Estimados WuBookers: gestionar los pagos y ocuparse de los aspectos administrativos de un negocio de alojamiento es un trabajo dentro del trabajo. Por un lado, es necesario simplificar al máximo todo el proceso de reserva para los huéspedes, al tiempo que se garantiza la seguridad de sus datos en todo momento. Por otro lado, es importante llevar un control de los pagos recibidos —ya sean pagos por adelantado, depósitos, saldos finales o extras— para cada reserva, sin perder de vista la tendencia general de los ingresos. El PMS puede aligerar esta carga de trabajo y facilitar la gestión de una parte tan importante de las operaciones diarias. Veamos cómo, utilizando Zak, el software de gestión de WuBook, como ejemplo.

Formas de pago y garantías de reserva

Cuándo y cómo se realiza un pago son dos elementos esenciales de una reserva.

El momento puede variar en función del tipo de tarifa (cancelación gratuita, no reembolsable, etc.) y de las normas adoptadas por el hotel para garantizar la reserva, como el simple registro de los datos de la tarjeta de crédito o la preautorización de un importe determinado.

El «cómo» también depende en parte de los métodos de garantía y puede incluir diversos sistemas de pago, tales como: tarjetas de crédito y débito; aplicaciones de «monedero» en línea; transferencias bancarias y pasarelas de pago.

En un panorama tan amplio y complejo, en el que existen numerosas alternativas y combinaciones posibles, el PMS se convierte en una herramienta esencial para garantizar que todo esto se traduzca en un proceso fluido y transparente tanto para los hoteleros como para los huéspedes. De hecho, el sistema de gestión debería permitir establecer diferentes políticas de pago asociadas a cada tarifa y tipo de habitación; y, al mismo tiempo, facilitar las transacciones, incluso a través de herramientas de terceros conectadas al software principal y que se comunican con él.

Simplifica los pagos y protege las reservas con Zak by WuBook

Zak by WuBook ofrece nada menos que 5 métodos para proteger las reservas, que también pueden activarse simultáneamente dentro de la misma regla:

• solo datos de la tarjeta de crédito: el huésped introduce los datos de su tarjeta de crédito, pero no se carga ningún importe;

• tarjeta de crédito con autorización de cargo: consiste en cargar el importe establecido por el hotelero en una fecha posterior a la reserva;
• tarjeta de crédito con importe retenido: en este caso, el importe solo se «congela» temporalmente (preautorización);
• pago inmediato del importe total o parcial de la reserva;
• transferencia bancaria: si deseas recibir el pago en tu cuenta corriente.

Todos estos métodos son gestionados por Zak gracias a su integración con las principales pasarelas de pago del mercado (Stripe, Nexi, PayPal, Mercadopago, Redsys). Esto garantiza que la transacción no solo sea totalmente segura en términos de privacidad y tratamiento de datos, sino también muy sencilla para todas las partes implicadas.

De hecho, el hotelero solo tiene que seleccionar los métodos de garantía y pago deseados en el panel de control. Una vez recibida la reserva, puede invitar al huésped a proceder al pago (o hacer un seguimiento en caso de retraso) mediante correos electrónicos manuales o automáticos, que se pueden configurar directamente desde el PMS.

A continuación, el huésped recibe un correo electrónico con un enlace a la página de huéspedes de Zak: aquí, dependiendo del método solicitado por el hotelero, puede introducir cómodamente todos sus datos o dirigirse a la página web de la pasarela de pago seleccionada para realizar el pago. Una vez completado el proceso, Zak sincroniza y registra automáticamente los pagos realizados a través de las pasarelas conectadas.

Al utilizar estos sistemas externos, Zak garantiza que todas las transacciones se procesen con rapidez y evita pasos intermedios potencialmente engorrosos, propensos a errores o inseguros, incluso en casos de reclamación o reembolso. Sin embargo, esto no excluye la posibilidad de recibir pagos adicionales (por ejemplo, por servicios no incluidos en el momento de la reserva o por tasas turísticas y cargos similares), ni de recibir pagos a través de TPV o en efectivo, que deben introducirse manualmente en el sistema de gestión.

La reserva: el primer paso hacia una gestión óptima

Para agilizar las tareas administrativas, el PMS debe recopilar toda una serie de datos relacionados con las reservas en las distintas fases de la estancia. En el periodo previo a la estancia, es importante que las reservas en línea o aquellas registradas manualmente por el hotelero (recibidas, por ejemplo, por teléfono o en persona) incluyan los detalles de la estancia (fechas y número de noches reservadas), así como los datos de la persona que realiza la reserva y de cualquier otro huésped, el tipo de régimen (solo alojamiento, desayuno, pensión completa, etc.), la política de cancelación y cualquier pago de depósito ya realizado. Las promociones u ofertas especiales también deben poder localizarse en el panel de control.

Durante la estancia, es importante poder actualizar toda esta información, en particular los datos que afectan a la factura final, incluidos los cambios en la duración de la estancia, el número de huéspedes y la configuración de la habitación, así como cualquier venta adicional, venta cruzada o descuento aplicado.

Tras la estancia, por último, es recomendable que la sección dedicada a cada reserva individual muestre los importes totales, los saldos, los métodos de pago utilizados por el huésped, los posibles reembolsos y los documentos oficiales asociados a dicha reserva, de conformidad con la legislación fiscal vigente.

Esto facilita enormemente la reconstrucción del historial completo de cada cliente y el seguimiento de su situación financiera.

Consulta los detalles de cada reserva con Zak

En Zak, cada reserva cuenta con una página dedicada organizada en tres secciones principales: la primera contiene los datos de la reserva y del cliente (datos personales, fechas, tipo de alojamiento, etc.); la segunda sección enumera todos los costes (total, habitaciones, extras, comidas, impuestos, etc.); y, por último, la tercera sección incluye descuentos, notas y el sistema de mensajería para comunicarse con el huésped.

El resumen de la reserva también incluye cualquier vale, el estado de la reserva (confirmada, oferta enviada, cancelada, no presentación, etc.) y la agencia o empresa asociada a dicha reserva, si procede. Esta última característica resulta especialmente útil para empresas que realizan múltiples reservas que deben vincularse a un único pago y a un único conjunto de documentos.

La segunda sección constituye el núcleo de las actividades relacionadas con el pago de cada reserva. Aquí encontrarás el importe total de las habitaciones, los extras, los impuestos y las comidas asociadas a la reserva. En esta sección también se especifican el importe ya pagado, el importe pendiente de pago (con la fecha de vencimiento correspondiente), el total de la factura y el importe total de la reserva.

Desde aquí, también puedes profundizar en cada partida individual para analizarla o realizar cambios en:

• habitaciones, incluyendo cantidad, distribución, número de huéspedes y coste;
• servicios adicionales: tipo, cantidad e importes;
• comidas: cuáles, fecha de consumo y coste;
• impuestos, concretamente la tasa turística, cuando proceda;
• pagos: para registrar uno o más pagos y ver los ya registrados;
• facturas: donde puedes crear nuevos documentos o editar los existentes.

Por último, la última sección de la página de reservas de Zak te permite aplicar descuentos, comunicarte con los huéspedes mediante plantillas predefinidas y anotar información adicional sobre la reserva y los viajeros.

Con un nivel de detalle tan alto y gracias a la interfaz de usuario verdaderamente intuitiva, resulta fácil comprender y actualizar rápidamente el estado de cada reserva sin perder información importante y sin causar estrés ni al personal ni a los huéspedes.

Contabilidad y visión general de ingresos y gastos

Sin embargo, es igualmente esencial la visión general más amplia que se relaciona más directamente con la contabilidad del establecimiento. También en este caso, el sistema de gestión puede servir como herramienta de apoyo; de hecho, vayamos más allá: la mera presencia de funciones relacionadas con el seguimiento de ingresos y gastos, la documentación fiscal y los informes financieros se encuentra entre los criterios recomendados para elegir el PMS más adecuado para cada negocio. De hecho, aunque no sustituye a un programa de contabilidad específico —que sin duda es más sofisticado y está mejor adaptado a las tareas administrativas—, el software de gestión puede, aun así, facilitar la vida a quienes se encargan de la contabilidad, los pagos y las facturas, así como de todo lo que ello conlleva. O, al menos, ¡así es exactamente como funciona con Zak!

Máxima simplificación y control con Zak

El PMS desarrollado por WuBook cuenta con una sección completa dedicada a la contabilidad, a la que se accede a través de un práctico menú con varias subsecciones. En la sección de pagos, puedes buscar y ver una lista de todos los pagos recibidos o realizados, clasificados en «Entrantes» y «Salientes». Esta sección recoge todos los recibos, que se pueden filtrar por nombre de empresa o agencia, número de documento asociado, importe, tipo de pago o el nombre del cliente o de la persona que registró la transacción, por citar solo algunos criterios. Los pagos salientes se pueden buscar utilizando los mismos criterios y se refieren específicamente a retiradas de efectivo o reembolsos de reservas.

Para ver de un vistazo qué pagos se han liquidado y cuáles siguen pendientes, basta con ir a la sección «Pagados/Pendientes», donde puedes consultar rápidamente las reservas pendientes de pago y sus detalles. Esto te permite vigilar constantemente los importes y el estado de las reservas sin tener que ir a la página de cada reserva, y planificar recordatorios o programar salidas de caja con total conocimiento de causa.

Hablando de flujo de caja, el flujo de caja (el flujo de ingresos o gastos, es decir, ingresos o retiradas, ya sean diarios o durante un periodo de tiempo específico de tu elección) y el cierre contable por día o por turno también simplifican las operaciones y las auditorías.

¿Y qué hay de los documentos y las facturas? No hay problema: en la sección de finanzas, hay un módulo para emitir documentos fiscales directamente desde Zak con numeración secuencial personalizable. En determinados países, como Italia, que exigen la facturación electrónica, es posible habilitar el envío y la recepción de facturas hacia y desde la Agencia Tributaria italiana: el documento, creado dentro del PMS, puede enviarse al Sistema de Intercambio sin necesidad de pasos manuales adicionales y conservarse durante 10 años, tal y como exige la legislación local.

Por último, para facilitar el trabajo del contable o de quien se encargue de la contabilidad, Zak permite exportar informes financieros para cada sección y descargar cada documento en formato XML para que, si es necesario, pueda importarse a un software de contabilidad de terceros.

¿Por qué utilizar el PMS para los pagos y la contabilidad? Hagamos balance

Aunque, como ya hemos mencionado, el PMS no sustituye a un software de contabilidad propiamente dicho, sin duda ofrece importantes ventajas prácticas.

En primer lugar, simplifica los procedimientos para el personal del hotel, que puede utilizar las funciones automatizadas del sistema para llevar a cabo tareas que, de otro modo, resultarían muy engorrosas. De este modo, se facilitan las actualizaciones y comprobaciones periódicas y puntuales, ya se trate de cobrar un depósito, comprobar el estado de un pago o reclamar el saldo pendiente de una reserva. Tantas tareas diferentes en un único entorno de trabajo: esto aumenta la seguridad, reduce el riesgo de errores manuales y agiliza el trabajo del personal. De este modo, el personal puede centrarse más en el bienestar de los huéspedes, cuya satisfacción también queda garantizada gracias a un proceso de facturación fluido y sin complicaciones que no les obliga a realizar solicitudes constantes ni a proporcionar información adicional.

La gestión de la facturación dentro del PMS también aligera la carga de trabajo del departamento —ya sea interno o externo— responsable de todas las tareas contables, ya que parte del trabajo ya lo realizan el software y el personal del hotel.

Por último, pero no por ello menos importante, está la ventaja de evaluar el rendimiento del establecimiento: los propietarios y gerentes pueden beneficiarse enormemente de una herramienta que, además de garantizar el buen funcionamiento del hotel, realiza un seguimiento de su rendimiento financiero real. De hecho, la mejora de los beneficios y del flujo de caja no solo se deriva de estrategias comerciales eficaces, sino también de consideraciones prácticas y análisis: un PMS como Zak es el aliado perfecto en este sentido.