Estimados usuarios de WuBook: hoy abordamos un tema que a menudo se malinterpreta en el sector: la estrategia de ventas hotelera. Algunos están convencidos de que no la necesitan, mientras que otros, especialmente los establecimientos más pequeños y con falta de personal, temen que sea una actividad adecuada solo para grandes cadenas con recursos especializados. En este artículo, analizaremos más detenidamente en qué consiste y por qué los hoteles y B&B de cualquier tamaño deberían contar con una (y cómo hacerlo).

¿Qué es una estrategia de ventas hotelera?

Una situación típica: llega la temporada baja y las reservas empiezan a descender. El hotelero reacciona de inmediato con promociones, descuentos y campañas específicas para minimizar las pérdidas. ¿Es esto una estrategia de ventas? No exactamente: simplemente está respondiendo, con mayor o menor eficacia, a una situación difícil, tal y como haría si, de repente, las ventas procedieran únicamente de las OTA o en cualquiera de los mil escenarios similares que podrían darse. Una verdadera estrategia comercial, por el contrario, se basa en una planificación a largo plazo y previa que persigue objetivos amplios y cuantificables, al tiempo que anticipa posibles descensos temporales en el flujo de caja.

El propósito de esta actividad, de hecho, no es siempre y únicamente vender más en un sentido genérico, sino definir una trayectoria de crecimiento que implique a toda la organización durante un período prolongado (un año o más).

La estrategia, el plan operativo y las acciones individuales no son lo mismo

Volvamos al ejemplo anterior: si el hotel solo vende a familias y grupos durante el verano, podría decidir compensar la temporada baja abriéndose a un segmento diferente, por ejemplo, a una clientela de negocios. Esto puede implicar diversas actividades estratégicas, como mejorar las instalaciones del hotel y renovar determinadas habitaciones; establecer una presencia en nuevos canales; forjar nuevas alianzas; dirigirse a nuevos mercados; y así sucesivamente. La estrategia empresarial, por lo tanto, define las directrices operativas, los objetivos finales y las prioridades. El plan traduce todo esto en una hoja de ruta con proyectos, responsables, plazos de ejecución y indicadores clave de rendimiento que deben medirse. Por último, las acciones son la aplicación práctica de la estrategia y el plan, y funcionan en sinergia entre sí para lograr el mismo resultado, como las promociones de temporada o la participación en ferias del sector.

¿Por qué necesitan los hoteles y los establecimientos de alojamiento una estrategia empresarial?

De hecho, la estrategia empresarial sirve de guía y da forma a las operaciones subyacentes, dirigiendo el establecimiento hacia un crecimiento organizado. La estrategia empresarial no pretende crear más tareas, sino optimizarlas y hacerlas más eficaces.

Este enfoque presenta numerosas ventajas:

• Dirección clara. Las decisiones (precios, promociones, canales, inversiones) se basan en objetivos precisos, en lugar de en necesidades urgentes o en el estado de ánimo del momento. Se deja de reaccionar ante las fluctuaciones del mercado y se empieza a generar demanda;
• Vender mejor, no solo más. Con una estrategia, se presta atención al valor y a los márgenes de beneficio, en lugar de (simplemente) al número de reservas.

• Esto evita improvisar precios y llenar habitaciones a tarifas insostenibles;
• Mayor resiliencia durante los períodos de menor actividad. Los pequeños establecimientos, en particular, son especialmente vulnerables a la estacionalidad y a las caídas repentinas. Planificar con suficiente antelación los objetivos, las ofertas y las colaboraciones locales para esos períodos proporciona más margen de maniobra y mayor tranquilidad operativa;
• Inversiones más específicas. Antes de adquirir software, lanzar una campaña o establecer una colaboración adicional, puedes determinar si realmente contribuye a tu objetivo, eliminando así gastos innecesarios;
• Coherencia entre funciones. El marketing, las ventas, la fijación de precios y los servicios al huésped trabajan todos con un mismo objetivo, en lugar de actuar de forma aislada;
• Menos dispersión de esfuerzos. En el sector hotelero, el tiempo y la atención son limitados: una estrategia ayuda a evitar iniciativas incoherentes y te permite centrarte en las pocas acciones que realmente importan;
• Esto también conduce a un uso más eficiente del tiempo del propietario. Cuando una sola persona se encarga de todo, o casi todo, contar con un plan de acción y unas prioridades claras reduce la carga mental y garantiza que las operaciones del negocio sean coherentes, en lugar de esporádicas;
• Menor dependencia de un único canal. Una estrategia ayuda a equilibrar las OTA, las ventas directas y los huéspedes habituales, reduciendo la carga de las comisiones y el riesgo asociado a las normas de un único portal;
• Capacidad para medir y ajustar. Con unos objetivos definidos, puedes comprender qué funciona y qué no, y tomar medidas antes de que finalice el año o el periodo establecido para la implementación de la estrategia;
• Una identidad y un posicionamiento más reconocibles. Una estrategia bien elaborada e implementada hace que tu oferta sea reconocible y distintiva, en consonancia con la línea seguida en tu comunicación.

¿Por dónde empezar?

Como habrás adivinado, la estrategia de ventas es diferente para cada establecimiento, y no existe una fórmula única válida para todos. Todo depende de los objetivos que te propongas alcanzar, de tus capacidades y del contexto en el que operes.
Sin embargo, existen algunas buenas prácticas que pueden ayudarte a dar los primeros pasos en esta dirección, y que merece la pena aplicar incluso cuando ya tengas más experiencia.

1. Realiza un análisis objetivo; en otras palabras, examina tus cifras

Un análisis inicial es esencial para comprender qué áreas necesitan mejorar o qué oportunidades se pueden aprovechar, ya sea aumentar las reservas durante la temporada baja, impulsar las ventas de determinados servicios o cualquier otra cosa. Para ello, debes dejar de lado las impresiones personales y centrarte en los datos. Entre ellos podrían figurar, por ejemplo: la ocupación por mes y día de la semana; la procedencia de las reservas (agencias de viajes online, página web, teléfono, clientes habituales); la tarifa media; y la duración media de la estancia.
El objetivo es identificar los puntos débiles (fines de semana con poca actividad, meses sin ocupación, dependencia excesiva de un único canal, etc.) y los puntos fuertes para, a continuación, determinar los siguientes pasos.

2. Elige quiénes quieres que sean tus huéspedes y cuándo

Es muy probable que tu estrategia empresarial esté estrechamente ligada a tu público actual o al que te gustaría atraer. Por eso, además del análisis puramente numérico, también debe haber margen para examinar este aspecto. Hay tres preguntas que debes plantearte: quién encaja bien con mi establecimiento; quién ya está reservando conmigo; durante qué periodos necesito realmente aumentar la demanda. Esta última pregunta añade un elemento temporal que ayuda a definir los segmentos a los que puedes dirigirte de forma realista. Entre ellos pueden figurar parejas, familias, viajeros de negocios, grupos, excursionistas, deportistas, etc. Cada grupo viaja por motivos distintos y con expectativas diferentes en distintas épocas del año, por lo que esto puede ayudarte a determinar si son el público adecuado para ti.

3. Establece objetivos sencillos y cuantificables

Este es un paso esencial para transformar un genérico «aumento de las reservas» en objetivos reales y cuantificables. ¿Un ejemplo? No solo vender más, sino llenar más estancias entre semana entre octubre y marzo (días concretos y cuantificables de la semana y época del año); o aumentar la proporción de reservas directas del 20 % al 35 %.

Una estrategia sostenible no debería tener más de dos o tres indicadores a la vez, por lo que es importante determinar cuáles son principales y cuáles pueden quedar en segundo plano.

4. Organiza el trabajo: quién hace qué y cuándo

Para que una estrategia se implemente correctamente y genere beneficios, todos deben aportar su granito de arena «remando» en la misma dirección que los demás, sin dejar de mantener la autonomía de gestión (y la libertad de cometer errores, sobre todo al principio). No es necesario contar con una plantilla numerosa, pero sí es importante elaborar un plan estratégico-operativo que refleje las funciones y actividades de cada uno, incluyendo tareas, plazos y resultados esperados. De hecho, las actividades deben planificarse con antelación para generar demanda, lo que incluye ofertas, comunicaciones y acciones de divulgación. El plan puede estructurarse en forma de tabla o de lista de comprobación, pero es esencial que se siga tal y como se ha esbozado y según el calendario previsto, con el fin de evaluar periódicamente la eficacia de la estrategia y aplicar las medidas correctivas necesarias.

5. Medir y ajustar la estrategia

De hecho, es posible que la estrategia no funcione exactamente como habíamos imaginado, por lo que es una buena idea supervisar el progreso de las actividades individuales a intervalos regulares.

Revisar los datos una vez al mes o al final de la temporada, por ejemplo, ayuda a evaluar qué ha funcionado, qué no y qué hay que cambiar. La planificación no es inamovible para todo el año, y es importante mantenerse abierto a los cambios, siempre que se ajusten al objetivo final: los objetivos siguen siendo los mismos, pero las acciones pueden (y deben) adaptarse a los resultados y a las oportunidades que surjan. Realizar ajustes cuando sea necesario también significa sacar el máximo partido a tus recursos sin improvisar ni verte sorprendido.

3 errores que debes evitar al planificar una estrategia de ventas para tu hotel

La estrategia puede implicar ajustes y mejoras, pero a la hora de diseñarla, es mejor evitar ciertos errores comunes que pueden socavar la eficacia de tus esfuerzos. Estos son los principales:

1. no asignar un presupuesto adecuado. Sea cual sea la estrategia, es probable que todas o casi todas las acciones previstas requieran una inversión: una entrada para una feria, una campaña de Google Ads, la promoción de un paquete de actividades, etc. El presupuesto debe definirse junto con el plan de marketing y asignarse adecuadamente a cada área;
2. no definir claramente las responsabilidades y las funciones. Especialmente en organizaciones menos estructuradas, es habitual que varias personas se encarguen de diferentes tareas. Sin embargo, en lo que respecta a la estrategia, es importante establecer límites claros y designar quién es responsable de cada actividad para evitar solapamientos y que se vea perjudicado el trabajo de todo el equipo;
3. no aprovechar las herramientas tecnológicas. Pensar que se puede hacer todo sin herramientas especializadas (quizás con la intención de ahorrar un poco de dinero) corre el riesgo de resultar contraproducente: la tecnología, de hecho, simplifica el trabajo, desde la fase de análisis hasta la evaluación final.

Herramientas que simplifican tu trabajo

Pero, ¿cuáles son estas herramientas? La más importante, esencial no solo para gestionar la estrategia, sino ante todo las operaciones del establecimiento, es el PMS. Este sistema te permite llevar un control de todas las reservas recibidas y analizarlas en cualquier momento según sea necesario.
Zak, el software de gestión hotelera de WuBook, por ejemplo, cuenta con una sección dedicada a las estadísticas donde se recopilan datos sobre habitaciones disponibles, habitaciones vendidas, habitaciones cerradas, ingresos totales, ingresos por habitación, porcentaje de ocupación, RevPAR (ingresos por habitación disponible), TrevPAR (ingresos totales por habitación disponible),

TrevPOR (ingresos totales por habitación ocupada), porcentaje de ocupación, RevPOB (ingresos por cama ocupada), RevPAB (ingresos por cama disponible) y ADR (tarifa media diaria).

Todos estos datos pueden separarse y filtrarse por intervalos de tiempo personalizables, lo que garantiza que siempre dispongas de una visión general precisa y puedas comparar el rendimiento de un periodo a otro.

Igualmente esenciales para la estrategia de ventas de un hotel son el motor de reservas, necesario para generar reservas directas, y el gestor de canales, un software dedicado a la distribución a través de canales externos, como las OTA y los portales. Estas funciones están integradas con el PMS y se han desarrollado específicamente para optimizar los esfuerzos de ventas, consolidar los flujos de reservas y alcanzar fácilmente los objetivos de ventas.

Este apoyo es esencial para quienes buscan un crecimiento estable y sostenible.