Estimados WuBookers: desde hace algún tiempo, junto a los hoteleros y propietarios, se ha consolidado una nueva figura: el administrador de propiedades, profesionales de la hostelería encargados de gestionar múltiples alojamientos en nombre de otros. Teniendo en cuenta sus necesidades específicas, hemos desarrollado Alquiler vacacional, un módulo específico dentro de nuestro PMS. Veamos más detalles.
¿Qué es Vacation Rental y para qué sirve?
Gestionar un hotel, una casa de vacaciones o un B&B es un trabajo exigente que requiere organización, tiempo y recursos. Cuando el número de propiedades aumenta, el negocio se complica aún más. Por eso hemos decidido apoyar a quienes, por motivos de trabajo, gestionan varias propiedades, a menudo ajenas a ellos. Vacation Rental es el módulo de Zak by WuBook diseñado específicamente para quienes realizan este trabajo. Gracias a una serie de características específicas, simplifica el trabajo de los gestores inmobiliarios tanto en lo que se refiere a la gestión operativa y la relación con los diferentes propietarios, como a las tareas administrativas.
Además, al haber sido desarrollado dentro de nuestro PMS para propiedades turísticas, se integra fácilmente con todos los programas de venta, como Channel Manager y Booking Engine, que son esenciales para garantizar la visibilidad y el volumen de negocio.
Pero, ¿cómo funciona en detalle?
Características y funcionalidades del nuevo módulo
Empecemos por el principio: dentro de Zak Vacation Rental, se pueden registrar uno o varios inmuebles, cada uno con sus propias características (nombre del inmueble, tarifas y reglas de venta, etc.). Cada uno de ellos también puede estar asociado a uno o varios propietarios, que pueden ser los mismos o diferentes entre sí.
Tomemos el ejemplo de un administrador de propiedades que gestiona cinco apartamentos turísticos en Bolonia: al acceder al PMS, puede ver el rendimiento global de todo el negocio, por ejemplo, los ingresos generados por todas las propiedades, o centrarse en un solo apartamento para realizar cambios y ajustes ad hoc. Estos pueden referirse a turnos de limpieza, precios, calendario de disponibilidad, canales de venta, etc.
La plataforma es fácil e intuitiva de usar y permite realizar acciones rápidas en bloque o más específicas en cada alojamiento individual. No hay límites en cuanto al número de propiedades que se pueden añadir, ni requisitos en cuanto a su ubicación geográfica: el administrador de propiedades puede gestionar fácilmente propiedades en diferentes regiones, todo desde la misma interfaz.
Pero la facilidad de uso no es la única cualidad de Vacation Rental: veamos más de cerca algunas de sus características clave.
Gestión optimizada de los contratos de los huéspedes: adiós a la burocracia
En muchos países, cuando un huésped reserva una habitación o un apartamento, firma un contrato que regula las condiciones de venta y los acuerdos con el administrador de la propiedad. Ahora, pensemos en el administrador de la propiedad de Bolonia mencionado anteriormente e intentemos imaginar cuántos contratos tiene que preparar, enviar y comprobar para cada uno de los cinco apartamentos que gestiona. Para evitar que dedique todo su tiempo a eso, Zak’s Vacation Rental ya cuenta con un sistema que automatiza esta actividad. Gracias al sistema de plantillas, es posible preparar y guardar contratos estándar que se pueden programar o enviar manualmente para cada reserva individual. Esto significa que no es necesario personalizarlos cada vez, y el administrador de la propiedad puede ocuparse de otras cosas.
Informes detallados y diversificados: todo siempre bajo control
La salud del negocio se refleja en los datos. Zak permite al administrador de la propiedad ver los KPI hoteleros de una sola propiedad o de todas las soluciones gestionadas, o seleccionar solo los que pertenecen a un propietario determinado. En función de los filtros aplicados, pueden ver las reservas recibidas, los importes, los extras generados, los gastos de limpieza y, otro factor que simplifica las cosas, la comisión prevista para ellos mismos, para el propietario y para las OTA desde las que se originó la venta.
A continuación, se puede compartir un informe similar con los distintos propietarios, que a su vez siempre tienen control sobre el rendimiento y la presentación de informes del alojamiento.
Vista (y ajustes) dedicada a los propietarios: larga vida a la autonomía
Hablando de propietarios, sabemos que muchos quieren mantenerse informados sobre la ocupación y las reservas recibidas. En algunos casos, sin embargo, esta comprensible curiosidad puede resultar estresante para el gestor inmobiliario, que no solo tiene que preocuparse de que todo funcione, sino también de mantener informados a los distintos propietarios.
Las vistas dedicadas resuelven este problema a la perfección: a través de un sencillo enlace personalizado, el propietario puede ver en todo momento la disponibilidad de las habitaciones en tiempo real y para qué fechas se han recibido reservas. Además, si el administrador de la propiedad le ha concedido permisos de edición, también puede cerrar fechas de forma independiente para gestionar directamente la disponibilidad de su apartamento.
Mensajería centralizada: un único panel para todas las comunicaciones
¿Qué pasa cuando un huésped solicita información a Booking.com o Airbnb? No te preocupes: Zak te permite gestionar todos los mensajes de estas OTA desde una única página. Cuando se recibe un mensaje, Zak avisa al administrador de la propiedad, que puede acceder a esta sección para leer y responder a todas las solicitudes de los huéspedes que han reservado a través de los dos canales.
De esta manera, ya no tiene que perder tiempo entre las distintas intranets de las agencias, pero puede seguir haciendo un seguimiento de las comunicaciones con los huéspedes.
Generación de informes DAC7 (para el mercado italiano)
Con la introducción de la normativa europea conocida como DAC7, las plataformas que gestionan ventas online están obligadas a comunicar a la Agencia Tributaria italiana (Agenzia delle Entrate) los datos de los vendedores que superan determinados umbrales de ingresos. Vacation Rental prevé la generación de informes para las autoridades fiscales: una función esencial que reduce la presión operativa sobre los gestores de propiedades y que pronto se desarrollará también para otros mercados europeos.
Todas las ventajas del módulo WuBook para administradores de propiedades
Todas estas funciones garantizan a los administradores de propiedades un funcionamiento fluido y ergonómico, lo que les permite centrarse en los aspectos del negocio que requieren su máxima atención, sin distracciones. El panel de control completo y fácil de usar, la gestión DAC7, el reparto automático de comisiones entre el administrador y los distintos propietarios, y la creación y el envío de contratos de alquiler a los huéspedes son funciones prácticas que ahorran tiempo y energía, lo que en última instancia beneficia a los ingresos de las propiedades.
Además, actualmente estamos trabajando en la implementación de otras funciones que permitirán, por ejemplo, una gestión aún más ágil y semiautomática de los pagos y las facturas entre los profesionales de la hostelería y los propietarios.
Entonces, ¿cómo se obtiene este valioso módulo? Ponte en contacto con el servicio de asistencia para activarlo o para recibir más información. ¡Siempre estamos disponibles para aquellos que quieran crecer con nosotros!