Estimados WuBookers,

Si formáis parte del grupo de profesionales que mantienen su alojamiento abierto durante todo el año, seguramente ya habréis notado las fluctuaciones en las reservas según la temporada. Aunque la temporada alta no presenta problemas ni riesgos específicos (salvo el overbooking), la caída de la demanda durante la temporada baja puede resultar difícil de gestionar. ¿Cómo pueden aumentar las reservas de alojamientos locales, B&B y hoteles durante estos meses?

Analicemos juntos los principales aspectos a tener en cuenta y las estrategias recomendadas para sacar el máximo partido a los cambios estacionales.

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Consideraciones preliminares para afrontar la temporada baja

Al igual que ocurre con cualquier estrategia eficaz, las estrategias dirigidas a la temporada baja exigen, en primer lugar, la recopilación de información sobre el alojamiento y el contexto en el que opera.

¿Cuándo es su temporada baja?

Puede parecer obvio, pero la temporada baja no es igual para todos los negocios y depende, en gran medida, de la ubicación. Por ejemplo, los alojamientos vacacionales y los hoteles situados en localidades costeras registran una caída en las ventas sobre todo entre el otoño y el invierno, mientras que esta es la temporada alta para los chalés y los hoteles de montaña.

El primer paso consiste, por lo tanto, en definir qué supone la temporada baja para tu alojamiento, teniendo en cuenta sus características específicas y, a ser posible, el historial de reservas. Al analizar estos factores, podrás comprender las tendencias a lo largo del tiempo e identificar con precisión los períodos de mayor y menor demanda, para actuar de forma específica.

Incluso las ciudades históricas, como Roma, Florencia y Venecia, a pesar de estar acostumbradas a un flujo casi continuo de turistas, registran una disminución del número de visitantes durante la temporada baja o un cambio en el perfil de los viajeros. El público objetivo es precisamente el segundo aspecto que recomendamos analizar antes de pasar al plan de gestión.

¿Quién es su público objetivo y a quién está dejando fuera?

La temporada baja no es igual para todos, ni siquiera en lo que respecta a los huéspedes. Se lo explicamos mejor: las familias con niños suelen viajar durante las vacaciones escolares o en períodos de vacaciones prolongadas. Por el contrario, las parejas jóvenes y los profesionales en activo tienen menos limitaciones relacionadas con el calendario.

Comprender quién es su público objetivo principal le ayudará no solo a prever el comportamiento de los huéspedes durante los periodos de mayor demanda, sino también a crear ofertas que fomenten las reservas cuando la demanda es menor.

Además de analizar a los clientes actuales, es igualmente importante identificar a qué públicos aún no está llegando y a los que podría intentar atraer para compensar la caída de la demanda en temporada baja.

De hecho, existen determinados grupos más predispuestos a viajar en esta época del año, como:

• Parejas sin hijos, que no están condicionadas por el calendario escolar y buscan momentos de descanso y bienestar a lo largo del año, lejos de las aglomeraciones típicas de la temporada alta.
• Los trabajadores remotos y los nómadas digitales, que viajan por motivos que van más allá de las vacaciones tradicionales y tienen libertad para viajar fuera de los períodos habituales de descanso.
• Pequeños grupos, como grupos de amigos, familias o comunidades con intereses comunes, que se reúnen en destinos vacacionales para participar en actividades conjuntas, como retiros de lectura, yoga y otras experiencias, aprovechando los precios más bajos.
• Viajeros de la tercera edad, que buscan tranquilidad y estancias más prolongadas, y que suelen ser más propensos a tomarse vacaciones de varios días y, en ocasiones, disponen de presupuestos más elevados.

¿Cuáles de estos públicos, u otros, podrían estar interesados en tu alojamiento durante la temporada baja?

¿Cómo está la competencia?

Destacar frente a la competencia siempre es deseable, tanto desde el punto de vista del marketing como de la estrategia comercial. Sin embargo, eso no significa que las soluciones adoptadas por los competidores no puedan funcionar también para ti. Estudiar las estrategias de otros alojamientos puede, de hecho, proporcionar información útil para desarrollar u optimizar tu propia estrategia.

Por eso, es esencial observar el mercado y evaluar cómo funcionan los B&B y los hoteles de los alrededores: ¿cierran durante todo este periodo y solo vuelven a abrir en la siguiente temporada? ¿Ajustan los precios y las tarifas? ¿Modifican el tipo de oferta?

No es necesario realizar un estudio detallado de todos los establecimientos, pero tener una visión general sin duda resultará ventajoso.

7 consejos para aumentar las reservas durante la temporada baja

Otro análisis esencial se refiere a los costes operativos del alojamiento y a las posibles medidas temporales de reducción de gastos, con el fin de garantizar la sostenibilidad del negocio durante la temporada baja.

Teniendo esto en cuenta, es aconsejable revisar la estrategia y empezar por algunas buenas prácticas generales, que deben ponerse a prueba y evaluarse caso por caso y, siempre que sea posible, combinarse entre sí.

1. Ajusta las condiciones de reserva

Durante la temporada alta, las restricciones en las reservas pueden ser una herramienta útil para aumentar la tasa de ocupación y garantizar que las habitaciones se vendan en las mejores condiciones para el propietario. Sin embargo, esto puede no ser aplicable a la temporada baja, durante la cual el proceso de reserva debe ser lo más sencillo e inmediato posible.

Por ello, es preferible:

• Ampliar el plazo de reserva: permitir reservas con bastante antelación y también hasta el último momento.
• Evitar restricciones en la duración de la estancia, como un número mínimo o máximo de noches, que puedan ahuyentar a posibles huéspedes.
• Aplicar políticas de cancelación sin penalizaciones o, al menos, con condiciones flexibles, para fomentar las reservas.

Estos mismos criterios pueden aplicarse para resolver otros problemas que dificulten o retrasen las reservas en determinados canales. Algunas OTA, por ejemplo, imponen diversas restricciones que pueden afectar a la experiencia del usuario, como la necesidad de enviar una solicitud previa al anfitrión o de presentar una foto de perfil.

Al eliminar estos requisitos, es posible que pierdas algo de control, pero ganarás flexibilidad y tendrás acceso a un público más amplio.

2. Revisa la estrategia de precios con descuentos y tarifas especiales

Los descuentos y las tarifas especiales son algunas de las principales herramientas para aumentar las reservas prácticamente en cualquier época del año, y la temporada baja no es una excepción.

Sin embargo, ten cuidado al crear tus ofertas: unos precios demasiado bajos y sin una justificación aparente pueden perjudicar la imagen del alojamiento o la percepción de su valor.

Por eso, además de limitarte a reducir el precio de la estancia, puedes incluir servicios complementarios que suelen estar excluidos de la tarifa estándar, como el check-in anticipado (early check-in), el check-out tardío (late check-out), el desayuno o el acceso al spa, si está disponible.

Los fines de semana suelen tener más demanda que los días laborables, pero eso no significa que las tarifas no puedan variar a lo largo de la semana.

Para impulsar las ventas, puede implementar un sistema de descuentos válido solo de lunes a viernes —por ejemplo, tres noches por el precio de dos— manteniendo inalteradas las tarifas de sábado y domingo.

3. Amplíe su base de huéspedes con paquetes y colaboraciones

Los paquetes vacacionales y las colaboraciones con agencias y empresas locales pueden ayudarle a ampliar la base de huéspedes de su alojamiento con un esfuerzo relativamente reducido.

De hecho, existen categorías de viajeros interesados en experiencias gastronómicas y enoturísticas tradicionales o en itinerarios diferenciados, que resultan más difíciles de organizar cuando el destino está saturado. Estos públicos pueden atraerse mediante ofertas especializadas, desarrolladas en colaboración con socios locales.

Ampliar o adaptar la oferta para atraer también a personas que normalmente no se alojan en su establecimiento puede ser una estrategia eficaz para mejorar la ocupación en los meses de menor demanda.

Lo mismo se aplica a los grupos y a los denominados viajeros SMERF. Piense, por ejemplo, en grupos escolares, bodas o viajes para personas mayores. Integrar las redes y colaboraciones adecuadas puede ayudar a garantizar un flujo regular de clientes que vuelven, incluso durante la temporada baja.

Si la gestión de grupos le parece complicada, podría plantearse eliminar algunas barreras a la reserva, permitiendo, por ejemplo, la estancia de mascotas, un factor decisivo para determinados huéspedes.

No se olvide tampoco de los viajes de negocios. Estar al tanto del calendario de ferias profesionales, eventos y otras iniciativas en la región y adaptar la oferta en función de esas fechas puede ser una estrategia eficaz, no solo para aumentar las reservas de alojamiento, sino también para atraer clientes a las salas de reuniones o a los restaurantes del establecimiento.

En cuanto a los espacios disponibles, intente averiguar cuáles son las opciones más atractivas para su público objetivo. Los alojamientos demasiado grandes, como habitaciones con varias camas o unidades destinadas a grupos numerosos, pueden resultar excesivos para parejas o viajeros de negocios.

Puede resultar más rentable modificar temporalmente la distribución de estos espacios o cerrarlos durante la temporada baja, manteniendo el resto del alojamiento en funcionamiento.

4. Promociona tu alojamiento en línea, incluso mediante publicidad de pago

Durante la temporada baja, los ingresos disminuyen, pero la competencia también puede ser menor. Esto representa una oportunidad potencial para ganar visibilidad y reducir los costes de promoción en línea.

Las mismas acciones de marketing que se llevarían a cabo durante la temporada alta, a un coste superior —como las campañas de Facebook Ads y Google Ads— pueden implementarse fuera de ese periodo con inversiones más reducidas.

Al mantener una presencia publicitaria constante a lo largo del tiempo, también podrá optimizar el presupuesto cuando vuelva la temporada alta, obteniendo ventajas financieras y competitivas.

Por este motivo, no debe dejar de promocionar su alojamiento durante la temporada baja, tanto en línea como fuera de línea. Por el contrario, debe mantener una estrategia de comunicación lo más integrada posible, utilizando diferentes canales para llegar a los huéspedes potenciales.

5. Aprovecha los contactos que ya tienes

Conseguir un nuevo cliente cuesta más que fidelizar a uno ya existente. Esta regla también se aplica a la temporada baja, cuando la falta de reservas hace que la gestión de los costes sea especialmente importante.

Es en este contexto donde una campaña de marketing por correo electrónico puede resultar eficaz y, en general, relativamente económica.

Si ya dispone de una base de datos de clientes que se han alojado anteriormente en su hotel o B&B, ¿por qué no volver a ponerse en contacto con ellos para ofrecerles, por ejemplo, tarifas especiales y exclusivas?

Lo ideal es crear campañas promocionales periódicas, enviadas con regularidad, para mantener el contacto con antiguos huéspedes, reforzar su fidelidad e incentivar nuevas reservas, incluso a través de recomendaciones a familiares y amigos.

Una estrategia similar puede aplicarse a personas que ya se han puesto en contacto con usted anteriormente, por ejemplo, para solicitar un presupuesto u obtener información, pero que finalmente no reservaron, así como a clientes que cancelaron una reserva.

El mensaje deberá adaptarse a cada situación. No obstante, si esas personas mostraron interés en su alojamiento en el pasado, podrían volver a interesarse, esta vez con una experiencia aún más satisfactoria.

Todo esto puede traducirse en ventas directas, sin tasas ni comisiones de intermediarios: una excelente fuente de ingresos cuando el alojamiento no está funcionando a pleno rendimiento.

6. Actualiza los contenidos según la época del año

En general, recuerda mantener siempre tu presencia en línea y prometer solo lo que realmente puedas ofrecer. Esto también se aplica a las fotografías y a las descripciones del alojamiento.

Las redes sociales y la página web deben incluir fotografías de las épocas del año con menor demanda, valorizando esos periodos y permitiendo a los huéspedes potenciales imaginarse cómo sería una estancia en esa época.

Actualizar los textos para destacar las comodidades del alojamiento y los atractivos de la región más relevantes para cada estación es una buena forma de despertar la curiosidad sin crear expectativas poco realistas.

Sin embargo, mantener la coherencia en la comunicación no significa perder atractivo. Títulos llamativos, como «Un fin de semana romántico envuelto en la atmósfera mágica del mar en invierno» o «Vacaciones de confort y relajación con spas y balnearios», son ejemplos de cómo presentar las ofertas de temporada baja de la mejor manera posible.

Por último, recuerde que las valoraciones positivas son una herramienta de persuasión muy eficaz. Compartirlas en sus canales de comunicación puede ser una forma excelente de animar a los huéspedes potenciales a reservar.

7. Utilice las herramientas adecuadas

Todas las estrategias que hemos abordado hasta ahora se ven facilitadas por las herramientas digitales adecuadas, que simplifican el trabajo de hoteleros, gestores y anfitriones, garantizando al mismo tiempo coherencia y eficiencia para los huéspedes.

El Sistema de Gestión de Alojamientos (PMS) es una de esas herramientas y permite gestionar todos los aspectos del alojamiento, sobre todo cuando se trata de un sistema integrado, como Zak, el software de gestión de WuBook para hoteles, B&B y alojamientos vacacionales.

Gracias a sus funcionalidades específicas y a los módulos adicionales, Zak permite:

• Definir, modificar y actualizar tarifas, adaptándolas individualmente a cada canal, incluidas las OTA y la propia página web.
• Ajustar los precios y las condiciones de reserva según el calendario, definiendo tarifas y políticas con antelación o adaptándolas a la estacionalidad.
• Crear reglas y procesos automatizados que aumenten o reduzcan los precios en función de la disponibilidad u otros parámetros, como el volumen diario de reservas.
• Crear paquetes que incluyan alojamiento y otras experiencias, o gestionar reservas alternativas, como el uso de salas de conferencias y mesas de restaurante.
• Supervisar y analizar datos históricos, incluso mediante estadísticas, y evaluar las tendencias del negocio y la gestión de ingresos (revenue management) para mejorar las ventas a lo largo del tiempo.

El elevado nivel de personalización y la flexibilidad de la plataforma permiten hacer frente a la temporada baja e implementar las principales estrategias para aumentar las reservas.

Por otro lado, no estar preparado para un período que ya de por sí es complicado puede agravar las dificultades y reducir aún más las oportunidades de generar ingresos.