Estimados WuBookers, siempre decimos que Zak by WuBook es el software de gestión perfecto para diversos tipos de establecimientos: hoteles independientes, pequeñas cadenas hoteleras, B&B, alquileres vacacionales, pensiones y apartamentos turísticos. Estos establecimientos son similares porque forman parte del mismo sector, pero son diferentes porque cada uno tiene necesidades y criterios específicos. Si además tenemos en cuenta que muchos operan en diferentes países, tanto europeos como no europeos, el panorama se complica aún más.

Entonces, ¿cómo puede un único software satisfacer las necesidades de todos y con qué garantías para los hoteleros? Se lo hemos preguntado a Alberto Zagni, director comercial de WuBook España, y a Arianna Della Santa, directora del equipo de Italia.

Zak by WuBook, el PMS ideal para todo tipo de establecimientos

«Puedo decir que Zak, el PMS de WuBook, es realmente ideal para cualquier establecimiento turístico que quiera automatizar y simplificar su gestión», explica Zagni. Las funciones del software están diseñadas para optimizar todos los procesos típicos de los negocios hoteleros, desde las reservas hasta la asignación de habitaciones y la limpieza. Se trata de un software completo que realmente facilita el trabajo de los hoteleros y gestores de establecimientos, aligerando su carga de trabajo diaria.

«Los servicios incluidos en Zak son indispensables para casi todo tipo de establecimientos», continúa Della Santa, «y la configuración es bastante versátil, lo que nos permite adaptarlo fácilmente a cada cliente». La flexibilidad es uno de los mayores puntos fuertes del PMS.

No se trata de un paquete único y rígido, sino de una plataforma en la nube todo en uno que, gracias a su formato modular y adaptable, ofrece a cada gestor la libertad de elegir y utilizar solo las funciones que necesita. «También es posible empezar con menos funciones para acostumbrarse a su uso y, con el tiempo, añadir otras nuevas para avanzar en la simplificación operativa y administrativa de la propiedad», explica Zagni.

Hemos intentado diseñar Zak para ofrecer funciones flexibles y automatizables que puedan apoyar el crecimiento y la diversificación de las propiedades y sus actividades.

Funciones ad hoc para hoteles, pequeñas cadenas, B&B y otros tipos de alojamientos

Modular sí, pero también específico: las funciones de Zak satisfacen perfectamente las necesidades de hoteles, pequeñas cadenas, B&B y otros tipos de propiedades turísticas. Los B&B, por ejemplo, necesitan una interfaz sencilla y rápida que no esté sobrecargada de información. «Y también un planificador, igual de sencillo, que les ayude a gestionar rápidamente operaciones menos complejas que las de otras propiedades», añade Zagni.

Según su experiencia, adquirida en WuBook pero consolidada en puestos anteriores, cada hotelero tiene necesidades específicas. Los hoteles y establecimientos de tamaño medio necesitan tener acceso a un PMS ligeramente más completo que los B&B, con un gestor multicanal y, en algunos casos, incluso un software de gestión para pequeños bares o restaurantes.

Las cadenas, por su parte, suelen buscar un control centralizado de múltiples propiedades y unos informes sólidos, de modo que puedan gestionar todas las operaciones con facilidad, pero a la luz de datos más complejos.

«Si nos fijamos en los apartamentos turísticos y los alquileres vacacionales», continúa, «encontramos que la gestión debe adaptarse a características completamente diferentes en cuanto a la variedad geográfica de las propiedades, la duración media de la estancia (que depende del destino) y la comunicación con los huéspedes, preferiblemente automatizada». Dado que estas propiedades a menudo no disponen de recepción, el sistema debe estar disponible en una aplicación para móvil o tableta para garantizar la máxima eficiencia.

Por último, incluso en el caso de los hostales, el software de gestión debe poder adaptarse a operaciones rápidas y ventas especiales, como las de dormitorios (habitaciones compartidas) y grupos (incluso grandes).

Cada propiedad tiene sus propias características

Con la ayuda de Zagni y Della Santa, intentemos resumir las características nativas o integrables de Zak más solicitadas por cada propiedad, divididas en prioridades primarias y secundarias.

Tipo de propiedad

Características necesarias

Características secundarias

B&B y pequeñas pensiones:

propiedades familiares con entre 3 y 10 habitaciones, a menudo gestionadas directamente por el propietario, que se centran en un servicio personalizado e incluyen el desayuno.

• Planificador simplificado con vista rápida de las reservas;
• Aplicación para teléfonos y tabletas;
• Gestión de la base de datos de clientes con notas personalizadas para cada huésped;
• Check-in/check-out flexible;
• Informes básicos para supervisar la ocupación y los ingresos;
• Creación sencilla de páginas web;
• Opción de conectar una pasarela de pago para que los clientes puedan pagar directamente en línea;
• Channel Manager para gestionar las OTA;
• Motor de reservas personalizable para reservas directas.

• Módulos avanzados de gestión de ingresos;
• Opción de realizar reservas de grupo:
• Integración de TPV para bares/restaurantes;
• Gestión de múltiples propiedades;
• Módulo de estadísticas para analizar productos específicos en períodos específicos.

Hoteles medianos (20-100 habitaciones): propiedades con más personal, que gestionan servicios adicionales como restaurantes.

• PMS completo con gestión multiusuario que garantiza un acceso seguro;
• Channel Manager avanzado para gestionar varias OTA;
• Sistema integrado de gestión de restaurantes para clientes internos y externos;
• Gestión del servicio de limpieza con asignación de tareas de limpieza de habitaciones, mantenimiento y servicio de objetos perdidos;
• Informes detallados para analizar el rendimiento y las previsiones;
• Motor de reservas personalizable para reservas directas;
• Envío de informes institucionales (como Istat y Schedine Alloggiati);
• Gestión de facturación;
• Módulo de presupuestos personalizados.

• CRM;
• Gestión de paquetes y precios con múltiples tarifas.

Cadenas y grupos hoteleros: hoteles con múltiples propiedades, alquileres vacacionales que requieren procesos estandarizados, control centralizado e informes consolidados.

• Gestión de múltiples propiedades a través de una interfaz centralizada y multiusuario;
• Informes detallados para todas las propiedades;
• Gestión centralizada de tarifas y disponibilidad;
• Sistema de reservas online geolocalizado y multipropiedad para diversos destinos;
• Controles de acceso jerárquicos para diferentes niveles de gestión;
• Estandarización de flujos de trabajo y procedimientos.
• Máxima personalización;

• Sitio web completo;
• Gestión de restaurantes.

Apartamentos y casas de vacaciones: propiedades para estancias largas, a menudo gestionadas a distancia, limpieza por turnos, enfoque en la independencia de los huéspedes

• Gestión de estancias largas;
• Acceso para propietarios;
• Sistema automatizado de comunicación con los huéspedes;
• Programación de limpieza y mantenimiento;
• Gestión de depósitos de seguridad y servicios adicionales;
• Integración con Airbnb y portales de alquiler vacacional;

• Integración con proveedores de códigos, cerraduras inteligentes, etc.;
• Channel Manager para gestionar las OTA;
• Envío de informes institucionales (como Istat y Schedine Alloggiati);
• Gestión rápida y automatizada del check-in/check-out.

• Estadísticas para el sector de la restauración;

• Gestión de restaurantes.

Hostales y hoteles económicos con precios competitivos, alta rotación de huéspedes, servicios básicos y gestión optimizada debido a los márgenes reducidos.

• Sistema de gestión de camas en dormitorios compartidos;
• Gestión rápida y automatizada del check-in/check-out;
• Integración con portales especializados (como Hostelworld y Booking.com para hostales);
• Facturación, análisis de ADR y RevPar;
• Sistema de reservas y reservas para grupos y sin cita previa;
• Gestión de servicios extra de pago (desayuno, taquillas, lavandería, etc.).
• CRM.

Las solicitudes más frecuentes de los establecimientos y cómo responde Zak

Más allá de las características específicas de cada establecimiento, hay ciertas funciones o requisitos que son bastante comunes en todos ellos. Veamos más de cerca los más frecuentes para comprender cómo pueden mejorar las operaciones hoteleras.

1. El gestor de canales

«Creo que el servicio más solicitado es el gestor de canales», reflexiona Della Santa, «la razón es sencilla: el 90 % de las propiedades se venden en diferentes OTA, y el gestor de canales de Zak permite gestionar los precios y la disponibilidad desde una única interfaz». Las OTA suelen generar entre el 70 % y el 80 % de las reservas de la mayoría de las propiedades, por lo que esta función es especialmente crucial para su supervivencia. La automatización de las actualizaciones del calendario en tiempo real en todas las plataformas, que es lo que hace el Channel Manager de Zak, evita costosos overbookings y garantiza una visibilidad casi inmediata.

2. Configuración rápida de habitaciones y tarifas

Otra necesidad muy común es estar operativo lo antes posible, especialmente cuando se cambia de un PMS anterior a Zak, para no perder la continuidad operativa. «Los clientes también están motivados por la necesidad de no perder visibilidad, ya que la competencia podría aprovechar su ausencia», afirma Zagni. Por lo tanto, es importante responder con configuraciones rápidas y sencillas: cargar el inventario y las especificaciones técnicas de las habitaciones con fotos, establecer tarifas múltiples y flexibles, y configurar la disponibilidad del calendario lista para enviar a las OTA. El objetivo, garantizado por la facilidad de uso de Zak, es estar en línea y operativo en el menor tiempo posible, incluso con configuraciones básicas que se completarán más adelante.

3. El motor de reservas

El motor de reservas para el sitio web es esencial porque reduce el coste de la distribución de las OTA entre un 15 y un 20 % y mantiene el control de la relación con los huéspedes.

¿Qué quieren los establecimientos? Zagni responde: «Un motor de reservas receptivo y personalizable que se pueda integrar fácilmente en el sitio web existente. Generamos un script que se integra con todos los sitios web en cuestión de segundos».

4. Gestión de pagos y facturación

Según las estimaciones del equipo, el 80 % de los nuevos clientes quieren gestionar y tener visibilidad de los pagos y los documentos fiscales. La automatización administrativa es esencial para reducir la carga burocrática y garantizar la transparencia financiera en tiempo real. Las funciones más solicitadas son: pasarela de pvago, facturación electrónica y descarga de listas de facturas y pagos para enviar al contable. «Los establecimientos necesitan realizar un seguimiento de los ingresos y gastos para la gestión diaria».

5. Obligaciones normativas y presentación de informes institucionales

«A menudo, los informes institucionales también deben enviarse a las autoridades», añade Della Santa. En general, los hoteleros y los gestores inmobiliarios esperan un enlace a las autoridades pertinentes para la presentación automática de la documentación exigida por la ley o con fines estadísticos. Y Zak tampoco defrauda en este sentido.

6. Accesibilidad móvil y remota desde cualquier dispositivo

A menudo, quienes gestionan el negocio no residen en el mismo lugar que la propiedad. La aplicación de Zak permite crear nuevas reservas, realizar el check-in/check-out (también cuenta con un escáner para los documentos de los clientes) y, en general, acceder a las funciones del PMS desde cualquier dispositivo. «El acceso al sistema desde cualquier lugar garantiza una supervisión continua sin limitaciones físicas en la recepción y con total tranquilidad», explica Zagni.

7. Informes y estadísticas

Continúa: «La mayoría de los clientes que nos contratan necesitan supervisar el rendimiento para tomar decisiones basadas en datos y optimizar los precios. Los informes más solicitados incluyen la tasa de ocupación, el RevPAR, los canales de reserva y las previsiones futuras. Los informes detallados de Zak agilizan el análisis y la previsión.

Otras ventajas que ofrece Zak para los establecimientos hoteleros

Además de las mencionadas, el sistema ofrece la posibilidad de integrar servicios externos como el auto check-in, respondiendo así de forma eficaz a las necesidades tanto de los pequeños como de los grandes establecimientos.

A nivel técnico, también es importante mencionar la adopción de protocolos conformes con PCI/DSS, las actualizaciones automáticas del sistema y las copias de seguridad programadas para la seguridad de los datos.

La automatización y la personalización también son aspectos importantes de la experiencia Zak, pero uno de sus principales puntos fuertes es «el soporte técnico multilingüe, profesional y rápido», nos asegura Zagni. Este servicio supera sus expectativas de atención al cliente: «No se trata solo de soporte técnico, sino de contar con un equipo de personas competentes siempre dispuestas a ayudarte. Nuestros consultores no solo ayudan a los hoteleros a resolver problemas relacionados con el uso del software, sino que también les orientan en la gestión general, si así lo solicitan».

¿Y qué hay de los costes de activación y los planes de pago? «La suscripción es modular y cada establecimiento puede elegir qué servicios activar», explica Della Santa. «Nos gusta considerarnos un socio estratégico con soluciones que crecen junto con los negocios de nuestros clientes, adaptándose a las necesidades específicas de cada segmento», señala Zagni.

Esto ha llevado a la creación de diferentes soluciones comerciales, como el modelo «Prueba antes de comprar», que incluye demostraciones personalizadas y un entorno de prueba donde se puede probar el producto; un programa de fidelización con ventajas para los clientes antiguos y acceso anticipado a nuevas funciones; y una estrategia de «precios basados en el valor» que adapta el valor a las necesidades específicas de cada cliente.

¿Y en el extranjero? Zak más allá de Italia y España

WuBook presta servicio a propiedades en varios países y, por este motivo, cuenta con herramientas y funciones que interpretan las necesidades de cada mercado local, como por ejemplo:

• la pasarela de pago por región (Stripe para Europa, MercadoPago para Latinoamérica, Redsys para España, etc.)
• el cumplimiento de la normativa fiscal de cada país (STN Italia, INE España, GDPR Europa);
• el cumplimiento de la normativa de privacidad (RGPD, CCPA, LGPD), también adaptada a las normativas de varios países;
• modelos de facturación diversificados para varios países.

No olvidemos que cada zona también tiene OTA más destacadas que otras (HRS es muy fuerte en Alemania, Agoda en Asia, Casas Rurales en España, etc.): por lo tanto, es esencial contar con una amplia gama de conexiones de Channel Manager, ya que cada mercado requiere conexiones diferentes.

«Nuestro enfoque geolocalizado», resume Zagni, «mantiene una perspectiva tecnológica global con especialización local». ¿Qué significa esto? Significa que cada propiedad puede acceder a las funciones genéricas necesarias, pero también a una configuración personalizada en el idioma de su mercado, con configuraciones específicas para su país, de acuerdo con la normativa local.

Funciones en preparación, para una oferta aún más específica

Ante un mercado dinámico y multifacético como el del turismo, el PMS también debe evolucionar. Por eso también nos hemos tomado un momento para analizar los desarrollos futuros, para comprender la dirección que está tomando el equipo de desarrollo y por qué.

«Estamos probando un nuevo módulo dedicado a los alquileres vacacionales», revela Della Santa, «hemos desarrollado funciones específicas para este objetivo, como el acceso exclusivo para los propietarios de apartamentos, la visibilidad de las estadísticas e incluso la posibilidad de emitir un documento específico relacionado con la reciente directiva DAC7».

«Entre las nuevas funciones que se están desarrollando y estudiando actualmente», añade Zagni, «también se están mejorando las funciones de automatización, especialmente para el check-in online y la comunicación con los huéspedes». Excelentes perspectivas para un PMS aún más completo y eficiente.

5 buenas razones para elegir Zak

Antes de despedirnos, pedimos a Alberto Zagni y Arianna Della Santa que nos dijeran cuáles creen que son las razones por las que una propiedad debería elegir Zak frente a otros PMS del mercado.

Según Zagni, el secreto reside en varios factores. «En primer lugar, la facilidad de uso». Mientras que otros programas de gestión requieren semanas de formación, con Zak, un establecimiento puede empezar a trabajar desde el primer día. En segundo lugar, la integración completa: «No solo vendemos un PMS, sino un ecosistema integrado. PMS, Channel Manager, Booking Engine, Yield Management, todo se comunica perfectamente sin tener que gestionar otros proveedores».

En tercer lugar, la flexibilidad comercial gracias a un sistema que realmente crece con el negocio del cliente. «Además, está la cuestión del soporte en el idioma local. Hablar con un equipo de atención al cliente que siempre responde en tu idioma y resuelve tus consultas en un máximo de dos horas no es algo que todo el mundo pueda ofrecer».

Della Santa está de acuerdo y afirma: «Nuestro soporte es impecable». En su opinión, además de los elementos destacados por su colega, hay que añadir un quinto: «Nuestros precios son razonables y no tenemos obligaciones contractuales: los trabajadores temporeros, por ejemplo, solo pagan por los meses que trabajan».

Esta es una ventaja significativa que se suma a las ya mencionadas y confirma que Zak es realmente el PMS perfecto para hoteles, cadenas hoteleras, B&B, alquileres vacacionales y alojamientos en general.