Preautorización de tarjetas de crédito: cómo funciona para los hoteles

Estimados WuBookers, las reservas online son una gran comodidad, pero pueden presentar algunos inconvenientes. Como ventas a distancia -tanto en el tiempo como físicamente- hay muchas variables en juego: ¿qué pasa si el cliente no se presenta? ¿Y si la tarjeta con la que reservó la habitación es falsa? ¿O no dispone de fondos suficientes?
Por eso, entre los métodos de garantía para hoteleros y gestores inmobiliarios está la preautorización de tarjetas de crédito: veamos en detalle en qué consiste y cuándo merece la pena utilizarla.

Preautorización de tarjetas: qué es y cómo funciona

La pre autorización, como la propia palabra indica, es una autorización previa al pago, pero no coincide necesariamente con el pago propiamente dicho.
En realidad, se trata de una inmovilización temporal de dinero que el hotelero solicita por adelantado, como garantía de la reserva. La cantidad objeto de la pre autorización no se transfiere de la cuenta del cliente al hotel (por lo que no hay movimiento bancario), sino que sólo se «congela» para garantizar su disponibilidad antes de que se confirme la estancia.
En otras palabras, es una forma de protección que los establecimientos pueden exigir, especialmente para las reservas online, para verificar la validez de los datos de la tarjeta y asegurarse de la cobertura financiera del huésped.

La autorización previa tiene unos plazos que suelen ser de unos pocos días y, por lo tanto, se solicita con no más de 7-15 días de antelación al vencimiento del pago. Demasiada antelación, de hecho, podría generar un conflicto con la política de cancelación o dar lugar a que se solicite al huésped una nueva preautorización. A este respecto, si la solicitud de preautorización no tiene éxito, se puede solicitar otra tarjeta al huésped.

Pero, ¿a cuánto asciende el importe y cómo asignarlo? No hay una regla fija, y cada hotelero puede retener una cantidad diferente según su criterio. Por ejemplo, puede ser igual al coste de la primera noche, o al de los gastos de cancelación, o incluso una cantidad superior para cubrir posibles daños.

Posibles escenarios: desbloqueo o pago

Supongamos el caso de un cliente que ha reservado una habitación por Internet con cancelación gratuita en los 20 días siguientes a la fecha de entrada y ha recibido correctamente la solicitud de preautorización del hotel.
Los principales escenarios posibles en este punto son tres:

• el cliente confirma la reserva y se aloja en el hotel. En ese momento, el hotel puede cobrar el importe preautorizado, que se convertirá en un pago efectivo (por un importe igual o inferior, nunca superior), y el huésped sólo tendrá que abonar la diferencia que pueda haber en la factura total. En este caso, la preautorización actúa como anticipo;
• el cliente cancela la reserva dentro del plazo de la penalización. La preautorización se libera: el importe volverá a estar disponible en la cuenta en un plazo que dependerá del banco que la emita, del operador del circuito y del método de anulación;
• el huésped no se presenta (no show) o cancela fuera de plazo: si las políticas de cancelación lo permiten, se puede cobrar el importe preautorizado.

Ventajas de la autorización previa para hoteles y clientes

Este método de garantía tiene muchas ventajas, tanto para el hotelero como para el cliente.
El hotelero, como ya hemos dicho, tiene una forma de reducir el riesgo de fraude verificando de antemano la validez y la capacidad de la tarjeta. La preautorización también permite al hotelero protegerse, al menos parcialmente, incluso si la reserva no se realiza en el plazo previsto o si el cliente no se presenta.

Por otra parte, desde el punto de vista del viajero, la preautorización no conlleva ninguna obligación de pago por adelantado, sino que puede convertirse fácilmente en un anticipo o, viceversa, liberarse en su totalidad. Por último, es importante recordar que los datos sensibles relacionados con el pago no se comparten, sino que se anonimizan gracias a la tokenización automática.

Cómo gestionar eficazmente la preautorización

Como habrá adivinado, la autorización previa requiere una gestión precisa y exacta para cada instancia y cliente. De hecho, es importante llevar un registro de cuándo se solicita (recuerde que tiene una duración limitada) y dentro de qué plazo se puede cobrar antes de que se libere automáticamente.
Cuando nos enfrentamos a diferentes planes de tarifas y a un gran número de reservas en línea, es fácil que algo se escape. Para evitar que esto ocurra, es esencial contar con un PMS hotelero que gestione las preautorizaciones por usted.

Zak, el software de gestión de propiedades de WuBook para propiedades hoteleras, ofrece la posibilidad de gestionar todo el procedimiento. Gracias a nuestro software podrás:

• establecer normas personalizadas para la preautorización (importe en cifras o porcentaje, número máximo de días para solicitarla antes del check-in)
• enviar la solicitud al cliente para que éste introduzca los datos de su tarjeta en la página dedicada a los huéspedes;
• registrar la tarjeta y verificarla
• retirar el importe preautorizado total o parcialmente, en unos pocos clics;
• registrar el pago y gestionar la contabilidad.

También podrá decidir si establecerlo como único método de garantía o configurar múltiples alternativas para ofrecer a sus huéspedes.
La preautorización es un sistema muy extendido y eficaz cuando se gestiona con las herramientas adecuadas: Zak es una de ellas.