Conexión iCal para hoteles: todo lo que necesitas saber

Estimados WuBookers, en este artículo nos adentramos en un tema algo más técnico de lo habitual para analizar cómo funciona la conexión iCal para hoteles y alojamientos. Esta herramienta, alternativa al channel manager, permite sincronizar los calendarios de reservas online y tiene ventajas y limitaciones que es imprescindible conocer para decidir si utilizarla o no, y en qué circunstancias.

Qué es la conexión iCal y cómo funciona

iCal es la abreviatura de iCalendar, un formato de archivo (identificado por la extensión .ics) que permite transmitir información relacionada con el calendario de reservas de un establecimiento a otros portales en línea (OTA, operadores turísticos, etc.), mediante el intercambio de enlaces.
Pero, ¿qué información? A diferencia de otras herramientas, iCal sólo puede compartir la apertura o cierre de cada alojamiento, es decir, su estado de ocupación, sin más información.

Así, sólo se envía a través de iCal información sobre las fechas en las que la habitación (o tipo de habitación) seleccionada no está disponible. En el resto de fechas, el mismo alojamiento estará disponible.
Esto significa que iCal no contiene ni transmite detalles sobre el total de habitaciones disponibles, tarifas y restricciones: todos estos aspectos deben introducirse y actualizarse manualmente en las distintas plataformas en las que se utilice el formato iCal.

Además, la conexión entre el sistema de gestión de instalaciones y el calendario iCal de los portales en línea es unidireccional. De hecho, cuando se recibe una reserva del portal, se puede actualizar el iCal a través del PMS, que informa de ello en el propio portal, pero no se puede hacer que esta actualización se produzca directamente desde el portal en el calendario compartido. Esta acción automática sólo es posible con un protocolo bidireccional, como el que utiliza el gestor de canales.

Diferencia entre iCal y channel manager

Los programas informáticos para la gestión de los distintos canales en línea (como Zak, el channel manager de WuBook), aprovechan el protocolo XML que permite la transmisión de disponibilidad, precios, restricciones junto con contenidos adicionales como fotos y descripciones de las habitaciones.
De hecho, se trata de una conexión «completa» y bidireccional, ya que permite que las reservas recibidas en un portal también se importen al gestor de canales, excluyendo así el riesgo de overbooking.

Como hemos visto, de hecho, iCal no permite recuperar directamente las reservas del portal en el que se utiliza. Cuando se producen cambios en el calendario, el PMS actualiza los enlaces iCal en tiempo real, pero la frecuencia con la que los portales leen estos enlaces puede variar, exponiendo al hotelero a posibles dobles reservas.

Ventajas e inconvenientes de la conexión a iCal

La conexión iCal es una herramienta muy fácil de usar y, por esta razón, bastante popular, tanto para canales OTA como para aplicaciones personales.
Sin embargo, como hemos mencionado, este calendario sólo almacena y proporciona muy poca información, que a veces puede ser incompleta, lo que provoca confusión y pérdida de tiempo.
Pongamos un ejemplo práctico: supongamos el caso de dos habitaciones individuales ocupadas en días diferentes de la semana, una de lunes a miércoles y la otra de jueves a sábado.
Un viajero que desee reservar la habitación para toda la semana encontraría el alojamiento disponible, sin saber que hay un cambio de alojamiento -de uno a otro- dentro del periodo.
En general, cualquier otra condición que no sea el cierre del alojamiento (como precios y políticas de cancelación) no se muestra dentro del calendario y debe ser añadida y actualizada a mano por el hotelero en cada portal individual.

Universal pero alternativo

Precisamente por su sencillez, iCal es compatible con muchos canales, como Booking.com y Airbnb. En comparación con otras soluciones más avanzadas, suele ser menos costoso y cómodo para quienes empiezan en Internet y no quieren hacer grandes inversiones.
Sin embargo, no puede coexistir con otros sistemas en uso en el mismo portal. En otras palabras: si explota una conexión XML, no utilizará iCal, sino que sólo utilizará iCal cuando no disponga de una conexión XML. Por lo tanto, si ya tienes una conexión activa a través de channel manager, no puedes activar iCal al mismo tiempo, y viceversa.
Esto le impide activar diferentes protocolos en el mismo canal al mismo tiempo, por lo que es importante considerar cuidadosamente cuál elegir antes de proceder.

Sincronizados pero no en tiempo real

El iCalendar permite sincronizar la disponibilidad entre el PMS y la OTA. Cuando se registra un cambio en el calendario, el PMS envía el enlace actualizado a los portales en línea. Sin embargo, los tiempos de actualización dependen de las OTA y pueden variar de una vez al día a una vez cada minuto, según su criterio.
Esto supone un riesgo potencial para el establecimiento, que se encuentra con aperturas y cierres que no están perfectamente actualizados en los distintos canales de reserva.

Además, las actualizaciones de iCal cubren un periodo de 365 días a partir de la fecha en que se generan, por lo que si se reciben reservas que superan un año o se quieren cerrar fechas más allá de este límite, hay que operar manualmente en los distintos portales.

Cómo y cuándo utilizar un archivo iCal para hoteles

Entonces, ¿cómo se puede utilizar iCal y cuándo resulta rentable?
Decíamos al principio que iCal es un formato de archivo, pero -para poder compartirlo con las distintas plataformas de forma dinámica- debe gestionarse mediante URL. Si nos limitáramos a descargar y volver a cargar el archivo en los portales, tendríamos simplemente una instantánea del estado de la sala en la fecha en que se generó, sin las actualizaciones posteriores.
Para que esto funcione, es necesario crear –a través del PMS del hotel– un enlace para cada habitación individual o tipo de habitación en el sistema de gestión. A continuación, éstos pueden importarse a la extranet de las OTA, según el procedimiento establecido por cada una de ellas (que no dista mucho de un simple copiar/pegar).
Los enlaces remiten a una dirección que contiene información textual en la que se especifican los intervalos de fechas en los que las habitaciones no están disponibles. Fuera de esos intervalos, se entiende que las salas están siempre abiertas. Para verificar esta información y comprobar su contenido, puede introducirse el archivo iCal en los lectores iCal disponibles en línea.

iCal puede ser una buena solución para probar nuevos canales cuya rentabilidad aún no se conoce bien, o que aportan un volumen de reservas más bien bajo.
También son ideales para compartir información básica e inmediata con agencias u otras personas que sólo necesitan conocer la disponibilidad de alojamiento.

Si su establecimiento tiene tarifas fijas a largo plazo, iCal puede resultar una gran herramienta, ya que basta con fijar manualmente los precios en las OTA y sincronizar el calendario sin tener que hacer nada más. Por el contrario, es mejor recurrir a conexiones más estructuradas y completas, empezando por el gestor de canales.