Estimados WuBookers, hoy abordamos un tema muy importante para todos los que formamos parte del sector hotelero: agilizar el check-in en el hotel. De hecho, el momento de la llegada y el check-in pueden tener un impacto positivo o negativo en los viajeros. Por eso es importante intentar que este proceso sea agradable, eficiente y rápido. Veamos qué nos puede ayudar a conseguirlo.
¿Cómo se puede agilizar el registro de entrada en el hotel?
A nadie le gusta empezar sus vacaciones haciendo cola en la recepción del hotel, y una larga espera puede generar insatisfacción. Esta situación frustra a los huéspedes y también puede crear dificultades para el personal. Tratar con huéspedes irritados o sensibles no siempre es fácil, y gestionar a muchas personas impacientes al mismo tiempo es, sin duda, todo un reto.
Otros huéspedes del hotel también pueden verse afectados por las aglomeraciones en la recepción: la zona puede quedar bloqueada por el equipaje y las maletas; y puede resultar difícil o llevar mucho tiempo comunicarse con el personal, incluso para peticiones rápidas o sencillas.
Por eso es importante intentar agilizar el registro de entrada mediante unas cuantas medidas sencillas pero eficaces.
Ofrecer horarios flexibles para el check-in
En primer lugar, es recomendable ofrecer una mayor flexibilidad en cuanto a los horarios de registro de entrada, permitiendo a los huéspedes llegar en franjas horarias más amplias que las que se suelen ofrecer. De esta forma, evitarás que todos los viajeros lleguen a la misma hora y, en su lugar, fomentarás un flujo más repartido a lo largo del día.
Además, un establecimiento que solo permita el registro de entrada durante dos o tres horas al día puede parecer bastante rígido y menos atractivo que uno que ofrezca más flexibilidad. Se trata, por tanto, de una medida que puede agilizar los trámites de registro de entrada y, al mismo tiempo, aumentar la satisfacción de los huéspedes con el hotel.
Ofrecer early check in y tardío previo pago
Del mismo modo, las opciones de early check in y registro tardío son muy valoradas por los viajeros. Aunque se trata de un servicio de pago, poder registrarse a la hora acordada con el establecimiento puede resultar realmente útil, sobre todo para quienes viajan muy temprano por la mañana o a última hora de la noche. Los horarios del transporte público, por supuesto, son solo una de las razones por las que esta opción puede resultar práctica: no olvidemos, de hecho, que a los huéspedes les encanta sentirse libres, especialmente a la hora de registrarse o dejar la habitación.
Pregunta por la hora prevista de llegada
Otra forma de reducir los tiempos de espera en recepción y agilizar el registro de entrada es intentar anticipar las llegadas en la medida de lo posible. Una vez que un huésped haya realizado una reserva, pregúntale por los horarios de su transporte y cuándo espera llegar al establecimiento. Utilizando el número de tren o de vuelo, también puedes comprobar en tiempo real si hay retrasos o incidencias. Todo esto puede ayudarte a organizar mejor al personal de recepción y a estar preparado para las horas punta, cuando el tráfico de huéspedes es mayor y necesitas gestionar varios registros de entrada a la vez.
Reducir los tiempos de espera con la tecnología
Hay otra cosa que a los viajeros les encanta, además de la libertad, y es poder elegir. Para agilizar el registro de entrada en el hotel, también puedes utilizar el check in automático o el registro de entrada en línea. De esta forma, los huéspedes pueden decidir, en función de sus necesidades y de las opciones que ofrece la tecnología, qué método utilizar, y el tiempo ahorrado beneficiará tanto a ellos como al hotel.
En comparación con otros métodos, que siguen siendo válidos y compatibles entre sí, el auto-check-in tiene la ventaja de ser gratuito para los huéspedes y les permite llegar al hotel cuando lo deseen, sin tener que comunicar horarios u otros detalles del viaje.
Todas las ventajas del check-in en línea
Registrarse para la estancia sin tener que pasar por recepción, a través de la web o de una aplicación, ofrece numerosas ventajas, ya que:
- reduce las colas en el vestíbulo;
- reduce la carga de trabajo del personal;
- mejora la experiencia de los huéspedes.
El registro en línea también es una práctica habitual para quienes ya se han acostumbrado a ella: estos huéspedes, por lo tanto, siempre la elegirán cuando esté disponible, y es posible que incluso la hayan adoptado como un criterio de decisión a la hora de seleccionar hoteles y alojamientos. Pero, ¿cómo se gestiona este proceso y qué tecnología se requiere?
¿Check-in rápido? La solución es un software de gestión hotelera
Los PMS (sistemas de gestión hotelera) o software de gestión hotelera son sistemas automatizados que permiten optimizar muchos aspectos del trabajo en el sector hotelero, incluido el check-in. Zak de WuBook, por ejemplo, es una herramienta sencilla y eficaz que te permite gestionar tu establecimiento cómodamente desde un smartphone, una tableta o un ordenador, y que también facilita mucho la vida a tus huéspedes.
¿Cómo funciona el check-in online en Zak?
Veamos cómo funciona todo el proceso de reserva en un establecimiento que utiliza Zak. Cuando alguien realiza una reserva, el sistema puede enviar un mensaje, preconfigurado por el hotelero, en el que se invita al huésped a rellenar el formulario con sus datos para el registro de entrada en línea. El gestor del establecimiento puede decidir qué información solicitar: puede incluir solo los datos básicos exigidos por las autoridades locales o pedir información adicional. En la configuración, el gestor del establecimiento también puede elegir si exige o no una firma digital por motivos de privacidad.
A continuación, el huésped recibe un enlace para el check-in online, a través del cual puede realizar diversas acciones:
- confirmar, imprimir o cancelar la reserva;
- solicitar una factura;
- ponerse en contacto con el establecimiento;
- realizar otra reserva;
- introducir notas y la hora de llegada;
- dejar una valoración (pero solo después de la salida).
Al igual que el registro presencial, el registro en línea también supone una oportunidad para vender servicios adicionales: desde el mismo enlace, los huéspedes pueden adquirir los extras configurados por el hotelero.
Gracias a este método, los huéspedes pueden introducir sus datos directamente, de forma cómoda y sin suponer una carga para el establecimiento. Esta opción agiliza considerablemente todo el proceso de registro y beneficia tanto al personal como a los huéspedes.
Otras formas de optimizar el registro de entrada con Zak
Zak es una herramienta integral y, como tal, también ofrece otras alternativas para una gestión optimizada del registro de entrada. A través de la aplicación vinculada, puedes escanear el documento de identidad del huésped e introducir automáticamente la información en su perfil, sin tener que teclearla manualmente, lo que supone un importante ahorro de tiempo tanto para el personal como para el huésped que espera en recepción.
Como alternativa, los hoteleros pueden configurar servicios adicionales de pago de su elección en la página de reserva. Entre ellos también pueden incluirse el check-in (y check-out) anticipado y tardío, que el hotelero puede promocionar y personalizar a su antojo: por ejemplo, puede decidir aplicar estas opciones a una habitación concreta, a toda la reserva o a huéspedes individuales.
Por último, para el mercado italiano, también está disponible la función de auto-registro: la aplicación Rivola permite a los huéspedes registrarse por su cuenta y verificar sus documentos sin pasar por recepción, agilizando así todo el proceso y garantizando la máxima privacidad.
El proceso de registro de entrada puede ralentizar las operaciones relacionadas con la llegada de los huéspedes y su acceso a las habitaciones, lo que genera insatisfacción y frustración. Un software de gestión como Zak puede agilizar significativamente este proceso de muchas formas diferentes: es ideal para satisfacer las necesidades de los viajeros y las preferencias de los gestores de los establecimientos.