Queridos WuBookers, hoy repasamos juntos uno de los términos fundamentales y más frecuentes para quienes se dedican al turismo. En efecto, vamos a hablar de los motores de reservas para hoteles y alojamientos: un tema útil tanto para los que se inician en el sector como para los que ya tienen cierta experiencia pero quieren saber más sobre herramientas y oportunidades.
Motor de reservas: definición y funcionamiento
Un motor de reservas es un software que permite recibir reservas directas online, es decir, sin la ayuda de portales de venta externos, y sin los costes de comisión asociados . A través del motor de reservas, el hotelero tiene la capacidad de establecer el inventario y las tarifas, y ponerlos a disposición de los clientes potenciales sin más intermediación. Se trata, en cierto modo, de un calendario interactivo actualizado en tiempo real, que facilita la adecuación directa de la oferta y la demanda.
Este sistema, muy potente y avanzado, asume varias funciones. A través del motor de reservas del hotel, casa de vacaciones o B&B, los usuarios en línea pueden:
- buscar el alojamiento que más les convenga, seleccionando distintas opciones como las fechas del viaje, la ocupación (es decir, el número de personas por grupo de edad, como adultos y niños), el tipo de alojamiento y los servicios adicionales;
- comparar diferentes soluciones en función de los precios y las diferentes ofertas propuestas automáticamente por el sistema;
- realizar la reserva en línea, con total autonomía y seguridad, según las condiciones facilitadas por el hotelero y sin costes adicionales;
- recibir un correo electrónico con la confirmación y los detalles de la reserva, incluidas las fechas, el alojamiento y las condiciones de cancelación;
- ponerse en contacto con el establecimiento a través del formulario de solicitud en línea para obtener más información o presupuestos ad hoc.
Pero, ¿cómo llegar y dónde utilizar el motor de reservas?
Cómo utilizar el motor de reservas
Una vez configurado, el motor de reservas puede utilizarse de varias maneras.
Lo más habitual es instalarlo en la página web del establecimiento: integrado mediante un script o con un botón (por ejemplo, «Reservar ahora»), que abre un enlace externo, en una página aparte, donde el usuario puede comprobar la disponibilidad, elegir la habitación y pagar de forma fácil e inmediata.
Además de esto, también puede utilizar el mismo enlace en sus canales sociales, como Meta por ejemplo, a través de un botón de reserva que lleva directamente al motor de reservas. O también se puede enviar por correo electrónico o WhatsApp, en respuesta a las consultas de los clientes interesados.
En definitiva, las posibilidades son numerosas, todas viables simultáneamente e igualmente beneficiosas.
Las ventajas de un motor de reservas
La instalación de un motor de reservas produce importantes beneficios:
- No hay costes de intermediación
Las reservas directas a través de motores de reservas permiten obtener un mayor margen de beneficio de la venta. De hecho, no hay costes de intermediación como ocurre con los distintos portales de reservas indirectas, como las OTA y los metabuscadores.
- Disponibilidad y precios siempre actualizados
Gracias al motor de reservas, la disponibilidad de habitaciones o alquileres vacacionales está siempre actualizada. Esto es posible porque el sistema realiza un seguimiento, en tiempo real, de las reservas tanto en las OTA como en su sitio web, con la disponibilidad y los precios sincronizados en tiempo real.
- Le permite diversificar su oferta
La reserva directa le permite diversificar la oferta, proponiendo a los clientes paquetes adicionales, como servicios internos y externos al establecimiento, tarifas personalizadas y descuentos, en función del periodo o la necesidad. También le permite fidelizar a los clientes incentivándoles para que vuelvan a alojarse en el establecimiento.
- Consigue una mayor conversión
Las webs de hoteles o alquileres vacacionales sin motor de reservas tienen una tasa de conversión más baja, es decir, producen menos ventas. Esto hace que el usuario se vea obligado a pasar por varios pasos antes de finalizar la transacción: tendrá que llamar o enviar un correo electrónico para consultar disponibilidad y tarifas, esperar una respuesta, evaluar la propuesta y luego confirmar. Esto puede desanimar a algunas personas, empujándolas hacia estructuras con sistemas de consulta y compra más rápidos.
- Los pagos son seguros
La integración con pasarelas de pago seguras garantiza la seguridad de los pagos tanto por parte del usuario -esencial para construir una relación de confianza- como por parte del hotelero, evitando fraudes y problemas relacionados con las transacciones.
- Ahorra tiempo
Conseguir ventas directas a través del motor de reservas significa no sólo facilitar la búsqueda a los huéspedes (que pueden evaluar, decidir y pagar de la forma y en el momento que prefieran, sin tener que esperar al operador del establecimiento); sino también agilizar las operaciones para la Recepción, que puede limitarse a comprobar y eventualmente modificar las reservas recibidas, sin tener que registrarlas desde cero.
Cómo elegir su motor de reservas: características a tener en cuenta
Si está pensando en integrar su sitio web con un motor de reservas, debe saber que no todos los software de reservas son iguales. Además de las ventajas enumeradas anteriormente, un buen sistema siempre debe reunir las siguientes características.
Garantizar una experiencia de pago sencilla e intuitiva.
Los usuarios deben poder llegar fácilmente al formulario de reserva y, al finalizar, poder reservar una habitación sin encontrarse con páginas que no se cargan o enlaces que no funcionan. De hecho, esto podría impacientarles o hacerles dudar a la hora de continuar, lo que les llevaría a abandonar el sitio. Por eso es importante garantizar un rendimiento excelente y una interfaz intuitiva en todos los dispositivos. De hecho, el sistema de reservas debe ser responsive, adaptable a todos los dispositivos (tabletas, móviles, ect.) para que las reservas puedan realizarse también desde el móvil.
Garantizar un alto nivel de personalización
Entre los aspectos clave a la hora de elegir un motor de reservas adecuado para tu hotel está el margen de personalización que permite, en términos de apariencia, contenido y estrategia de negocio. Empecemos por esta última: es esencial poder configurar ofertas especiales, paquetes y descuentos que se activen y desactiven en función de la ocupación y la temporada.
El aspecto de la plataforma también debe ser personalizable y reflejar la identidad de marca del alojamiento, para garantizar la coherencia comunicativa.
Tampoco hay que olvidar la posibilidad de configurar el sistema de reservas en varios idiomas, para atender también a la clientela internacional.
Permitir la integración con otras herramientas tecnológicas.
El motor de reservas no es la única herramienta útil para una gestión óptima de la propiedad y las ventas. Otras son el PMS para el hotel y el gestor de canales que permiten, respectivamente, gobernar la propiedad en todos sus aspectos y ofrecerla en canales de distribución de terceros. Por lo tanto, es fundamental que todas estas herramientas se comuniquen entre sí y transmitan datos en tiempo real para evitar interrupciones o trabas al negocio.
Cumplir todas las normas de seguridad y privacidad
Por último, es imprescindible que el motor de reservas cumpla toda la normativa en materia de seguridad y privacidad de los usuarios. El primer requisito se refiere a la tecnología certificada SSL, un sistema cifrado que protege los datos sensibles de los clientes y las transacciones económicas.
Le siguen el protocolo PCI DSS relacionado con la seguridad de los pagos online; la directiva europea PSD2, que impone normas y procedimientos para proteger a los compradores; y SCA, la doble autenticación fuerte que limita las estafas.
5 buenas razones para elegir el motor de reservas de WuBook
Ahora que ya sabes cómo funciona un motor de reservas y conoces sus principales ventajas y características, queremos detenernos en Zak, el Motor de Reservas de WuBook, que destaca por numerosas características y cualidades.
1. Adaptable y polivalente
La primera se refiere a las posibilidades de uso. De hecho, Zak puede vincularse al sitio de la estructura, sea cual sea la tecnología con la que se desarrolle, o integrarse con un minisitio completo, construido a través de la función propia de WuBook. De esta forma, además del motor de reservas, también es posible aprovechar el posicionamiento orgánico de los contenidos y ganar más visibilidad online.
2. Personalizable en todos los aspectos
La personalización también es máxima, empezando por los 8 colores diferentes y la posibilidad de insertar una imagen de fondo y el logotipo del establecimiento, para devolver una imagen cohesionada a los usuarios que navegan por él.
En cuanto a la usabilidad, se puede elegir cuál de los 18 idiomas disponibles habilitar y en qué monedas, si mostrar precios redondeados, y si mostrar o no información sobre tasas turísticas. El formulario de contacto para solicitar información, también se puede enriquecer con todas las principales herramientas de comunicación de la instalación además del correo electrónico, como número(s) de teléfono, SMS, Facebook Messenger, WhatsApp, Viber, Telegram, Wechat, Instagram.
3. Funciones avanzadas que se pueden modificar a voluntad
Además, el hotelero también tiene la máxima libertad en lo que respecta a la lista de precios y puede
- establecer un límite máximo al número de habitaciones vendidas en una misma reserva;
- activar el filtro por ocupación y, cuando esté activado, desactivar las ocupaciones que no sean adultos;
- definir la hora de entrada
- mostrar todas o sólo algunas de las tarifas creadas;
- vender todas las habitaciones o sólo algunas de ellas
- crear paquetes vacacionales y/o códigos de descuento;
- establecer diferentes normas de cancelación en diferentes periodos y elegir qué métodos de garantía exigir;
- prever servicios adicionales;
- establecer mensajes personalizados (por ejemplo, bienvenida, confirmación de reserva, no hay disponibilidad, etc.);
- añadir costes obligatorios.
4. Perfecto para multipropiedades
Gracias al widget multipropiedad, los huéspedes potenciales pueden elegir en qué establecimiento de la misma cadena o gestión prefieren alojarse, antes de aterrizar en la página de selección de habitaciones. Un importante sistema que le permite mostrar todas las posibilidades en un determinado territorio y, al mismo tiempo, controlar las habitaciones o apartamentos de diferentes instalaciones. De esta forma se puede estar al tanto de toda la disponibilidad de inmuebles, sin dispersión.
5. Ofertas y reservas integradas
Como decíamos, no todas las reservas directas son realizadas de forma inmediata por el motor de reservas, y es posible que alguien necesite un presupuesto formal antes de realizar una compra. Para estos casos, Zak ofrece una solución especialmente eficaz porque vincula el presupuesto a la página de reserva, que ya está configurada sobre la habitación y las fechas que se solicitan. De este modo, el cliente no tendrá que rehacer la búsqueda desde el principio y, en caso de aceptación, podrá proceder siguiendo los pasos proporcionados por el software.
Como habrás adivinado, en general, el motor de reservas es un sistema realmente útil para quienes gestionan uno o varios alojamientos. El motor de reservas de Zak, en particular, le permite aprovechar al máximo todas las oportunidades de venta y mantenerse al día con los competidores más agresivos cada día.