Estimados usuarios de WuBook: los hoteles y alojamientos son, cada vez menos, simples lugares donde pasar la noche, y cada vez más auténticos centros de bienestar y entretenimiento, capaces de contribuir activamente a la experiencia vacacional y mucho más. Una de las formas más eficaces de sacar partido a esta tendencia y aumentar los ingresos es a través de los eventos. De hecho, dependiendo de su tipo, los eventos en hoteles atraen a turistas y captan la atención de los huéspedes, llegando incluso a atraer a los residentes locales. Exploremos juntos todas sus ventajas y cómo sacar el máximo partido a los eventos que se celebren en tu establecimiento.

No todos los eventos hoteleros son iguales: tipos y características

Los eventos hoteleros pueden adoptar muchas formas. Hay conferencias, catas, veladas temáticas, banquetes de boda, etcétera. Las opciones son muchas, pero en términos generales, se pueden distinguir dos tipos principales: los eventos organizados por el propio hotel y los solicitados por los huéspedes u otros clientes externos.

Eventos organizados por el hotel: ventajas e inconvenientes

Estos eventos los propone y promociona directamente el hotelero e incluyen experiencias gastronómicas y enológicas, clases de yoga y cursos deportivos, conciertos, reuniones y clubes de lectura, así como actividades similares. El público suele ser una mezcla de huéspedes del hotel, viajeros que no se alojan en el establecimiento y residentes locales.

La principal ventaja de esta actividad es que puede ayudar a aumentar la ocupación de las habitaciones incluso durante la temporada baja, especialmente si el evento se organiza en colaboración con figuras destacadas que cuentan con un público fiel. Pero ese no es el único beneficio. Entre los demás efectos positivos se encuentra la oportunidad de dar a conocer el establecimiento a través del boca a boca y de la visibilidad en las redes sociales generada por los participantes. Si el evento se celebra de forma periódica, puede fomentar la fidelidad de los huéspedes; mientras que un programa variado y rico puede atraer a visitantes ocasionales y a residentes locales, transformando así el establecimiento en un centro comunitario durante todo el año.

Por supuesto, los eventos de este tipo requieren, además de un compromiso práctico, un cierto nivel de capacidad logística (los recintos deben estar equipados y ser adecuados para conciertos, clases, exposiciones, etc.); una buena red de contactos y colaboraciones locales; y una estrategia de comunicación diversificada y multiplataforma (¡no todos los clientes potenciales buscan información a través del mismo canal!). Por otro lado, ofrecen fuentes alternativas de ingresos además de la venta de habitaciones y pueden utilizarse como un beneficio incluido o un extra para diferenciar las tarifas.

Eventos organizados por clientes externos: ventajas y consideraciones

Esta segunda categoría incluye todos aquellos eventos que el hotel decide acoger, pero sin ser el organizador principal. Entre ellos pueden figurar, por ejemplo, reuniones y conferencias, normalmente vinculadas al turismo MICE; o ceremonias, reuniones de asociaciones, encuentros y otras celebraciones organizadas por los denominados grupos SMERF; o, por último, fiestas privadas, cursos y talleres. En este caso, por lo tanto, el público será más selecto y homogéneo, pero también más motivado y fiable. De hecho, estos eventos suelen implicar pernoctaciones en el establecimiento, lo que supone una doble fuente de ingresos para el anfitrión. Además, cuando son gestionados por organizadores externos, pueden suponer una oportunidad para dar a conocer el establecimiento y establecer contactos con agencias y organizaciones especializadas que generan negocio de forma regular.

Sin embargo, para seguir siendo competitivos y atractivos, es esencial garantizar que los espacios y las instalaciones estén siempre impecables y puedan personalizarse según sea necesario. El precio también debe ser adaptable a este segmento de clientes, que suele buscar soluciones funcionales a precios asequibles, dado el elevado número de asistentes.

¿Por qué elegir un hotel para celebrar un evento?

Sea cual sea el tipo de evento, celebrarlo en un hotel puede resultar estratégico y rentable. A continuación, resumimos las principales razones por las que merece la pena considerar esta oportunidad:

• aprovechar al máximo cada centímetro del establecimiento, como las salas de conferencias, los espacios al aire libre, la sala de desayunos y la zona del restaurante: cuando no se utilizan, permanecen inactivos; así pues, ¿por qué no aprovechar la oportunidad para hacerlos aún más productivos?
• aumentas tu visibilidad más allá de tu zona de influencia habitual y puedes llegar a públicos diferentes, no solo entre los huéspedes, sino también dentro de la comunidad local;
• diversificas tus fuentes de ingresos, compensando así cualquier periodo de caída de la demanda;
• creas colaboraciones fructíferas, tanto con agencias especializadas y organizadores de eventos, como con otros profesionales que pueden ayudarte a organizar eventos a medida;
• te diferencias de la competencia y aumentas el valor percibido de tu hotel en comparación con otros.

Cómo maximizar los ingresos por eventos

Todo parece sencillo y claro, pero ¿cómo puedes asegurarte de que los eventos generen realmente más ingresos que las operaciones diarias, y cómo puedes maximizar esos ingresos?

Existen ciertas palancas estratégicas que, si se aplican metódicamente, pueden transformar cada evento en una auténtica oportunidad de beneficio.

Fijar los precios «de forma inteligente»

La estrategia de precios es crucial para asegurarte de no perder buenas oportunidades de ingresos, incluso cuando se trata de eventos. En el caso de los organizados por terceros (reuniones corporativas, bodas, conferencias), es esencialevaluar si los ingresos generados por un grupo son realmente superiores a lo que ganarías vendiendo las mismas habitaciones a huéspedes individuales en las mismas fechas. Una tarifa de grupo que resulte atractiva para el cliente puede, de hecho, resultar desventajosa para el establecimiento si, durante el mismo periodo, la demanda de viajeros individuales es especialmente alta. Obviamente, esta evaluación debe realizarse teniendo en cuenta todos los flujos de caja generados: no solo las habitaciones, sino también la comida y la bebida, el uso de los espacios y los servicios complementarios.

Sin embargo, en el caso de los eventos organizados por el hotelero, el propio evento debería generar una demanda adicional, por lo que es posible aplicar la denominada fijación dinámica de precios. Por ejemplo, se podrían ofrecer tarifas más elevadas durante los días del evento y ajustarlas en tiempo real en función de cómo vayan las ventas y del comportamiento del mercado.

Creación de paquetes para maximizar las fuentes de ingresos

Un evento no solo genera ingresos por el alquiler del recinto o la venta de entradas; ofrece la oportunidad de aprovechar múltiples fuentes de ingresos simultáneamente.

Una forma de lograrlo es mediante paquetes temáticos —por ejemplo, «evento + estancia de una noche + servicio o experiencia adicional»—, que aumentan el gasto medio por huésped y simplifican el proceso de reserva, al tiempo que mejoran la percepción de valor.

Además, es recomendable implementar un sistema estructurado de ventas adicionales y cruzadas, tanto antes como durante el evento: mediante correos electrónicos previos a la llegada con ofertas personalizadas, personal formado para sugerir mejoras o experiencias adicionales, y herramientas digitales que promocionen los servicios del establecimiento de forma eficaz pero discreta.

Fomentar la continuidad a través de organizadores de eventos, colaboraciones locales y clientes corporativos

Organizar una sola recepción no es suficiente; para fomentar la continuidad, es necesario trabajar en las colaboraciones y en fomentar la fidelidad entre los organizadores de eventos de manera profesional. Promocionar tu hotel ante un público especializado, asistir a ferias del sector y dar a conocer eficazmente esta actividad en tus propios canales son pasos esenciales para establecer relaciones de confianza con agencias de eventos, organizadores profesionales y empresas locales. Hacerlo generará un flujo constante de ocupación, idealmente concentrado en días laborables o durante la temporada baja, cuando la demanda individual suele ser baja.

Seguimiento de los resultados mediante indicadores clave de rendimiento (KPI)

Por último, es esencial realizar un seguimiento de los resultados para confirmar qué está funcionando y resolver cualquier problema crítico o deficiencia. Un análisis exhaustivo de los resultados implica tanto mediciones cuantitativas como evaluaciones cualitativas.

Entre los indicadores numéricos más útiles se encuentra, sin duda, el RevPAR correspondiente a los días del evento, comparado con la media del periodo anterior o del mismo periodo del año anterior, para medir su impacto en la ocupación. El TRevPAR (ingresos totales por habitación disponible) también resulta útil, ya que incluye los ingresos complementarios y ofrece una visión más completa de la rentabilidad durante el evento. La satisfacción de los participantes es otro elemento clave para obtener una visión completa y puede evaluarse mediante encuestas de satisfacción específicas.

Aparte de todo esto, las instalaciones, el equipamiento y el personal disponible deben ser adecuados para el evento y el número de participantes, y toda la organización debe funcionar de la forma más fluida y eficiente posible para evitar sorpresas desagradables. Para lograrlo, es necesario contar con el soporte tecnológico adecuado.

Zak (también) al servicio de las reservas de grupo

Para un hotel independiente, resulta difícil mantener múltiples soluciones de software, tanto desde el punto de vista financiero como operativo. Por muy potentes y completas que sean, de hecho, no siempre se dispone del tiempo, la energía o los recursos para adoptarlas y utilizarlas todas. Sin embargo, es más fácil encontrar una herramienta que incorpore todas las funciones esenciales en una versión simplificada, adecuada incluso para quienes no son expertos en tecnología o no están seguros de si invertir en soluciones más especializadas. En este contexto, un PMS para hoteles y alojamientos puede ser de gran ayuda, especialmente si se trata de Zak by WuBook: el software de gestión hotelera «todo en uno» que satisface todas las necesidades clave de los operadores en una única plataforma.

En lo que respecta a eventos y grupos, Zak te permite gestionar cada aspecto con rapidez y precisión. Por ejemplo, te permite crear reservas de grupo y establecer diferentes tarifas de ocupación para cada habitación. Y no es necesario estar físicamente presente en el establecimiento para hacerlo: para agilizar aún más el proceso de forma remota, el hotelero puede proporcionar un enlace al sistema de reservas (motor de reservas) integrado en la cuenta del responsable del grupo y dejar que los miembros del grupo reserven las habitaciones por sí mismos, según sus preferencias.

Además, gracias a la Página del Huésped, puedes recopilar los datos de los participantes con antelación, lo que agiliza los trámites de registro en recepción.

¿Y qué hay de la gestión de ofertas y promociones puntuales? No hay problema: basta con proporcionar al grupo códigos de descuento personalizados que pueden introducir directamente durante el proceso de reserva para ver la tarifa reducida que se les ha reservado.

Siguiendo con el tema de la administración, con Zak puedes registrar pagos, depósitos, saldos pendientes, operaciones contables y cargos en el momento de la reserva: esto facilita el seguimiento de la situación financiera y alivia la carga de trabajo del personal administrativo.

Todo esto se aplica tanto a los grupos como a los huéspedes individuales: así, el hotelero no se ve obligado a cambiar de plataforma, sino que puede utilizar un único sistema. De hecho, ¡solo un sistema!