Estimados WuBookers, entre las muchas funciones que hay en un hotel, también está la de auditor nocturno. Se trata de un puesto clave para el funcionamiento del establecimiento, ya que se encarga tanto del servicio al cliente como de la contabilidad, garantizando la máxima eficiencia para el establecimiento y el personal de recepción (diurno). A continuación, detallamos sus funciones y cómo se pueden facilitar con la tecnología adecuada.
¿Qué hace un auditor nocturno?
Como se puede imaginar, los auditores nocturnos de hotel trabajan por la noche: normalmente de 23:00 a 7:00. Sus funciones coinciden con las que normalmente realiza el personal de recepción, pero eso no es todo. El auditor elabora informes detallados sobre las cuentas y las operaciones diarias del hotel, conocidos como auditorías nocturnas, que permiten al resto del personal y a los responsables de la toma de decisiones trabajar de forma más eficaz.
Tareas relacionadas con la recepción
En los hoteles más pequeños, donde el organigrama del personal es limitado, el auditor nocturno suele ser la única persona presente durante la noche y, por lo tanto, es el punto de referencia para los huéspedes. Se encarga del check-in y el check-out, responde a las solicitudes y comentarios, coordina con otros departamentos (limpieza y mantenimiento, por ejemplo) y aplica el protocolo de emergencia cuando es necesario. De hecho, es la principal autoridad de guardia y tiene responsabilidades interfuncionales. Como responsable de recepción, debe registrar los pagos de los clientes que abandonan el establecimiento en horarios no habituales, hacer los trámites necesarios para el traslado de los huéspedes que llegan o se marchan, atender las llamadas telefónicas y los correos electrónicos, dejar instrucciones operativas para los compañeros del siguiente turno e informar de cualquier problema a la dirección.
Por lo tanto, esto requiere una serie de habilidades profesionales y personales, como excelentes dotes de organización y comunicación, tanto con los clientes como con los compañeros, así como una precisión y diligencia extremas. Esto es especialmente cierto porque, al caer la noche, las operaciones de recepción se ralentizan y comienzan otras actividades, como las relacionadas con la contabilidad.
Actividades administrativas y auditoría nocturna
Otra tarea clave del auditor es la auditoría nocturna: un proceso de verificación de las cuentas y los datos que es esencial para gestionar el flujo de caja del hotel. En este caso, el auditor nocturno revisa todas las cuentas:
- concilia las transacciones del día;
- revisa las actividades de recepción (incluidos los registros de entrada, los registros de salida y la ocupación);
- comprueba que los pagos y los anticipos se hayan introducido y cobrado correctamente;
- registra los no shows en el hotel para volver a poner a disposición las habitaciones no vendidas;
- actualiza el estado de cada huésped con los servicios adicionales añadidos.
La auditoría puede dar lugar a informes detallados, dedicados, por ejemplo, a los ingresos del día, relacionados únicamente con las habitaciones o divididos entre huéspedes y no huéspedes; a la situación financiera del hotel y/o de determinados departamentos; a las tendencias de las reservas; a las reservas reales o a los pagos pendientes. Todo ello garantiza que las finanzas del establecimiento estén siempre controladas y que la dirección pueda tomar decisiones informadas. Los compañeros de la mañana también se benefician del trabajo del auditor nocturno, ya que se les informa de posibles situaciones críticas o necesidades operativas específicas.
Pero, ¿por qué hay que hacer todo esto por la noche? Porque los sistemas digitales que gestionan las operaciones contables consideran que la medianoche es el final oficial del día, por lo que las reservas, las cuentas, la asistencia y todas las transacciones se registran con esa fecha. Por lo tanto, es importante esperar hasta la medianoche para el cierre contable diario con el fin de disponer de informes precisos sobre la ocupación y los ingresos, o para verificar las transacciones pendientes.
Tecnología que respalda el trabajo del auditor nocturno
Como hemos visto, el auditor nocturno realiza cinco tareas fundamentales para el flujo de caja y la salud financiera de la propiedad:
- se encarga de la conciliación financiera y verifica que los ingresos y los gastos estén bien equilibrados;
- revisa todo el registro de huéspedes para resolver cualquier discrepancia en la facturación, restaurar la disponibilidad de las ausencias, pero también para garantizar que la experiencia del huésped se desarrolle sin problemas;
- elabora informes diarios sobre las tasas de ocupación, los ingresos y las transacciones;
- comprueba que los pagos se hayan realizado con regularidad;
- prepara el trabajo para el día siguiente, cuando el personal de recepción vuelva a tomar el relevo.
Todas estas tareas se pueden realizar manualmente o con la ayuda de la tecnología, lo que agiliza el proceso y evita errores. ¿Un ejemplo de herramienta para auditores nocturnos? ¡Zak, el PMS de WuBook!
Zak de WuBook para gestionar tu hotel, día y noche
Zak es el software de gestión todo en uno de WuBook que simplifica todas las operaciones del hotel, desde la reserva hasta la salida. También es una herramienta valiosa para los auditores nocturnos. Además de garantizar la organización fluida de diversas actividades, permite obtener datos útiles sobre las finanzas del hotel en distintos momentos del día.
Zak lleva un registro completo de todos los pagos registrados y todos los documentos emitidos, que el auditor nocturno puede consultar en cualquier momento. Algunas secciones y funciones agilizan aún más su trabajo.
La sección pagado/impagado, por ejemplo, permite identificar de un vistazo las reservas que no se han pagado o que solo se han pagado parcialmente, con todos los detalles del cliente y de la reserva. La sección Cashflow, por su parte, informa del flujo de ingresos o gastos diarios (o de un periodo específico de su elección), también en comparación con el periodo anterior. Los movimientos de efectivo pueden vincularse a reservas individuales o registrarse manualmente con detalles aún más explícitos para mayor claridad (por ejemplo, «Gastos de mantenimiento», «Comisión de agencia», etc.).
Por último, el área dedicada a los cierres contables ayuda a los hoteleros y a su personal a gestionar el proceso de cierre de caja, tanto para turnos individuales como para todo el día. Para cada cierre de caja, Zak actualiza los registros y genera un informe con todos los datos y las notas introducidas, que siempre está disponible para su consulta. Además, antes de confirmar un cierre, siempre es posible comprobar y modificar cada detalle.
Todas las operaciones de cierre se guardan y almacenan en la memoria para que puedan recuperarse para análisis financieros internos.
Estas y muchas otras funciones no solo facilitan el trabajo del auditor nocturno, sino también el de todo el hotel, garantizando eficiencia, comodidad y precisión en cada paso. ¡Esta es otra razón por la que Zak es un software indispensable para su hotel!