Estancia mínima: ventajas e inconvenientes para los hoteles

Estimados WuBookers, hoy tratamos una de las restricciones más utilizadas por los gestores de alojamientos: la estancia mínima . Una condición que -bien estudiada y aplicada- conlleva varias ventajas para el hotel, tanto de carácter económico como organizativo, y también puede ser apreciada por los clientes.
Sin embargo, también existen algunas contraindicaciones que conviene conocer para evitar movimientos contraproducentes: veámoslas juntos.

Estancia mínima: qué es y para qué sirve

La estancia mínima, a menudo abreviada como Min Stay o MinLOS (Minimum Lenght Of Stay), consiste en vincular la duración de la reserva a un periodo mínimo de estancia, definido en número de noches y activado en fechas concretas elegidas por el hotelero.
Un caso típico es el de la estancia mínima de dos noches, que estipula que quienes se alojen en el establecimiento en determinados días sólo podrán hacerlo durante dos noches consecutivas o más.
Se trata, por tanto, de lo que en la jerga se conoce como una «restricción», porque de hecho limita la libertad de reserva de los usuarios que, por ejemplo, sólo deseen comprar una noche.

Aplicable tanto a las reservas directas, es decir, las realizadas a través del sitio web del hotel o B&B, como a las indirectas (procedentes de otros canales, como las OTA a través del gestor de canales conectados), la estancia mínima suele estar relacionada con una promoción, como descuentos y tarifas especiales.
Esto sirve para atraer a los clientes y hacer más atractiva una solución que, al menos en teoría, produce varias ventajas para el gestor del hotel.

Ventajas de la estancia mínima

¿Por qué establecer una estancia mínima? La razón principal se enuncia rápidamente: la estancia mínima obliga a los huéspedes a permanecer un determinado tiempo. Una estancia más larga puede favorecer la posible adición de servicios auxiliares y sin duda conduce a una optimización de los costes de gestión de las habitaciones, incluido el servicio de limpieza y de ropa blanca. En cambio, las pernoctaciones de una sola noche corren el riesgo de pesar sobre la estructura, que en cualquier caso debe asumir todo el proceso de gestión de la limpieza, con menores oportunidades de upselling y cross-selling.

Otra razón importante para activar este tipo de restricción es su valor en términos de marketing. Combinada con ofertas y promociones improvisadas, puede generar interés y atraer a clientes que buscan soluciones cómodas. Es precisamente la comodidad la que podría resultar una palanca de marketing adicional, estimulando a la misma clientela a prolongar su estancia incluso más allá de las fechas previstas gracias al ahorro obtenido.

En resumen, la estancia mínima representa una útil herramienta de gestión de ingresos que -si se incluye en una estrategia de precios más amplia- puede dar lugar a rendimientos económicos no indiferentes. Sin embargo, no está exenta de posibles inconvenientes.

Inconvenientes de la estancia mínima

El primer obstáculo potencial para la eficacia de la estancia mínima es la percepción por parte de los clientes, cuya libertad de elección se ve restringida. Para evitar que el número mínimo de noches se perciba como una limitación, es necesario presentarlo bien, no sólo con incentivos promocionales, sino también con una comunicación explícita e implícita. En este sentido, es importante exponer en sus canales de reserva las razones para establecer una estancia mínima y/o moverse también indirectamente a través de la tecnología.
Por ejemplo, podría poner un mensaje en su página web explicando que, debido a la alta demanda en un periodo determinado, la estancia en el hotel está restringida a un número determinado de días. Esta información también podría transmitirla el panel de reservas de su web: cuando el cliente introduzca la fecha de llegada, el sistema podría devolverle automáticamente la fecha de salida calculada en función de la estancia mínima prevista, «bloqueando» así parcialmente las posibilidades de cambio del usuario.

Un exceso de restricciones de tarifas también puede provocar una pérdida de visibilidad y de clasificación en las plataformas OTA. Demasiadas restricciones pueden, de hecho, afectar a la frecuencia con la que su propiedad se propone entre los resultados de búsqueda de Booking y otros portales, especialmente si no cumple las condiciones establecidas por los usuarios. Un efecto negativo, al que debes prestar atención.
Entonces, ¿cuándo es mejor aplicar la estancia mínima?

Cuándo utilizar la estancia mínima: ejemplos de aplicación

Cada establecimiento tiene ofertas y estrategias diferentes y cada caso es distinto. Sin embargo, hay algunas situaciones recurrentes que pueden proporcionar algunos buenos ejemplos de utilización de las estancias mínimas.

Una de ellas es la temporada alta o los periodos de gran demanda, como las vacaciones o los días de ferias y eventos importantes.
En estos casos, el hotel podría activar la estancia mínima durante un número de noches para cubrir la franja horaria más popular, evitando así lagunas en la planificación y maximizando la rentabilidad de la venta de habitaciones. Pensemos en un hotel de Milán durante la Semana de la Moda o el Salón del Mueble, o en un hotel de playa o montaña durante la semana de Ferragosto: vincular la reserva a un número determinado de noches reduce las llamadas estancias de una noche y la excesiva parcelación de la disponibilidad, que a su vez podría desanimar a quienes buscan alojamiento para más tiempo.

El calendario también es un indicador importante para quienes tienen pocas habitaciones que ofrecer -y quieren optimizar su gestión- o cuando pasan de una temporada alta a una baja. Por supuesto, la cantidad de noches fijas debe seguir siendo razonable y estar justificada, como decíamos antes, pero en algunos casos puede ayudar a prolongar la estancia incluso un poco más allá de los picos de demanda.

Todo esto es válido y eficaz, sin embargo, sólo si se apoya en estrategias adecuadas de yield y revenue management, basadas en el análisis del histórico de reservas. Éstas podrán indicarnos qué periodo es el más concurrido y cuál debe estimularse más. Incluso podemos descubrir que, para determinadas épocas del año, no necesitamos ninguna restricción porque las habitaciones «se venden solas» o que es más conveniente variar la oferta, manteniendo sólo algunas habitaciones libres de restricciones. ¿De dónde se obtienen estos datos? De su PMS, por supuesto.

Cómo gestionar la estancia mínima desde WuBook

Zak, el PMS para hoteles de WuBook, le permite establecer diversas restricciones y obtener datos de tendencias a lo largo del tiempo, que podrá utilizar para sus propias estrategias de oferta. Gracias a los módulos integrados de gestión de ajustes Tabla y Sytar, es posible obtener una visión detallada de días/habitaciones individuales (Tabla) o realizar cambios masivos en periodos largos (Sytar).
Por tanto, el primero resulta muy cómodo para las operaciones diarias, mientras que el segundo es especialmente útil para la configuración estacional o anual de tarifas y restricciones.
Además, la visualización amigable y personalizable facilita el uso de ambas herramientas, incluso desde la aplicación móvil.

Una vez fijada, la estancia mínima afecta a cualquier día de la reserva: ya sea el de entrada, el segundo o incluso el último. El sistema tomará entonces el valor de estancia mínima más alto presente en todas las fechas seleccionadas por el huésped y comprobará si es superior a la duración de la reserva, aplicándolo en consecuencia.

El historial de datos está siempre accesible a través del sistema de informes, que permite diversas comprobaciones: por ejemplo, es posible comprobar período por período la duración media de las estancias reservadas; o, a partir del número total de reservas recibidas, ver cuántas -en porcentaje- eran para un solo día, o para dos, etc. Una visión completa y detallada, por tanto, que, combinada con una variedad de límites y condiciones de tarifas, ofrece a los hoteleros diversas posibilidades de maniobra.

Otras restricciones posibles con WuBook

De hecho, la estancia mínima no es la única restricción existente y, desde luego, no es la única que se puede gestionar con WuBook. Las otras, igualmente importantes, son

• Estancia máxima: lo contrario de la estancia mínima, impone una duración máxima a cada estancia;
• Anticipo mínimo: permite crear tarifas con descuentos para quienes reserven con cierta antelación a la fecha de llegada. La antelación puede expresarse en horas, días, meses o incluso años y permite establecer ofertas con descuentos por «Reserva anticipada»;
• Anticipo máximo: permite crear una tarifa ‘Last Minute’, que ofrece un descuento a quienes reserven como máximo uno o dos días antes de la llegada, o limita las reservas para estancias con demasiada antelación;
• Estancia Mínima Llegada: menos restrictiva que la Estancia Mínima, fija una duración mínima para cada pernoctación a partir de la fecha en cuestión, y sólo en esa fecha;
• Llegada con Estancia Máxima: como la Llegada con Estancia Mínima, pero con una duración máxima;
• Cierre de llegadas: sirve para impedir las llegadas en un día/sala determinados. Al hacerlo, la habitación no se cerrará, sino que permanecerá disponible para estancias que comiencen antes de la fecha establecida;
• Cierre a la salida: impide las salidas en un día/sala determinados. De nuevo, la habitación no se cerrará, pero podrá estar disponible para estancias que finalicen después de esa fecha;
• El objetivo del cierre a la entrada y del cierre a la salida es elegir con precisión «quirúrgica» en qué día permitir llegadas y salidas. ¿Un ejemplo? Supongamos que un establecimiento de temporada de Romaña sólo desea estancias de siete noches de sábado a sábado. La restricción de estancia mínima no permite establecer esta restricción, porque poner estancia mínima=7 no obliga en absoluto a que la estancia empiece y termine en sábado. Esto se consigue fijando el cierre a la entrada y el cierre a la salida en todos los días de la semana de domingo a viernes y dejando sólo el sábado libre de restricciones;
• Venta cerrada: cuando se establece, el día/habitación no se puede vender y tampoco es posible reservar estancias en periodos que incluyan la fecha cerrada;
• Modificador de disponibilidad: es una de las restricciones más potentes que ofrece Zak porque permite modificar la disponibilidad real de las habitaciones. A través de este parámetro, en efecto, es posible definir una disponibilidad superior o inferior a la que tiene físicamente en su establecimiento. De este modo, puede reservar ciertos alojamientos para ponerlos en el mercado en una fecha determinada, o aumentarlos para compensar las cancelaciones históricas durante un periodo determinado;
• No OTA: si está activa, cierra la venta del día/habitación en todos los canales del channel manager, pero la deja abierta en tu Zak Booking Engine.

¿Qué ocurre si un cliente, una vez en el establecimiento, no respeta las restricciones y, por ejemplo, abandona la habitación antes de tiempo a pesar de la estancia mínima? En este caso, para protegerse del hipotético perjuicio, es aconsejable trabajar con las normas de cancelación, previendo un recargo si se dan determinadas condiciones. Las penalizaciones figurarán no sólo en la reserva, sino también en el bono de reserva del huésped, que es un contrato entre el hotelero y el huésped a todos los efectos legales.