Estimados WuBookers, trabajar con grupos puede ser muy rentable, pero requiere una organización perfecta para evitar errores que puedan repercutir negativamente en el servicio y la experiencia de los huéspedes. Por eso, los hoteleros utilizan desde hace tiempo una herramienta dedicada a la gestión previa de los viajeros en grupo: la rooming list.

¿Qué es una rooming list y para qué sirve?

Una rooming list es una lista de huéspedes previstos, que incluye detalles útiles para distribuirlos correctamente entre las distintas habitaciones, satisfaciendo las necesidades y expectativas de todos.

La información esencial que suele incluirse en una rooming list incluye:

• nombre y apellidos del huésped
• fechas de entrada y salida;
• datos personales para los informes institucionales y la presentación a las autoridades (en los países en que sea obligatorio);
• dirección de correo electrónico y datos de contacto del huésped ;
• tipo de habitación (individual, doble, etc.)
• otras peticiones especiales (intolerancias alimentarias, preferencias, etc.).

Esta lista suele ser creada y recopilada por el responsable del grupo o la agencia organizadora del viaje y compartida con el hotel unos días antes o a la llegada al mismo.

Esta operación reduce la carga de trabajo operativo del personal del hotel, que de otro modo se vería obligado a solicitar estos detalles de forma independiente para cada cliente, alargando así los plazos de planificación.

Pero las ventajas de esta herramienta no acaban aquí.

La rooming list como herramienta para agilizar el trabajo

Conocer de antemano los nombres de los huéspedes y sus necesidades simplifica no sólo la fase de recogida, sino también todas las demás. En general, el check-in es más fácil y, a la llegada al hotel, también será más fácil distribuir las llaves, evitando largas esperas en la recepción para los que forman parte del grupo y para cualquier otro huésped que llegue.

La lista completa de habitaciones asignadas a cada cliente también permite organizar mejor la logística y la asignación de habitaciones: por ejemplo, se puede decidir colocar a todos los miembros del grupo en la misma planta o en habitaciones cercanas. Las solicitudes individuales también son esenciales para garantizar un servicio personalizado y planificar con antelación recursos y suministros específicos.

Gestión de la lista de habitaciones con el PMS

Como ya se ha mencionado, en la práctica común, la rooming list es un documento: en la mayoría de los casos, se trata de una hoja de cálculo Excel (o un formato similar), que permite introducir diversa información de forma ordenada y clara para quienes la reciben.

Una vez enviado, corresponde al hotelero procesarlo y utilizarlo para todas las tareas prácticas y burocráticas que deba realizar. ¿Y qué mejor manera de hacerlo que con la ayuda de un buen PMS? Todo lo que el gestor tiene que hacer es introducir tranquilamente los datos del huésped y asociarlos a la reserva, asignando a cada huésped el alojamiento correcto e iniciando -cuando sea posible y necesario- los procedimientos administrativos y de pago institucionales.

Todo esto es ciertamente posible con Zak, el software para hoteles de WuBook, que también le permite hacer algo más.

Zak para una óptima gestión de grupos

Como decíamos al principio, las reservas de grupos implican inevitablemente un cierto grado de complejidad y, si no se gestionan adecuadamente, pueden convertirse en una pesadilla tanto para los hoteleros como para los huéspedes. Para minimizar esta desagradable eventualidad, puede agilizar aún más el proceso de registro de huéspedes evitando por completo la lista de habitaciones.

¿Cómo? A través de la Guest Page: una página privada en línea enviada por el hotelero al responsable del viaje para recoger los datos de los participantes en formato digital.

En esta página, se pueden introducir los nombres y preferencias individuales de los viajeros y reservar servicios adicionales. Se trata, en efecto, de un check-in en línea, que puede completarse en poco tiempo al llegar al establecimiento, incluso con ayuda de la tecnología.

¿Y qué hay de las comprobaciones durante el proceso o del análisis posterior por parte del hotelero? No hay problema: Zak permite comprobar todos los aspectos en un área específica dedicada a los detalles de la reserva. En esta sección, el hotelero puede ver un resumen completo con una lista de las habitaciones reservadas por el grupo y una lista de todos los huéspedes y sus configuraciones de habitación. También se pueden asignar notas a cada reserva, por ejemplo como recordatorio de las necesidades personales de los huéspedes.

Además, en el planificador (el calendario con todas las reservas actuales), es posible adoptar un sistema de colores personalizado para las reservas y las habitaciones físicas: esto facilita la organización y la distinción de las distintas soluciones y necesidades específicas de un vistazo.

Como hemos visto, la rooming list es una importante herramienta de organización y control, pero la tecnología puede ayudar a los hoteleros y a las agencias a ahorrar aún más tiempo y energía. En este sentido, Zak de WuBook ofrece numerosas oportunidades, incluso cuando se trata de gestionar grupos.