactiva y con fecha de emisión de factura. Al mismo tiempo si la reserva tuviera extras o regímenes para cobrar/facturar, aparecerían en lineas adicionales y editables tal y como aparece para el concepto alojamiento.
3. los resúmenes de los conceptos (los totales digamos) están evidenciados y son los que siempre tenemos que tener a referencia

Conjuntamente aparece una sección nueva (que podrá aparecer en el documento emitido solo si lo queremos. Es la sección de los pagos. Esta parte antes, era «desligada» de los documentos y se manejaba a parte desde dentro los detalles de la reserva. Con la nueva facturación será necesario detallar el pago del importe facturado antes de emitir el documento.

Así que lo vais a ver es una linea que indica los pagos recibidos o planeados para cubrir el documento emitido:

1.  después de la fecha de pago, del importe y la moneda, tenemos el «método de pago». Habrá algunos predefinidos (tarjeta de crédito, efectivo, etc.)
2. la cuenta de destino: esta novedad sirve para poder añadir en el próximo release los cierres y controles de caja. Podrás entonces verificar cada caja (la caja de efectivo que tienes en el hotel) la cuenta bancaria de la Caixa o la de Sabadell, etc. Así que es buena practica mantener actualizado estos datos si en futuro queremos poder tener seguimiento de nuestro negocio.
3. pagos diferidos. Con este campo podemos decidir cuando nos pagan. Es decir que las facturas «a cobrar» serán ahora posibles y no hará falta que la fecha de emisión del documento coincida con la fecha del pago.
4. si hay pagos parciales (puede ser tanto por fechas diferentes como por métodos diferentes) se pueden añadir pagos (o devoluciones en caso de la nota de crédito)
5. esta última opción es como un bonus track para nuestro queridos clientes extraEuropa. 🙂 Se trata de la posibilidad de añadir pagos en otras monedas. Por ejemplo si un cliente os quiere pagar la mitad del importe en dolares y la otra mitad en pesos, pues bienvenido sea..ahora se podrá gestionar fácilmente y de forma clara

Por último, para poder finalizar la emisión de un documento, el importe total de la factura tiene que cuadrar con el importe total de los pagos relacionados con esta factura. Así que si no cuadran, aparecerá un aviso que no permite guardar el documento hasta que todo cuadre correctamente tal y como se puede apreciar en la siguiente imagen:

En fin, seguro que me olvidé algo pero cuento con vuestras aportaciones para que sea aclarado todo lo que hay que aclarar y para que nos digáis algo al respecto. Algunas funcionalidades han sido de momento bloqueadas (como la posibilidad de imprimir en PDF) pero pronto restablecidas. Queremos además daros la posibilidad de poder personalizar el layout de las facturas para que sea más «vuestra».

Los dos sistemas de facturación estarán disponibles al mismo tiempo durante un mes. Luego, eliminaremos el viejo modelo y quedará solo este.

Esperemos que os guste.

Saludos

p.d.: miles de gracias a Jade quien es el autor de este gran cambio por el 90% de su totalidad. Al mismo modo quiero agradecer a Felipe, Ángela, Dario, Fabio y todos los que han colaborado.