Estimados WuBookers, entre las cargas que recaen sobre hoteleros y gerentes de propiedades se encuentran varias tareas legales y burocráticas diarias. Estas incluyen, por ejemplo, la creación y envío de informes institucionales, con fines estadísticos o de control, a los departamentos locales correspondientes. Procedimientos que se suman a las actividades rutinarias, como las relacionadas con la estrategia de ventas y la gestión de ingresos. Averigüemos juntos cómo Zak de WuBook apoya a los hoteleros tanto en la producción de informes estadísticos internos como en la generación de documentos oficiales.

Estadísticas y datos de tendencias para uso interno

Antes de entrar en materia, es importante hacer una premisa: los informes institucionales y los informes internos no son lo mismo. Los primeros pueden ser solicitados por autoridades u oficinas de estadística locales, una práctica vigente en muchos, pero no en todos los países.

Los informes internos, por otro lado, son aquellos que recopilan las estadísticas del establecimiento relacionadas con las reservas recibidas, las tarifas, los ingresos. En otras palabras, son los indicadores y resultados que el revenue manager o los responsables necesitan para evaluar el desempeño del establecimiento y tomar las medidas necesarias. Se trata de datos confidenciales, útiles independientemente del país al que pertenezca el hotel. Es por eso que Zak, el PMS todo en uno de WuBook, también integra esta función de forma nativa y devuelve una visión completa de los ingresos generados por las reservas. ¿Cómo? A través de datos siempre actualizados y personalizables por período de tiempo y relacionados con:

• ingreso total, incluyendo ventas de habitaciones, extras y comidas;
• producción de habitaciones, es decir, ingresos generados solo por las ventas de habitaciones;
• ingresos por comidas: ingresos generados por todas las comidas, tanto las incluidas en la tarifa como las comidas adicionales;
• ingresos por extras: cubriendo solo los extras de las reservas;
• tarifa de ingresos por habitaciones: porcentaje de relación entre la producción generada solo por habitaciones y la producción total;
• habitaciones disponibles (habitaciones disponibles);
• habitaciones cerradas (habitaciones cerradas);
• habitaciones vendidas (habitaciones vendidas);
• tasa de ocupación: porcentaje de relación entre habitaciones vendidas y habitaciones disponibles;
• RevPAR: producción generada por cada habitación disponible;
• ADR: tarifa diaria promedio de las habitaciones vendidas;
• TrevPAR: producción total por habitación disponible;
• TrevPOR: ingreso total por habitación ocupada.

Un panel de control muy importante, a menudo pasado por alto por otros PMS, esta área ayuda a optimizar la gestión del establecimiento y sus ingresos.

El módulo PII para la gestión de archivos institucionales

El módulo PII de Zak, el software hotelero de WuBook, le permite configurar y enviar automáticamente informes institucionales a las autoridades correspondientes, facilitando así las operaciones del personal y reduciendo el riesgo de errores u olvidos. Gracias a sus características específicas y predeterminadas, puede utilizarse tal cual en diferentes países o adaptarse a las necesidades específicas de cada uno: veamos sus principales características.

Países e informes ya incluidos en el paquete

El PII de Zak ya está preparado para la creación de archivos destinados a los principales organismos encargados de registrar y controlar la asistencia turística de:

• Andorra (informe ROAT)
• Chile (informe INE)
• Colombia (informe Sire)
• Grecia (informe Elstat)
• Italia (informe Istat y Alloggiati)
• Portugal (informe Sef)
• España (informes: Istac, Eustat, INE, Viajero)

Esto significa que, después de activar el paquete e ingresar sus datos, Zak le permite producir el informe con toda la información requerida por cada sistema y enviarlo a las diversas entidades institucionales de acuerdo con el marco de tiempo y el modo.

Modos de envío: automático, semiautomático, manual.

No todos los portales funcionan de la misma manera, y puede haber diferencias incluso entre una región y otra dentro del mismo país. Por lo tanto, Zak ofrece la posibilidad de decidir qué modo adoptar entre el envío automático, semiautomático y manual. En el envío automático, a partir de un determinado momento (que depende de la normativa local), el PMS detecta de forma autónoma la presencia de cualquier check-in y check-out, registra el informe con los datos de los huéspedes y lo envía a la autoridad competente, sin ningún paso más por parte del hotelero. El modo semiautomático es casi idéntico, pero requiere la autorización del operador para que se complete la operación. En otras palabras, antes de transmitir el informe, puede comprobar que todo está correcto y confirmar el envío. En la versión manual, por otro lado, puede aprovechar Zak para rellenar el formulario, que luego debe guardarse en su ordenador y enviarse manualmente al portal oficial.

Los informes generados siguen siendo accesibles durante un determinado período de tiempo y pueden descargarse cuando se desee. Además, si algo sale mal en el proceso de envío automático o semiautomático, Zak envía una notificación por correo electrónico para advertir de errores o problemas.

La plantilla genérica para todas las demás necesidades

Para todos aquellos países para los que aún no se ha preparado un informe dentro de Zak, es posible configurar el informe PII genérico que incluye los datos de check-in. En este caso, la opción de envío es solo manual, por lo que -una vez creado el documento- debe descargarlo a su ordenador y enviarlo a través del portal de referencia.

Tiempos compartidos

¿Y si usted es propietario de varias propiedades? No hay problema: Zak también le permite gestionar los la multi propiedad, tanto dentro del mismo país como en diferentes países. En el primer caso, de hecho, todo lo que tiene que hacer es marcar las habitaciones con etiquetas personalizadas, para distinguir a qué propiedad pertenecen (por ejemplo, «mar» o «montaña»), y activar el modo «Multi Propiedad» dentro de PII, configurando las diferentes propiedades. Al hacerlo, la configuración y la producción de archivos se mantendrán separadas para cada estructura. Un procedimiento similar también se aplica en el caso de cadenas con hoteles situados en diferentes países, por lo que es posible iniciar sesión por separado según la propiedad y decidir libremente en qué PII enviar.

Informes institucionales en detalle

Hemos visto que Zak está programado para conocer los plazos, los datos y el formato requeridos para cada país (o, en el caso de Italia, cada región) necesarios para generar el informe correspondiente. Para comprender mejor cómo se traduce esto en la práctica, revisemos las principales características de cada uno.

ROAT (Andorra)

Exigido por el Registre d’Ocupació d’Allotjaments Turístics de Andorra, incluye los siguientes detalles:

• check-ins (no check-outs);
• tanto huéspedes nacionales como extranjeros;
• huéspedes mayores de 16 años.

Se proporciona para los tres modos de envío (manual, semiautomático y automático) y cada huésped se envía solo una vez.

INE (Chile)

En este caso, el envío es solo manual y debe realizarse en el portal del Instituto Nacional de Estadística de Chile. Los detalles incluidos son:

• check-ins;
• check-outs;
• información sobre ocupación y precios;
• huéspedes nacionales;
• huéspedes extranjeros.

Sire (Colombia) También es solo manual enviar el informe Sire, que es requerido para el Departamento de Turismo de Colombia, que incluye:

• check-ins;
• check-outs;
• solo huéspedes extranjeros, por lo que no hay colombianos.

Cada huésped también se envía solo una vez.

Elstat (Grecia)

El informe institucional requerido por la Autoridad Estadística Helénica, prevé la agrupación de los huéspedes del establecimiento por país de residencia: este es por tanto el único campo requerido por el hotelero, que puede producir el formulario mensualmente a través de Zak y subirlo manualmente al portal del Instituto.

Istat (Italia)

En Italia se requieren dos tipos de informes con diferentes propósitos: Istat (Instituto Nacional de Estadística italiano), con fines estadísticos, y Alloggiati, destinado a la Policía de Estado italiana. El informe Istat incluye:

• check-ins (los check-outs dependen de la Región);
• información sobre el empleo (según la Región);
• huéspedes nacionales;
• huéspedes extranjeros.

Además del envío manual, semiautomático y automático, existe también la opción para algunas regiones de restablecer el informe y volver a enviarlo en caso de errores o cambios de última hora en la reserva posterior al envío.

Alloggiati (Italia) En cuanto al informe Alloggiati o «planillas» Alloggiati, como se les llama, Zak incluye:

• solo llegadas para el día;
• huéspedes nacionales;
• huéspedes extranjeros.

Cada huésped se envía solo una vez. El momento del envío, que puede realizarse en todos los modos, depende de la duración de la estancia: si el huésped se queda varios días, el hotelero dispone de 24 horas; mientras que si se queda solo una noche, el envío debe realizarse inmediatamente después del check-in. También es importante recordar que es obligatorio conservar los recibos del envío del informe en caso de controles.

Here’s the translation of the remaining English text into Spanish:

SEF (Portugal)

El informe SEF es requerido por la Policía de Seguridad Pública portuguesa y solo puede transmitirse en modo manual con los siguientes datos:

• check-ins;
• check-outs;
• solo huéspedes extranjeros, por lo que no hay portugueses;
• cada huésped se envía solo una vez.

Los hoteleros tienen hasta 3 días para realizar el envío.

ISTAC (España)

Exportación manual también para el informe necesario para el Instituto Nacional de Estadística de las Islas Canarias. La información incluida es:

• check-ins;
• check-outs;
• ocupación y precios;
• huéspedes nacionales;
• huéspedes extranjeros.

EUSTAT (España)

El Instituto Vasco de Estadística solicita un informe similar al de ISTAC pero válido solo para el País Vasco. También se agrega el país de residencia y la Ciudad o código postal a la información del huésped. El informe debe producirse mensualmente y puede enviarse automáticamente.

INE (España)

El informe INE está dirigido al Instituto Nacional de Estadística español. Puede enviarse manualmente y debe contener los siguientes detalles:

• check-ins;
• check-outs;
• información sobre ocupación y precios;
• huéspedes nacionales;
• huéspedes extranjeros.

Viajero (España)

En cambio, la Policía Nacional española requiere un informe específico, con información sobre:

• check-ins (no check-outs);
• huéspedes nacionales con al menos 16 años de edad;
• huéspedes extranjeros con los mismos criterios de registro que los huéspedes nacionales;

El hotelero dispone de aproximadamente 72 horas para realizar el envío y cada huésped debe enviarse solo una vez.

Los criterios estrictos y las diferentes variables para cada país hacen que estos procedimientos sean bastante onerosos si no se cuenta con el apoyo de la tecnología: ¡Zak de WuBook también lo hace!