Estimados WuBookers, la digitalización y la desmaterialización son tendencias que también afectan desde hace tiempo al sector hotelero, expuesto a la creciente demanda de eficiencia y privacidad por parte de los clientes. Por este motivo, junto conhabitaciones cada vez más inteligentes y procesos de reserva cada vez más automatizados, también están ganando terreno los denominados «hoteles sin llaves». Gracias a dispositivos tecnológicos especializados (similares a los que ya se utilizan en muchos bed and breakfast, alquileres vacacionales y establecimientos no hoteleros), incluso los hoteles más tradicionales pueden adaptarse a esta nueva realidad: veamos cómo.

¿Qué son los hoteles sin llaves y cómo funcionan?

«Hotel sin llaves» significa literalmente un hotel sin llaves y se refiere a establecimientos que no utilizan dispositivos físicos de acceso a las habitaciones. Esto excluye tanto las llaves metálicas tradicionales como las tarjetas magnéticas, que siguen siendo muy utilizadas hoy en día. Entonces, ¿cómo se accede a la habitación? Existen varios sistemas, que van desde los más sencillos hasta los más avanzados, que permiten a los huéspedes ser autosuficientes en todo momento sin tener que preocuparse por recoger o devolver las llaves en recepción durante el check-in y el check-out. Además de la ausencia de llaves, de hecho, estas soluciones son en su mayoría sin contacto, lo que significa que funcionan sin ninguna interacción personal con el personal del hotel. Estas son las principales.

Código PIN

La versión más sencilla es el sistema de código PIN. El huésped recibe un código de identificación en su teléfono (u otro dispositivo proporcionado por el hotel) y, para entrar, simplemente lo introduce en el teclado situado fuera de la habitación. Esta opción es muy práctica porque es fácil, inmediata e intuitiva, y ni siquiera requiere conexión a Internet.

Aplicación del hotel

En este caso, el huésped descarga la aplicación del hotel en su smartphone y recibe un código de desbloqueo digital cuando la habitación está lista. Para acceder, solo tiene que tocar o deslizar el dedo por su smartphone: la aplicación se comunica directamente con la cerradura y la puerta se abre. Como alternativa, existen microchips que funcionan de la misma manera pero sin una aplicación vinculada: en ambos casos, sin embargo, se requiere una conexión Wi-Fi.

Código QR

Similar a un código PIN, pero utilizando un código QR, que se genera y se envía al huésped por correo electrónico o SMS. Para abrir la puerta, el huésped debe mostrar el código QR recibido en su teléfono al escáner externo para desbloquearla. Por lo general, con estos dispositivos, la conexión a Internet es opcional.

Sistemas biométricos

Mucho más avanzados, los sistemas biométricos solo se han implantado hasta ahora en unos pocos hoteles de lujo. El reconocimiento facial o de huellas dactilares es sin duda de vanguardia, pero puede requerir un hardware bastante caro, especialmente para garantizar la privacidad de los huéspedes y la protección de datos.

Reconocimiento de voz

Igualmente en sus inicios, pero que merece la pena conocer, está la tecnología basada en el reconocimiento de voz del huésped. Para que todo funcione, también necesitarás un altavoz inteligente o asistente móvil que pueda recibir la orden y abrir la puerta.

Ventajas y desventajas de las soluciones sin llave

Diversas y actualizadas, las soluciones sin llave tienen muchos aspectos positivos, pero también requieren algunas consideraciones que vale la pena conocer para tomar una decisión informada y adaptada a las necesidades de tu establecimiento y tu clientela.

5 buenas razones para convertirse en un hotel sin llaves

Las soluciones sin llaves están en línea con las tendencias actuales en tecnología y la evolución del sector, y ofrecen varias ventajas, tanto para los huéspedes como para el personal del hotel. Por ejemplo:

1. Eliminan las colas y las largas esperas en el check-in: imagina lo maravilloso que sería ofrecer a tus huéspedes la opción de llegar al establecimiento e ir directamente a su habitación sin pasar por recepción. Eso es exactamente lo que ocurre con los sistemas sin llaves, que garantizan un proceso fluido y sin complicaciones;
2. Permiten que el personal trabaje de forma más eficiente: evitar a los huéspedes largas esperas también significa prevenir situaciones incómodas o tensas que luego pueden recaer sobre el personal. Lidiar con la insatisfacción de los clientes puede causar estrés y desgastar al personal, reduciendo la calidad del servicio. Además, estos sistemas pueden seguir operativos incluso por la noche en sustitución del personal de recepción;
3. Mejoran la seguridad y reducen los costes: olvídese del problema de las llaves perdidas o duplicadas. Con las soluciones sin llave, la seguridad se ve reforzada (los códigos son de un solo uso y se pueden regenerar en un instante), en parte porque no hay dispositivos físicos que se puedan perder o copiar y, por consiguiente, no hay costes asociados a la impresión de nuevas tarjetas;
4. Controlar el acceso de los huéspedes incluso de forma remota: la cuestión de la seguridad podría, sin embargo, suscitar algunas preocupaciones entre los hoteleros. Pues bien, los sistemas funcionan de forma remota, controlando todos los accesos de los huéspedes: de esta manera, siempre es posible verificar los movimientos de entrada y salida e intervenir si es necesario;
5. Garantizar una mayor privacidad: cada vez más clientes afirman que aprecian las soluciones tecnológicas que evitan el contacto humano. Esto está garantizado en los hoteles sin llaves porque, como hemos mencionado, todos los métodos descritos son también sin contacto y protegen la privacidad del cliente;

Posibles inconvenientes y consideraciones

Como todas las innovaciones, las soluciones sin llave pueden requerir algunos ajustes, principalmente por parte del hotel, que debe adaptarse a la nueva tecnología e implementar los nuevos sistemas, tanto a nivel práctico como operativo. Además de los cambios estructurales, hay que tener en cuenta la formación del personal; sin embargo, las funciones del personal no se eliminan por completo: sigue siendo necesario prestar asistencia en caso de problemas temporales o apoyo humano a los huéspedes que encuentren dificultades.

Los aspectos medioambientales y económicos se sitúan en algún punto intermedio entre las ventajas y los inconvenientes. Es cierto que eliminar las tarjetas de plástico supone reducir la cantidad de residuos de este material; por otro lado, sin embargo, la propia tecnología consume energía y recursos naturales para funcionar.

Desde un punto de vista económico, sin embargo, es posible que, al eliminar el contacto humano, también perdamos oportunidades de ventas adicionales y cruzadas, especialmente si estas no se compensan con otros canales y estrategias, como el marketing por correo electrónico, por ejemplo.

Qué tener en cuenta al elegir una solución digital

Dejando a un lado las ventajas y desventajas generales, para determinar qué solución es realmente la adecuada para nosotros, resulta útil tener en cuenta algunos factores muy prácticos.

1. Integración con el software de gestión

La tecnología sin llave debe comunicarse a la perfección con el PMS, el sistema de gestión hotelera, para que todo el proceso sea verdaderamente eficiente sin interferir en las operaciones internas. Por lo tanto, antes de adquirir un sistema sin contacto, asegúrese de verificar sus posibles aplicaciones y cómo se integra con su software de gestión hotelera.

2. Medidas de protección de datos actualizadas

Si bien es cierto que estos sistemas mejoran la seguridad del establecimiento, también lo es que, dado que utilizan datos e información de contacto de los clientes, deben a su vez cumplir con las normas de seguridad online vigentes en el país donde se utilizan. Por este motivo, es importante asegurarse de que los protocolos de protección de datos sean válidos y estén actualizados.

3. Facilidad de uso

Por último, no olvide que serán usted y su personal quienes lo utilicen. Por lo tanto, es importante programar una sesión de formación específica con el proveedor y verificar que el sistema sea fácil e intuitivo de usar. ¡Lo último que desea es agilizar los procedimientos de registro de los huéspedes y, al mismo tiempo, aumentar la carga de trabajo de su personal!

Zak de WuBook y Rivola: aplicaciones hoteleras sin llave en busca de la excelencia

¿Y si le dijéramos que, precisamente para dar respuesta a todas estas necesidades, hemos colaborado en la creación de una aplicación dedicada al auto-check-in con un sistema sin llave? Así, de la colaboración de nuestros respectivos equipos técnicos, nació Rivola App, la aplicación hotelera que se integra a la perfección con Zak, el PMS de WuBook, y agiliza todas las operaciones de check-in y acceso a las habitaciones.

Antes de llegar al hotel, los huéspedes reciben un código de identificación de la reserva que simplemente introducen en el monitor de la propiedad. Allí, tras completar el reconocimiento facial remoto (comparación facial) en solo unos pasos, reciben un segundo código que se utiliza para desbloquear la cerradura electrónica de la habitación o la caja de llaves que contiene las llaves. De esta forma, el hotelero puede estar seguro de dar la bienvenida a los huéspedes esperados: los sistemas de detección de vida y antisuplantación proporcionan una tranquilidad total a los gestores, ya que garantizan que el huésped está físicamente presente frente a la cámara o el sensor y que no hay ningún intento de fraude mediante vídeo, máscaras u otros métodos.

No solo eso, sino que los usuarios de la versión web de la aplicación Rivola también pueden confiar en la geolocalización del teléfono móvil del huésped: de esta forma, el anfitrión puede estar seguro de que el huésped se encuentra realmente en el establecimiento, lo que elimina el riesgo de registros fraudulentos por parte de terceros.

Por otro lado, los viajeros son autónomos y se les guía paso a paso a través del procedimiento de acceso a la habitación, mientras que el personal del hotel puede centrarse en otras tareas.

De hecho, una de las ventajas de la aplicación Rivola es su perfecta integración con la recepción física. En otras palabras, el hotelero puede decidir si activar solo la aplicación, y cuándo, o dar al huésped la libertad de elegir entre la recepción física o el registro virtual. Y, por supuesto, funciona en muchos idiomas.

Es cierto que las soluciones sin llave pueden suscitar algunas dudas, pero una vez que encuentres la adecuada para ti, no querrás volver atrás.