Estimados WuBookers, la gestión del inventario de habitaciones es una operación fundamental para todo establecimiento. De hecho, podemos decir que se encuentra en el corazón mismo del negocio de todo hotel, B&B o pensión. Sin embargo, no siempre se realiza de forma óptima, en parte debido a las deficiencias de las herramientas disponibles. Veamos en qué consiste y cómo la tecnología puede mejorar no sólo la práctica diaria, sino también los beneficios.

¿Qué significa gestionar el inventario de un hotel?

Empecemos por el principio. Para funcionar, un hotel (o cualquier otro establecimiento) debe vender las habitaciones que tiene disponibles. El inventario es el conjunto de alojamientos divididos por tipo y categoría, como habitaciones dobles, individuales, de lujo, suites, etc. Gestionar el inventario significa llevar a cabo todas las operaciones necesarias para garantizar las reservas y las ventas: actividades

que requieren un enfoque estratégico y práctico al mismo tiempo, pero entremos un poco más en detalle.

La lista de precios

Tras catalogar los alojamientos disponibles para el mercado, es necesario definir una lista de precios, o una tarifa de venta. Hay que valorar cada habitación en función de muchos factores: el tipo, las comodidades y servicios ofrecidos, la ubicación del hotel, pero también los precios de los competidores, la temporada y el posicionamiento de venta. Las tarifas pueden modificarse a lo largo del tiempo, incluso en un periodo relativamente corto (considérese, por ejemplo, cómo cambia la demanda entre los días laborables y los fines de semana) y diversificarse por canales. La gestión del inventario implica, por tanto, planificación y estrategia, o revenue management.

Distribución y venta

El siguiente paso es vender, lo que puede hacerse de dos maneras: directa o indirectamente. Las ventas directas incluyen las personas que llegan sin cita previa, las llamadas telefónicas al hotel y las reservas en línea desde su página web; las ventas indirectas proceden de intermediarios como las OTA, los mayoristas o bancos de camas, las agencias y los operadores turísticos. Las habitaciones son las mismas, pero puede haber múltiples canales de compra. Esto requiere una coordinación perfecta del inventario y una actualización constante de la disponibilidad real para evitar solapamientos inesperados u overbookings.

Formación del personal

El personal de recepción debe conocer las tarifas y la disponibilidad de habitaciones en todo momento, especialmente en los establecimientos que trabajan mucho con reservas telefónicas o centros de llamadas de hoteles. Las solicitudes ad hoc deben tratarse con precisión y coherencia: no hay nada peor que un cliente al que se le ha ofrecido verbalmente un precio y luego se encuentra pagando otro, ¡especialmente si es más alto! También en este caso, una gestión adecuada del inventario garantiza no sólo tarifas rentables y una distribución eficaz, sino también una difusión amplia y centralizada de la información.

Cómo gestionar eficazmente el inventario: PMS

El PMS, o Property Management Software, sirve precisamente para este propósito. Mejor aún si se trata de un PMS todo en uno, como Zak by WuBook, que además conecta el software de gestión con el Channel Manager y el Booking Engine. Pero vayamos por partes.

Hemos dicho que el inventario es el conjunto de alojamientos divididos por categoría y tipo puestos a disposición del mercado a un coste determinado, que puede variar con el tiempo. Pues bien, imagine tener que hacer esto con lápiz y papel o con una simple hoja de cálculo en su ordenador: puede que al principio funcione, pero al cabo de un tiempo se dará cuenta de que estas herramientas son inadecuadas porque le distraen y son inexactas, exponiéndole al riesgo de errores, pérdidas financieras y situaciones embarazosas.

Con el PMS de WuBook, esto no sucede: al registrar las distintas habitaciones con sus precios y disponibilidad, siempre tendrá el control sobre su oferta y su rendimiento a lo largo del tiempo. Esto le permite ajustar sus tarifas de venta y modificarlas en función de la temporada y la demanda, por ejemplo mediante estrategias como Dynamic Pricing, esenciales para maximizar los ingresos. O puede decidir cerrar algunos alojamientos en determinadas épocas del año (quizá para reducir los costes de explotación) o cambiar las condiciones de venta para aumentar los ingresos.

Cuando se trata de ventas, un PMS como Zak es ideal porque está integrado con otros dos módulos esenciales:

• Booking Engine: el sistema que permite a los viajeros comprar habitaciones de hotel online, sin intermediarios ni costes adicionales (ni para ellos ni para la propiedad);
• Channel Manager: que permite vender habitaciones en portales de terceros, y está siempre sincronizado y actualizado en tiempo real.

La precisión y la flexibilidad son esenciales cuando se trata de la gestión del inventario y, de hecho, también se encuentran entre las principales ventajas de utilizar un software de gestión hotelera como Zak.

Las ventajas de utilizar un PMS para la gestión del inventario

Como hemos visto, el PMS es la respuesta a una serie de problemas críticos muy concretos que, de otro modo, serían difíciles de abordar. Sus ventajas prácticas y estratégicas son numerosas.

Riesgo de error minimizado

Un inventario compartido a través de un sofisticado sistema de gestión como Zak minimiza el riesgo de error. De hecho, al actualizarse en tiempo real, evita situaciones desagradables como el solapamiento de reservas o el overbooking. Esto significa que puedes vender el mismo alojamiento en varias plataformas simultáneamente sin tener que preocuparte de nada: el software gestionará el calendario general en función de las compras recibidas, abriendo o cerrando la habitación en todos los canales en los que esté presente.

Máxima personalización y flexibilidad

El PMS también permite una gran flexibilidad y personalización. Empezando por el tipo de salas y configuraciones que se pueden crear. Por ejemplo, se pueden asignar diferentes configuraciones (individual, doble, etc.) a una misma habitación física, en función de la temporada y de las oportunidades de negocio. En Zak, incluso se pueden crear los llamados superproductos: habitaciones que se pueden ofrecer individualmente -como alojamientos separados- o como un único alojamiento. Por ejemplo, un apartamento bifamiliar puede reservarse en su totalidad o dividirse en varias soluciones.

La misma flexibilidad se aplica también a todo lo relacionado con tarifas y promociones: éstas pueden modificarse siempre a voluntad y diversificarse por canal de venta.

Estrategia basada en datos reales

La fijación de los precios de las habitaciones es la parte más delicada, pero también la más dinámica, al menos para quienes deciden adoptar una estrategia de precios variables. Este proceso también se basa en los resultados históricos.

Los datos de tendencias son muy valiosos para comprender mejor quiénes son sus huéspedes, qué compran y a qué precio, cuándo, y cuánto beneficio genera esto para el establecimiento. Esta información, junto con otros factores externos (acontecimientos, condiciones meteorológicas, etc.), debe guiar constantemente su oferta. Las estadísticas de Zak proporcionan una visión global de las habitaciones vendidas, los canales y los márgenes, y son esenciales para determinar la estrategia de precios óptima.

Distribución optimizada y mayores ganancias

Esto también tiene otro efecto: a la luz de las cifras y los ingresos generados por los distintos canales, es posible elegir en cuáles merece la pena invertir y cómo. Un hotelero puede decidir no compartir todo su inventario con una determinada OTA, sino sólo determinadas habitaciones y sólo con determinadas configuraciones, porque quizá sean las más demandadas en esa agencia. O, por el contrario, puede querer abrir todo su catálogo para maximizar el potencial de la plataforma u obtener otros beneficios (mayor visibilidad, acceso a los programas reservados de la OTA, etc.). El PMS todo en uno simplifica todas estas evaluaciones y acciones.

Eficacia garantizada

Hablando de facilidades, los huéspedes y el personal interno también se benefician enormemente de la introducción de un software de gestión de inventario. ¿Cómo? Los primeros, porque pueden reservar de forma independiente cuando y como quieran: por teléfono, en persona o en línea (gracias a la integración con el motor de reservas). A su vez, el personal ya no tiene que preocuparse por overbookings no deseados y puede proporcionar información precisa gracias al calendario de reservas constantemente actualizado. Su trabajo se agiliza y se simplifican los pasos engorrosos y que requieren mucho tiempo.

Satisfacción de los huéspedes (¡y reputación asegurada!)

Una gestión del inventario eficiente y eficaz también aporta importantes beneficios a los huéspedes, que pueden contar con un servicio impecable y un personal mucho más servicial porque no están ocupados con largas tareas manuales. Esto se traduce en una mayor satisfacción de los clientes y, en consecuencia, en una imagen y una reputación generalmente positivas.

La gestión del inventario es realmente el corazón de las operaciones hoteleras, pero no todo el mundo sabe hacerlo bien.

En un entorno tan competitivo como el turístico, esta ventaja podría marcar la diferencia en términos de operaciones y beneficios.