Estimados WuBookers, como cualquier otro negocio, los establecimientos hoteleros necesitan una planificación financiera precisa para funcionar bien.Conocer los ingresos y gastos del año siguiente permite gestionar mejor los recursos y alcanzar los objetivos de crecimiento.
Veamos cómo crear un presupuesto hotelero estratégico y funcional.
Presupuesto hotelero: ¿qué es exactamente?
Un presupuesto hotelero es un documento que registra todos los gastos e ingresos previstos de un establecimiento para un periodo de tiempo determinado, normalmente un ejercicio fiscal. En otras palabras, es una guía útil para esbozar los flujos de caja y, en consecuencia, garantizar una organización eficaz de las actividades y una planificación realista de las posibles inversiones. El presupuesto se suele preparar con unos meses de antelación al periodo de referencia (por ejemplo, entre octubre y diciembre para el siguiente ejercicio fiscal) y tiene en cuenta todas las fuentes de gastos e ingresos del establecimiento: desde las habitaciones hasta los servicios auxiliares, la restauración, el spa, etc.
Pero, ¿por qué es tan importante?
¿Cuál es la finalidad del presupuesto de un hotel?
El presupuesto del hotel es esencial por varias razones. La primera es que permite asignar los recursos del hotel de forma adecuada y sostenible para el establecimiento: al prever con antelación los gastos e ingresos totales, también sabrá cuánto puede esperar en términos de costes de cada departamento. Esto le permite asignar los fondos necesarios para el funcionamiento de cada departamento.
Otro objetivo del presupuesto es ayudarle a realizar un seguimiento de las tendencias y el rendimiento: las previsiones son el resultado de un análisis en profundidad y le ayudan a hacer frente a acontecimientos inesperados, como caídas repentinas de la demanda o averías técnicas importantes. Con un presupuesto prudente, el hotel puede hacer frente a sus gastos habituales y extraordinarios, al tiempo que persigue sus objetivos estratégicos. Esta herramienta es esencial para tomar decisiones informadas sobre dónde invertir el año siguiente: en personal, en determinados departamentos, en la mejora de la propiedad, etc.
Cómo crear y utilizar un presupuesto hotelero en 5 pasos
Hay 5 pasos principales a seguir para elaborar un documento completo y fiable.
Puede seguirlos para crear un presupuesto departamental (es decir, para cada departamento individual del hotel), un presupuesto global (para todo el establecimiento) o incluso presupuestos para subcategorías individuales, como presupuestos operativos, de tesorería o de inversión estructural.
1. Recopilar y analizar datos
Como ya hemos mencionado, el presupuesto es un modelo de previsión que tiene en cuenta todos los costes fijos (salarios, servicios públicos, alquileres, etc.) y variables (gastos de marketing, mantenimiento adicional, personal temporal, etc.) de cada departamento. Por lo tanto, estos son los primeros datos que debe recopilar del año anterior.
A continuación, añada los datos relativos a los ingresos, incluyendo las tasas de ocupación de las habitaciones (OCC), la tarifa media diaria (ADR), el RevPAR (ingresos por habitación disponible) y los ingresos por alimentos y bebidas.
Estas métricas se pueden obtener fácilmente a partir de un PMS como Zak, el software de gestión para hoteles de WuBook. El área de estadísticas está dedicada al registro y análisis de la información sobre el rendimiento y se puede consultar para periodos de tiempo personalizados. Es una herramienta esencial para elaborar un presupuesto completo y sensato. Además, a partir de los datos proporcionados se pueden obtener otros datos. Por ejemplo, el coste de adquisición de clientes (CAC), que expresa la relación porcentual entre los costes incurridos para obtener huéspedes y los ingresos por habitaciones.
2. Establecer objetivos alcanzables
El segundo paso es establecer objetivos específicos, concretos y medibles. Un parámetro importante que hay que establecer en esta fase es también el plazo en el que deben cumplirse: puede ser un trimestre, un semestre o todo el ejercicio fiscal.
Algunos ejemplos de objetivos son una reducción del 5 % de los costes fijos o un aumento del 10 % del RevPAR, y similares, en proporción al potencial real del establecimiento. Establecerlos con precisión de antemano facilita todas las operaciones de verificación y control posteriores y permite organizar las actividades para alcanzarlos.
3. Realizar una previsión de ingresos
Partir de los KPI (indicadores clave de rendimiento) del establecimiento también ayuda a realizar proyecciones de crecimiento objetivas, lo que constituye el tercer paso. En esta fase, es necesario tener en cuenta diversos aspectos, como los datos históricos del hotel para comprender los patrones estacionales y/o las tendencias de reserva. Pero también las tendencias previstas del mercado, vinculadas, por ejemplo, a los cambios climáticos o a eventos como ferias, conciertos, etc.
Esta información se puede obtener mediante software específico, como el sistema de gestión de ingresos (RMS).
Unas previsiones de ingresos bien elaboradas le permiten planificar mejor la gestión de los recursos y las acciones para alcanzar sus objetivos.
4. Distribuir los recursos
El siguiente paso es precisamente este: asignar los recursos. Ahora que ha analizado las tendencias, establecido dónde quiere llegar y estimado cuánto puede invertir, es el momento de distribuir los recursos entre los distintos departamentos. El presupuesto se puede utilizar de diversas maneras, dependiendo del período y las necesidades: en temporada alta, puede ser necesario aumentar el personal para garantizar un servicio impecable incluso a plena capacidad. En temporada baja, por otro lado, puede ser más estratégico centrarse en inversiones relacionadas con la promoción y el marketing para aumentar las reservas, o en herramientas tecnológicas como software y otras herramientas para mejorar las operaciones internas en preparación para el período pico.
5. Revisar y modificar regularmente
El presupuesto del hotel es un plan y, como todos los planes, debe ponerse a prueba, es decir, revisarse periódicamente para garantizar que lo previsto se corresponde con la realidad. Si no es así, puede tomar medidas correctivas. Algunas estrategias pueden resultar insatisfactorias o pueden producirse cambios en la demanda que generen inestabilidad: todas estas son situaciones que puede afrontar con rapidez si vigila de cerca el rendimiento y el presupuesto. Una revisión periódica (mensual o trimestral) le permite afrontar cualquier imprevisto con tranquilidad y conocimiento de causa.
En resumen: qué incluir en el presupuesto
Una de las mayores dificultades a la hora de elaborar un presupuesto, especialmente para los principiantes, radica en el primer paso: recopilar todos los datos que hay que tener en cuenta. Algunos elementos pueden pasarse por alto y luego pesar de forma inesperada en las finanzas del hotel.
Estos son los elementos que nunca deben faltar:
- beneficios relacionados con las reservas: OCC, ADR, RevPAR, incluyendo cualquier cambio debido a promociones u ofertas especiales ya planificadas;
- ingresos por el suministro de alimentos y bebidas basados en la ocupación media y cualquier paquete especial;
- costes de gestión de la propiedad: servicios públicos, limpieza, mantenimiento, seguridad, alquiler de instalaciones, suministros diversos;
- gastos de capital, es decir, inversiones necesarias para mejorar el estado de la propiedad: renovaciones, compra de mobiliario nuevo, etc.;
- costes tecnológicos: suscripciones y software para las operaciones hoteleras, como PMS y RMS;
- servicios adicionales para los huéspedes: entretenimiento, miniclub, pero también servicios adicionales como desayuno en la habitación, lavandería exprés y similares;
- préstamos y arrendamientos, incluidos los intereses;
- actualización y formación del personal, incluidos consultores externos o herramientas relacionadas;
- fondo de contingencia: una reserva que se utilizará para emergencias.
Una planificación cuidadosa, respaldada por la tecnología adecuada y la experiencia (ya sea propia o de consultores expertos), facilita enormemente la gestión hotelera, con beneficios económicos y de otro tipo.