Estimados WuBookers: los que gestionan un hotel, un B&B o un alquiler vacacional saben que tienen que hacer frente a los gastos que requieren las instalaciones y su funcionamiento. A menudo se trata de gastos fijos, como el personal o los servicios públicos, que difícilmente pueden eliminarse por completo. Sin embargo, hay algunas formas de reducir estos costes y optimizar la economía hotelera sin comprometer la calidad del servicio. ¿Cómo? Veámoslo juntos en este artículo.

¿Cuánto cuesta operar el hotel?

El primer paso para averiguar dónde y cómo recortar gastos es saber cuáles son los gastos del hotel y a cuánto asciende cada uno. En esta etapa, es importante hacer una lista precisa de todos los costes, fijos y variables. Por lo tanto, la lista debe incluir: personal (interno y externo), facturas de servicios públicos y servicios públicos (agua, electricidad, gas, wi-fi), otros suministros (alimentos y bebidas o ropa de cama), programas y software (seguridad, gestión, domótica, etc.), marketing y comunicaciones, incluidas las comisiones para OTA o los costes de impresión y promoción online.

Una vez hecho esto, es una buena idea centrarse en los elementos más importantes, es decir, aquellos que más pesan en la cartera de la instalación, para tratar de aligerarlos. Desafortunadamente, no existe una situación estándar y cada hotel o B&B tiene economías diferentes, sin embargo, es posible seguir algunos trucos generales para tratar de reducir los costes.

5 consejos para reducir los costes hoteleros

Al margen de las fluctuaciones del mercado y la ocupación, hay costes que pueden mantenerse bajo control simplemente adoptando algunas buenas prácticas de gestión y operativas.

1. Gestionar los recursos con prudencia

En los últimos años, debido en parte a la reciente situación geopolítica, el precio de la energía y otros recursos ha aumentado considerablemente. Trasladar estos costes al cliente final, quizás subiendo las tarifas, no siempre es una estrategia ganadora porque se corre el riesgo de que el establecimiento sea menos competitivo y, por tanto, menos atractivo para los huéspedes potenciales.

Entonces, es mejor optar por una gestión de la electricidad cuidadosa y juiciosa, o incluso por una conversión ecológica de todo el edificio o apartamento.

En cuanto a la primera vía, es aconsejable, por ejemplo:

• Sensibilizar al personal y a los huéspedes sobre el uso de los recursos mediante una formación adecuada del personal y exhortando a los huéspedes a no desperdiciar energía (así como agua y gas). Para ello, puede ser suficiente incorporar mensajes específicos en las comunicaciones en línea y proporcionar algunos recordatorios dentro de las habitaciones y en los espacios comunes;
• reemplazar todas las bombillas incandescentes por luces LED, que son igual de potentes pero consumen mucho menos;
• hacer uso de la tecnología para reducir los residuos. De hecho, los sensores de ocupación y otras soluciones de domótica permiten regular el encendido y apagado de los dispositivos de calefacción y refrigeración incluso a distancia;
• equiparse con paneles fotovoltaicos, que permiten almacenar energía y limitar así la necesidad de suministro externo.

Por otro lado, si tienes la posibilidad de realizar una renovación importante del hotel o si estás ante una nueva construcción, es mejor elegir el camino de la sostenibilidad medioambiental en todos los aspectos. Una solución que a menudo fomentan las administraciones nacionales e internacionales, ventajosa desde el punto de vista económico (y ecológico) y apreciada incluso por los viajeros, que buscan cada vez más lugares de vacaciones ecológicos y con certificaciones verdes.

2. Cuidar la estructura: más vale prevenir que curar

¿Tiene una fuga el fregadero? ¿Chirría el pomo de la puerta? ¿Está rota la alfombra? Mejor que lo arregle enseguida. Esto se aplica a los muebles, pero también a las instalaciones y al resto de la estructura.

De hecho, además de reparar cualquier avería, por pequeña que parezca, es importante organizar un servicio de mantenimiento programado y regular para comprobar la eficiencia de los desagües, la piscina (si la hay), el sistema de riego del jardín, etc.

De esta manera, además de garantizar niveles adecuados de seguridad y comodidad, se evitarán en la medida de lo posible averías y fallos repentinos, que pueden causar molestias, gastos de emergencia e insatisfacción de los clientes.

En otras palabras, se trata de una inversión útil para reducir el riesgo de reparaciones de última hora, que suelen ser más caras que el mantenimiento preventivo.

3. Formar al personal para una gestión óptima, incluso en caso de crisis

Otro factor que afecta significativamente a los costes del hotel es el personal. Cuando el personal está bien formado, de hecho, toda la gestión se ve afectada positivamente: se asegura una mayor eficiencia general, los clientes pueden contar con un servicio de calidad y cualquier imprevisto puede gestionarse rápidamente y de la mejor manera posible.

La improvisación y la dispersión, por el contrario, no solo son malos consejos, sino que corren el riesgo de generar costes adicionales, relacionados con la pérdida de tiempo o el fracaso de las soluciones adoptadas.

Además, un personal que conoce bien su trabajo y el de los demás también es capaz de superar cualquier fallo temporal relacionado, por ejemplo, con la ausencia por enfermedad de compañeros o con fallos técnicos o tecnológicos.

4. Elija herramientas operativas fiables y de alto rendimiento

Ni siquiera el mejor personal del mundo puede trabajar bien si las instalaciones no están bien organizadas. Un aspecto muy importante, que se traduce en costes de vida para el hotel: cuanto menos fluidos y claros sean los procedimientos, más gastos se activarán. El personal dedicará más tiempo a tareas sencillas, puede haber más personas asignadas a la misma tarea, habrá que correr a cubrirse más veces de lo normal.

Un escenario a evitar si la intención es ahorrar dinero (y ofrecer un gran servicio).

Por eso, elegir un software de gestión siempre es una buena idea, sobre todo si se trata de programas desarrollados específicamente para el sector de la hostelería, como Zak, el PMS para hoteles de WuBook.

¿Cómo puede una herramienta como Zak afectar a la economía del sector de la hostelería?

De varias maneras:

• es una herramienta de gestión todo en uno, lo que significa que concentra en sí misma varias funcionalidades para las que, por el contrario, sería necesario adquirir más software, gastando así mucho más;
• permite organizar las actividades del personal de limpieza según las necesidades reales y las reservas recibidas;
• alivia en gran medida el trabajo de la recepción porque permite a los huéspedes registrarse de forma autónoma en línea, lo que también acelera todos los procedimientos relacionados con el registro y la transmisión de informes institucionales;
• facilita la comunicación con los clientes a través de la capacidad de programar mensajes automáticos para enviar, por ejemplo, cada vez que un huésped hace una reserva o para pedir una reseña, etc.;
• Con el Channel Manager, actualizar los precios y la disponibilidad en los canales de venta externos es fácil y sencillo: así se evita perder tiempo y se reducen los errores, que pueden ser muy costosos.
• Gracias al Booking Engine integrado, los clientes pueden seleccionar fechas y tipos de alojamiento de forma independiente y finalizar la reserva directamente desde el sitio web del establecimiento, lo que agiliza mucho todo el proceso para ambas partes. Una modalidad que, si se fomenta y promueve, también puede ayudar a reducir la inversión en OTA.

En resumen, al confiar al PMS todas las operaciones administrativas y manuales más pesadas, es posible aligerar las operaciones y, por lo tanto, hacer un uso mejor y más rentable de los recursos disponibles.

5. Evaluar cuidadosamente la estrategia de marketing

La comunicación y el marketing son esenciales para dar visibilidad y conseguir reservas. Sin embargo, no todas las actividades son sostenibles o producen resultados útiles.

Por lo tanto, lo primero que hay que hacer es un reconocimiento exhaustivo para entender qué canales hay que mantener activos (y cómo) y cuáles se pueden sustituir o eliminar.

Por ejemplo, si tu establecimiento atrae sobre todo a viajeros de negocios o funciona bien con el segmento MICE (reuniones, incentivos, congresos y exposiciones), es posible que LinkedIn sea el canal más rentable, mientras que TikTok podría funcionar menos.

Si, por otro lado, se dirige a un público de familias o parejas jóvenes, es posible que las redes sociales como Facebook o TikTok o actividades como el marketing de influencers resulten especialmente eficaces.

El consejo, en general, es no sacar conclusiones precipitadas, sino considerar cada herramienta durante un período de tiempo suficientemente largo y teniendo en cuenta las peculiaridades de cada una. Una vez identificadas las más prometedoras y productivas, será fácil ver dónde recortar.

Otros aspectos a considerar para reducir el gasto

Otras posibles intervenciones para reducir los gastos sin afectar a la calidad de la oferta se refieren, por ejemplo, a los contratos con los proveedores: negociar para obtener utilidades o servicios similares pero a precios más bajos puede ser una estrategia ganadora.

También se pueden comprobar y, posiblemente, revisar las condiciones relacionadas con los seguros: comprueba si la cobertura existente es adecuada para tus instalaciones y si hay formas de reducir su carga económica.

Por último, analice el espacio de forma crítica: ¿hay zonas infrautilizadas que podrían mejorarse? Si es así, póngase manos a la obra para reevaluarlas y mejorarlas, por ejemplo, creando zonas equipadas para el deporte o el trabajo, capaces de atraer a nuevos segmentos de público, como los trabajadores inteligentes y otras personas interesadas en el trabajo.

Como se ha anticipado, no todas las realidades son iguales, y los consejos vistos hasta ahora pueden no aplicarse a todos. Sin embargo, son un buen punto de partida para tratar de entender a dónde va el dinero y cómo podría invertirse para aumentar los ingresos.