Queridos WuBookers, desde hace algún tiempo el trabajo de los hoteleros y gestores de propiedades ha evolucionado, integrando diversas herramientas tecnológicas que apoyan las operaciones diarias y a largo plazo. En este artículo examinamos qué software es indispensable para gestionar un hotel (o cualquier otro tipo de alojamiento) y para qué fines puede usarse.

1. El PMS, el cerebro operativo del establecimiento

Fundamental para la gestión de hoteles, B&Bs y alquileres vacacionales, el PMS (siglas de Property Management System) permite organizar y gobernar todos los procesos dentro del establecimiento. Por ejemplo, Zak – el PMS hotelero de WuBook – te permite establecer precios y tarifas para cada tipo de alojamiento, incluyendo variaciones estacionales y condiciones de cancelación.

El planificador de reservas siempre está accesible y es editable: se pueden asignar habitaciones diferentes a las automáticamente asignadas por el sistema en el momento de la reserva, mover huéspedes, abrir o cerrar habitaciones, sin límites.

Además, la base de datos de clientes es ilimitada, permitiendo realizar el check-in y el pago en línea. Estadísticas específicas y reportes en la tarea de revenue management

Con Zak, un hotelero también puede:

• Gestionar ventas directas mediante la conexión con software específicos.
• Recibir reservas indirectas y actuar sobre sus ofertas en los canales de distribución automáticamente mediante la integración con un channel manager.
• Coordinar equipos internos, enviando comunicaciones específicas relacionadas con el servicio de limpieza de habitaciones.
• Realizar informes y operaciones estadísticas requeridas por las autoridades territoriales.

En resumen, el PMS hotelero es el cerebro operativo del establecimiento: al centralizar la actividad en un solo portal, permite una visión y gestión completa y eficiente.

2. Booking Engine (y sitio web) para reservas directas

Establecer tarifas y precios no es lo mismo que vender, por eso necesitas incluir en tu software un sistema de reservas directas, es decir, un booking engine.

Con el Booking Engine de Zak, los huéspedes potenciales pueden acceder al sitio web del establecimiento y reservar su alojamiento sin pasar por sitios de terceros o OTAs. Esto facilita el proceso para el comprador y garantiza al hotelero ingresos sin costos de intermediación.

3. Genera presupuestos para ofertas personalizadas

El Booking Engine no es el único sistema para obtener reservas directas. Es posible que algunos huéspedes tengan necesidades especiales o prefieran solicitar una oferta personalizada en lugar de realizar una compra inmediata. En este caso, el hotelero puede recurrir a herramientas específicas para la formulación de presupuestos.

Hablando de Zak, su módulo de Presupuestos es una herramienta que se integra con el PMS y permite crear y enviar presupuestos personalizados en solo unos clics.

No importa de dónde provengan las solicitudes (ya sea del sistema de reservas o del sitio web), con el Estimador es posible enviar ofertas personalizadas directamente desde la planificación de reservas. Así, además de gestionarlas de manera ágil, siempre tendrás una visión general de la ocupación.

4. Channel Manager para vender en OTAs

Las OTAs son un canal de ventas indispensable para muchos establecimientos, pero gestionarlas de forma manual puede ser complicado. Actualizar tarifas y disponibilidad manualmente puede llevar a errores que podrían resultar en oportunidades perdidas o problemas con los clientes (incluido el temido overbooking).

Para evitar esto, se debe incluir un channel manager dentro del software de gestión hotelera.

El Channel Manager de Zak, por ejemplo, registra y envía datos de inventario en tiempo real desde el PMS a las OTAs y viceversa. De este modo, garantiza que ambos sistemas siempre estén sincronizados y que no haya discrepancias en la oferta.

Además, con Zak, es posible establecer precios diferentes según la plataforma de distribución, personalizando las tarifas según los costos de comisión, el mercado de ventas, la ubicación del establecimiento y otros factores que contribuyen a los ingresos del hotel.

5. RMS: el sistema que maximiza los ingresos

Hablando de ingresos, el Revenue Management System (o RMS) es un software que ayuda a establecer tarifas de habitaciones de manera dinámica y automática al predecir las tendencias de la demanda.

Basándose en datos de ventas y del mercado, el RMS sugiere el mejor plan de tarifas para maximizar los ingresos del hotel.

Por supuesto, mucho depende de la estrategia de precios y de los objetivos de ingresos a largo plazo. Sin embargo, no todos los establecimientos tienen las características organizativas o estructurales para aprovechar al máximo esta herramienta. En estos casos, un sistema de Yield Management puede ser suficiente. Este software modifica los precios de manera dinámica según reglas flexibles, dependiendo de la velocidad de ventas y otros parámetros.

Como PMS todo-en-uno, Zak contempla ambas posibilidades: es compatible con los principales RMS del mercado y ya incluye un avanzado sistema de Yield Management.

6. Gestión de Housekeeping: orden y limpieza impecable

La gestión de housekeeping abarca el mantenimiento del hotel, desde la limpieza rutinaria de habitaciones y áreas comunes hasta la preparación de las habitaciones y el mantenimiento no ordinario (como pequeñas reparaciones). Esta es una actividad esencial que está estrechamente relacionada con el flujo de llegadas y salidas, y que debe coordinarse a la perfección.

Para ello, existen programas específicos que permiten al encargado de housekeeping gestionar al personal asignado y comunicar directamente cualquier cambio en el horario diario.

Por lo general, estos programas se pueden integrar con el PMS. Alternativamente, se puede optar por un software de gestión que ya incluya esta funcionalidad básica, como Zak de WuBook.

7. Food & Beverage: software para gestionar el restaurante interno

El housekeeping no es el único servicio que necesita una coordinación puntual y eficiente. Si el hotel cuenta con un área de bar o restaurante, es importante que este también sea gestionado de manera magistral.

Existen diversas soluciones externas para ello o, una vez más, se puede recurrir a Zak de WuBook. Con el módulo dedicado a la Gestión de Restaurantes, el hotelero puede:

• Generar un menú digital, que también se puede imprimir y acceder mediante un código QR.
• Enviar los pedidos directamente a la cocina y a la caja registradora, donde se pueden adjuntar a la cuenta de la habitación si el cliente también es huésped del hotel.
• Dividir la cuenta fácilmente según los pedidos de cada persona o el número de comensales.
• Agregar consumos extras relacionados con el restaurante (como bebidas y platos) directamente a la reserva de la habitación, generando así una única factura.

En pocas palabras, con Zak es posible gestionar todas las principales necesidades en el área de Food & Beverage sin necesidad de activar herramientas adicionales que podrían resultar costosas o complejas.

Otros software y funciones a considerar

Los mencionados hasta ahora son los software básicos que cada establecimiento debería evaluar según sus características específicas. Sin embargo, no son los únicos, y mucho depende de las particularidades de cada hotel, B&B o casa de vacaciones.

Por ejemplo, para algunos podría ser interesante (o necesario) añadir a la lista sistemas de domótica, que permitan la gestión remota del apartamento, o soluciones para la apertura y cierre automáticos de habitaciones.

Aunque estas son aplicaciones externas, es recomendable asegurarse de que también sean compatibles con el PMS, para evitar tener que cambiar constantemente de una plataforma a otra.

En cuanto al PMS, además de lo que ya hemos mencionado, también es aconsejable verificar lo siguiente:

Todos estos aspectos contribuyen a que la gestión de un establecimiento de alojamiento sea realmente óptima, tanto para el hotelero como para el cliente.

• Sistemas de pago multimoneda que cumplan con los protocolos de seguridad y protección de datos vigentes en el territorio correspondiente.
• Funcionalidades específicas para la creación y transmisión de informes institucionales requeridos por departamentos locales con fines estadísticos o de control.
• Estadísticas detalladas y análisis de datos para reportes internos, destinados a monitorear tendencias y prever ingresos.
• Mensajes automáticos y solicitudes de opiniones, una función importante para acelerar los procedimientos internos y mantener el contacto con los clientes, ¡especialmente con los satisfechos!
• Un área para la creación de facturas electrónicas (cuando sea aplicable, por ejemplo, en Italia) y para la recaudación de cualquier impuesto turístico.
  

En WuBook conocemos muy bien esta realidad, y por eso hemos considerado todos estos elementos dentro de nuestro PMS.