Estimados WuBookers, como ya sabrán, un PMS es una herramienta indispensable para quienes trabajan en el sector de la hostelería. De hecho, gestionar un hotel, un B&B o una casa de vacaciones a tiempo completo sin el apoyo tecnológico adecuado conlleva el riesgo de crear interrupciones para los huéspedes y generar pérdidas de tiempo y dinero para los operadores. No obstante, es igualmente importante asegurarse de que el software de gestión elegido se adapte a las necesidades del establecimiento y de sus clientes. En este artículo nos centramos precisamente en la importancia de la personalización del PMS hotelero.
Software de gestión hotelera e inmobiliaria: una herramienta indispensable
PMS (acrónimo de Property Management System) es un software que ayuda a hoteles, B&B y propiedades en general a llevar a cabo todas las actividades ordinarias y extraordinarias: desde la fijación de tarifas, la gestión de ventas, la asignación de habitaciones y la planificación de la limpieza.
Se trata de una tecnología diseñada para satisfacer las necesidades del sector, agilizando los procesos y facilitando la gestión, con efectos positivos sobre las operaciones y los beneficios. Eso sí, siempre que sea fácil de usar y esté adaptada al establecimiento.
Las ventajas de la personalización del PMS
Las ventajas de un PMS personalizado son muchas:
- permite un uso más ágil del propio software, evitando contratiempos técnicos o pasos innecesarios, ya que responde a las necesidades reales de quienes necesitan utilizarlo;
- permite aprovechar al máximo su potencial, optimizando la inversión realizada en su activación;
- reduce el tiempo empleado por el personal en operaciones que, por el contrario, consumen mucho tiempo;
- como resultado, aumenta la rentabilidad de la herramienta y del personal del hotel, que puede así ocuparse de todas aquellas actividades que difícilmente pueden delegarse en un software.
Pero, ¿en qué consiste exactamente la personalización del PMS y cómo se produce en la práctica? Veámoslo tomando como ejemplo Zak, el software de gestión de propiedades hoteleras de WuBook.
Zak de WuBook: el PMS todo en uno para propiedades
Zak es el software de gestión todo en uno para hoteles, B&B y alquileres vacacionales que te ayuda a tomar el control total de tu propiedad. Un control que también proviene de las posibilidades que ofrece la plataforma como: personalización front-end y back-end, automatización de operaciones repetitivas, informes con estadísticas avanzadas y accesibilidad desde cualquier dispositivo.
Personalización de las plataformas
Entre los factores clave para elegir el PMS adecuado se encuentra también la facilidad de uso. Un aspecto que se deriva, por un lado, de los parámetros macroscópicos y transversales del PMS, como las posibles funcionalidades y su facilidad de ejecución. Por otro, también depende de la flexibilidad del software, es decir, de su capacidad para adaptarse a modos de uso personalizados según las necesidades de cada hotelero o gestor inmobiliario.
Zak de WuBook está construido con interfaces claras e intuitivas que agilizan la recuperación de información y la realización de las actividades diarias. Además, ofrece la posibilidad de actuar sobre cuadros de mando, o paneles de control (también llamados «dashboards») relacionados con diversas operaciones, para ver y procesar sólo los datos relevantes en ese momento o en general para la propiedad.
Esto puede referirse, por ejemplo, al calendario de reservas (filtrable según sea necesario), pero también a las listas de clientes o a las métricas de rendimiento.
Además, con el ZakCRM es posible estructurar presupuestos completos y eficaces, perfectamente coordinados con la imagen del inmueble.
Automatización de las tareas recurrentes
Las actividades recurrentes en un hotel o B&B son numerosas y afectan tanto a las operaciones como a la estrategia empresarial. El primer grupo incluye, por ejemplo, la gestión de la limpieza. Esto incluye la programación diaria de los turnos, cualquier hora extra de limpieza y la implementación de notificaciones automáticas a y desde la recepción cuando los empleados han terminado.
Incluso algunas interacciones con los huéspedes pueden automatizarse: de hecho, Zak permite crear comunicaciones personalizadas (que también pueden crearse desde cero con el apoyo de la inteligencia artificial incorporada) que pueden enviarse automáticamente en función de las acciones realizadas por los huéspedes. Una opción que libera al personal de las operaciones manuales, garantizando la puntualidad y la coherencia en términos de estilo y contenido. Especialmente eficaz, por ejemplo, es el envío de correos electrónicos solicitando opiniones, una acción que a menudo se pasa por alto debido a la falta de tiempo, pero que puede afectar significativamente a la percepción de la propiedad y a la generación de nuevas reservas.
Estadísticas avanzadas
Las reglas automatizadas personalizadas pueden referirse además a la fijación de tarifas y derivaciones, pero también al tratamiento de informes periódicos. La extracción directa de los datos recogidos por el PMS elimina de hecho el riesgo de error humano y, por tanto, de evaluaciones potencialmente incorrectas.
Accesibilidad desde cualquier dispositivo
Las funciones y la organización también afectan a la forma de acceder al PMS: hay quienes preferirán utilizarlo desde PC (recepcionistas y directores, por ejemplo) y quienes lo usarán más a menudo desde smartphones o tabletas (limpiadores, pero también clientes que realizan pagos online mientras están de viaje). Zak es un software programado para ser 100% utilizable desde cualquier dispositivo gracias a una configuración gráfica fácil de usar que se adapta a las diferentes pantallas. Personalizar la experiencia es un aspecto clave para garantizar que todo funcione bien y que todos los servicios se presten -y disfruten- correctamente.
5 características más que marcan la diferencia
Estos son sólo algunos de los aspectos que influyen en el grado de adaptación del PMS a las necesidades de cada propiedad, pero Zak ofrece al menos otros tantos que pueden marcar la diferencia en términos de usabilidad y eficiencia:
- Permisos diferenciados para distintos usuarios. No todos los que trabajan con el PMS están interesados en todas las funciones (o no todos necesitan acceso a todo). Zak permite crear credenciales únicas para cada usuario con permiso total o limitado sólo a ciertas áreas;
- Multi-idioma y multi-moneda. Mencionábamos justo arriba la importancia de la personalización de la experiencia para los operadores y especialmente para los clientes. Una prerrogativa siempre esperada y en tendencia a lo largo de 2024, también pasa por la posibilidad de interactuar con el sistema en el propio idioma y poder pagar en la propia moneda;
- el check-in en línea, para simplificar y agilizar la llegada a la propiedad y el pago, liberando al personal del hotel de una tarea y reduciendo las esperas de los huéspedes en la recepción. Cuando una nueva reserva es realizada por el personal o directamente por el huésped a través de la web del hotel, Zak genera un enlace que puede ser enviado al huésped para que introduzca la información necesaria para continuar;
- detección de overbooking. El overbooking puede ser el resultado de una estrategia precisa o de una desafortunada casualidad: en cualquiera de los dos casos, también es importante controlarlo mediante notificaciones inmediatas, enviadas por el sistema cuando detecta un solapamiento de reservas para el mismo alojamiento en las mismas fechas. Además, para reducir el riesgo de overbooking, Zak realiza actualizaciones rápidas entre todas las plataformas de venta y el calendario de disponibilidad.
Por último, pero no menos importante, la atención al cliente. Sea cual sea el plan de precios, Zak ofrece asistencia técnica inicial (para la apertura de la cuenta y la configuración inicial según las necesidades del hotelero) y continua, sin coste alguno. El equipo de soporte está disponible los 7 días de la semana a través del correo electrónico, con un tiempo medio de respuesta de una hora. Un recurso valioso, disponible para todos, que contribuye al funcionamiento óptimo de la herramienta y, en consecuencia, al rendimiento de la propiedad.
Estas son sólo algunas de las características incluidas en Zak: para saber más, le invitamos a solicitar una prueba gratuita para ver si es el PMS para usted.