Estimados WuBookers, entre los muchos parámetros que hay que controlar para mejorar los ingresos de un hotel se encuentra el booking window. Este valor es muy importante para predecir las tendencias del mercado y vender más (y mejor). Descubramos juntos qué es el booking window y cómo se puede calcular y aprovechar.

Booking window en hoteles: qué es

el booking window es el intervalo de tiempo entre la reserva y el primer día de la estancia. Por ejemplo: si un cliente hace una reserva el 1 de febrero para una estancia que comienza el 1 de junio, su ventana de reserva será de 4 meses.

Conocer el booking window media de un hotel ayuda a planificar con antelación las actividades promocionales y a ofrecer ofertas y precios atractivos a los clientes más receptivos en un momento dado.

Por lo tanto, el booking window de reserva es un dato valioso que no debe confundirse con otro parámetro igualmente importante: la ocupación hotelera. Esta última indica el número de habitaciones vendidas (o el número de reservas recibidas) en una ventana de reserva específica y puede expresarse en cifras o en porcentaje.

Analizando ambos indicadores, es posible obtener información esencial sobre los hábitos de reserva de los viajeros y las tendencias de ocupación para planificar mejor sus estrategias de venta.

¿Por qué es útil conocer el booking window?

Como se puede imaginar, no todos los clientes reservan al mismo tiempo, y no todas las semanas del año reciben el mismo nivel de interés. Por esta razón, es necesario referirse a una media: analizando el historial de reservas adquiridas, se puede obtener la media de antelación para cada periodo y utilizarla en su beneficio. A continuación le explicamos cómo.

Aumenta los ingresos durante los periodos de máxima demanda

Imaginemos que gestionamos una propiedad situada en un complejo turístico costero, que se vende principalmente en verano. Hemos descubierto que el plazo medio de reserva para la semana de Ferragosto (mediados de agosto), la temporada alta, es de 60 días. Esto significa que los huéspedes potenciales hacen sus reservas alrededor del 15 de junio, y es probable que ocurra lo mismo con la competencia. Por lo tanto, este es un buen momento para invertir en visibilidad con campañas de marketing de pago e intentar vender más a precios más altos: la demanda será alta y las soluciones disponibles pronto empezarán a escasear, lo que provocará un aumento de los precios.

Sin embargo, ¡tenga cuidado de no vender todas sus habitaciones con demasiada antelación! Tener todas las habitaciones reservadas durante meses puede ser un arma de doble filo: por un lado, evita el riesgo de que queden habitaciones sin vender, pero, por otro, puede provocar una pérdida de ingresos (como hemos dicho antes, cuantas menos habitaciones haya disponibles, más probable es que se vendan a un precio alto, así que ¿por qué llenarlas todas de inmediato?).

Conocer el plazo medio antes del inicio de una estancia te permite ajustar los precios de forma dinámica y, por lo tanto, aumentar los ingresos del hotel.

Impulsar la temporada baja

el booking window también le permite afrontar mejor la temporada baja. Por lo general, antes y después de los periodos de máxima actividad, suele producirse una caída significativa de la demanda. Si sabe que el intervalo medio de reserva para estos periodos es, por ejemplo, de 15 días, puede centrar sus actividades promocionales en este plazo para intentar impulsar sus resultados. Puede enviar correos electrónicos con ofertas especiales o lanzar campañas publicitarias en canales online para fomentar las reservas con descuento.

Otra información importante se refiere a las reservas de última hora: si su establecimiento recibe a menudo solicitudes cercanas a la fecha de llegada, es esencial establecer una tarifa ad hoc para sacar el máximo partido a los viajeros de última hora.

Identificar los mejores canales y productos en los que invertir

Por último, hay un último aspecto a tener en cuenta: los canales de venta. el booking window no es necesariamente la misma en todos los portales. El análisis de este índice puede revelar diferentes tendencias, que pueden explotarse de diversas maneras. Supongamos que quienes utilizan la página web del hotel reservan con mucha antelación en comparación con quienes compran en las OTA: en este caso, deberíamos diversificar las actividades promocionales y sus períodos de activación. Por ejemplo, podríamos decidir patrocinar el hotel en Google Ads para atraer reservas directas con semanas o meses de antelación y lanzar campañas en las páginas web de las agencias solo en una fase posterior, cuando la demanda empiece a crecer también allí.

Entrando en más detalle, podemos obtener datos útiles sobre el tipo de habitación más solicitada en una ventana de reserva específica o sobre los clientes más activos. De este modo, sabremos en qué productos centrarnos y cuándo, o qué palancas de comunicación utilizar. ¿La solución más popular con 30 días de antelación es una habitación doble con cena incluida? Excelente: será conveniente crear paquetes similares y promocionarlos.

¿El segmento del público más propenso a reservar está compuesto por familias con niños? Entonces tendremos que crear mensajes y ofertas adaptados a ellos para estimular las compras. Y así sucesivamente.

3 factores que influyen en el periodo de reserva

El periodo de reserva es el resultado de una media de todas las reservas, pero no se mantiene constante a lo largo del tiempo, y algunos factores imprevistos pueden afectar al momento de venta más que otros.

Entre los principales aspectos que influyen en el booking window se encuentran:

• eventos, conferencias e iniciativas públicas: los conciertos, ferias u otros eventos pueden atraer a varios cientos de personas y, por lo tanto, cambiar el calendario de reservas en comparación con la tendencia habitual, aumentando la demanda incluso en períodos inusuales;
• el origen de los huéspedes, en dos sentidos: las vacaciones relacionadas con el país de origen, que pueden diferir de las del destino; el tiempo necesario para llegar al destino. De hecho, quienes tienen que recorrer largas distancias suelen planificar su viaje con más antelación que quienes se encuentran a solo unas horas de distancia. Por lo tanto, saber quiénes son nuestros huéspedes y de dónde vienen es un elemento esencial a la hora de determinar el plazo de reserva;
• el clima. Especialmente en el caso de los establecimientos vinculados a la estacionalidad (por ejemplo, las estaciones de esquí) o a la presencia de atractivos naturales (pensemos en un hotel que ofrece excursiones panorámicas), el clima también puede influir en la antelación con la que se realizan las reservas.

Tener en cuenta estos factores ayuda a predecir la antelación con la que se realizarán las reservas, pero también a explicar posibles variaciones que pueden parecer inusuales en comparación con los datos históricos.

¿Cómo calcular la ventana de reserva? ¡Con Zak!

Hasta ahora, hemos visto qué es el booking window y cuáles son sus ventajas para una mejor gestión de los ingresos. Pero, ¿cómo se calcula la ventana de reserva? La forma más fácil de hacerlo y aprovecharla es a través del PMS (sistema de gestión de propiedades). Software como Zak, el software de WuBook para hoteles y propiedades, te permite recibir, registrar y supervisar las reservas y, por lo tanto, también ofrece una visión completa de su rendimiento a lo largo del tiempo.

En el área de Estadísticas de rendimiento, Zak proporciona una gran cantidad de datos, incluida el booking window medio para cada día, mes o año, según elija el hotelero.

No solo eso, sino que también es posible filtrar los resultados por diferentes parámetros, como la habitación y el portal de ventas, y así obtener información importante sobre los alojamientos más populares y el rendimiento de los canales individuales. Esta información, como hemos dicho, se puede utilizar para planificar acciones y campañas específicas.

Zak también permite asignar una etiqueta personalizada a cada reserva (por ejemplo, «negocios», «ocio», «familia», etc.) y ver los resultados de las seleccionadas. Con solo unos clics, se pueden obtener detalles sobre el booking window y el público objetivo, que son útiles para quienes se dedican a la promoción y la gestión de ingresos.

el booking window es un dato fundamental que un PMS como Zak te permite calcular con precisión y cruzar con muchos otros indicadores para optimizar los recursos y las inversiones. Conocer el booking window de tu hotel te ayuda a centrar tus esfuerzos cuando y donde son necesarios, minimizando el desperdicio y maximizando los ingresos.